Du willst eine:n neue:n Mitarbeiter:in in Lexware Office Lohn & Gehalt anlegen? Hier erfährst du, welche Daten du vorher sammelst und wie du sie Schritt für Schritt einträgst – vom Mitarbeitertyp bis zur ersten Abrechnung.
Welche Daten du für die Mitarbeiteranlage brauchst
Für die Mitarbeiteranlage sammelst du die wichtigsten Daten am besten über einen Personalfragebogen. Nutze dafür gerne unsere Vorlagen aus dem Artikel Personalfragebogen – dort gibt es sowohl eine allgemeine Vorlage als auch eine für Minijobber:innen zum Herunterladen und Ausdrucken.
Grob gehören folgende Angaben dazu:
Persönliche Daten: zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Adresse.
Steuerliche Daten: Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) und Steuerklasse.
Sozialversicherungsdaten: Krankenkasse, Art der Versicherung und Rentenversicherungsnummer (im Programm als Feld „Versicherungsnummer" bezeichnet).
Beschäftigungsdetails: Beschäftigungsart, Tätigkeit, Arbeitszeiten und Vergütung.
ℹ️ Hinweis: Steht im Ausweis einer Mitarbeiter:in als Nationalität oder Staatsangehörigkeit XXA, trägst du bei der Mitarbeiteranlage als Staatsangehörigkeit staatenlos ein. XXA ist der offizielle Code für Staatenlosigkeit.
Die vollständige Liste aller Felder – inklusive der Angaben zu Berufsgenossenschaft, Urlaubsanspruch und möglicher Mehrfachbeschäftigung – findest du in der Checkliste „Anlage von Mitarbeiterdaten". Welche Felder davon Pflicht sind, unterscheidet sich je nach Beschäftigungsart.
Liegen diese Daten vollständig vor, kannst du die Mitarbeiteranlage in wenigen Schritten abschließen.
ℹ️ Hinweis: Lexware Office ist nur für Mitarbeiter:innen gedacht, die du auch tatsächlich über die Software abrechnest. Eine reine Personalakte für bereits ausgetretene oder inaktive Mitarbeiter:innen – ganz ohne Abrechnung – kannst du hier nicht anlegen.
Schritt für Schritt: Neue:n Mitarbeiter:in anlegen
Öffne die Mitarbeiteransicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicke auf + Mitarbeiter anlegen.
Wähle aus der Übersicht den passenden Mitarbeitertyp aus, zum Beispiel Angestellte:r, Minijobber:in, Auszubildende:r oder Geschäftsführer:in.
💡 Profi-Tipp: Bist du unsicher, welcher Mitarbeitertyp passt? Nutze die integrierte Entscheidungshilfe im System – sie führt dich direkt zum richtigen Typ.
Lege bei bestimmten Beschäftigungsarten die passende Variante fest:
Bei Minijobber:innen: Standard oder rentenversicherungsfrei (RV-frei).
Bei Geschäftsführer:innen: Mehrheitsgesellschafter:in, Minderheitsgesellschafter:in oder angestellte:r Geschäftsführer:in.
Trage im Mitarbeiterprofil alle Daten ein, die du im Personalfragebogen gesammelt hast.
Trage bei Vergütung immer den Bruttobetrag für Lohn oder Gehalt ein. Lexware Office berechnet daraus automatisch den Nettolohn.
ℹ️ Hinweis: Soll eine:e Mitarbeiter:in einen bestimmten Nettobetrag ausgezahlt bekommen, zum Beispiel 15 € netto pro Stunde? Eine Umrechnung von einem gewünschten Nettobetrag auf den passenden Bruttobetrag ist in Lexware Office nicht möglich. Monatsentgelte und Stundenlöhne können nur als Bruttowert eingegeben werden – ermittle den passenden Bruttobetrag vorab selbst oder lass ihn dir von deiner Steuerkanzlei berechnen.
Speichere das Mitarbeiterprofil über den Button Speichern.
So erkennst du, dass die Mitarbeiteranlage geklappt hat
Die Mitarbeiteranlage hat geklappt, wenn die neue Mitarbeiter:in in der Mitarbeiterübersicht erscheint.
ℹ️ Hinweis: Siehst du die neue Person nicht auf der aktuellen Abrechnung? Meist liegt das Eintrittsdatum nach dem aktuellen Abrechnungsmonat, oder der Abrechnungsstart passt nicht zum Eintritt. Prüfe zuerst das Eintrittsdatum im Mitarbeiterprofil. Liegt der Abrechnungsstart vor dem Eintritt der ersten Mitarbeiter:innen, kannst du ihn anpassen, solange der Meldeversand noch nicht aktiviert ist. Überlege dir den passenden Monat aber gut, bevor du ihn änderst: Bereits versendete Meldungen an Krankenkassen oder das Finanzamt lassen sich nicht automatisch stornieren. Alle Details dazu findest du im Artikel Was gibt es bei der Auswahl des ersten Abrechnungsmonats mit Lexware Office Lohn & Gehalt zu beachten?. Nach Aktivierung des Meldeversands hilft dir nur noch der Support weiter.
Personaldaten ändern und korrigieren
Szenario | Lösungsweg / Beachtung |
Personaldaten aktuell ändern | Aktuelle Änderungen trägst du direkt im Mitarbeiterformular ein. Sie gelten ab dem aktuellen Abrechnungsmonat. |
Personaldaten rückwirkend ändern | Rückwirkende Änderungen für einen bereits abgerechneten Monat kannst du nicht mehr selbst eintragen. Wende dich dafür an den Support. |
Personaldaten für die Zukunft ändern | Eine Änderung, die erst in einem späteren Monat gelten soll – zum Beispiel eine bereits vereinbarte Gehaltserhöhung in drei Monaten –, kannst du noch nicht eintragen. Trage sie erst ein, sobald der betreffende Monat der aktuelle Abrechnungsmonat ist. |
Mitarbeiter:in versehentlich angelegt | Solange noch keine Abrechnung erfolgt ist, kannst du die Person in der Mitarbeiterübersicht über die drei Punkte neben dem Namen löschen.
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Mitarbeiter:in hat geheiratet | Bei einer Heirat passt du bei Bedarf den Namen im Mitarbeiterformular an. Ändert sich durch die Heirat die Steuerklasse, übernimmt Lexware Office das automatisch, sobald die Finanzverwaltung die neue Steuerklasse meldet. |
Besondere Beschäftigungsverhältnisse
Szenario | Lösungsweg / Beachtung |
Minijobber:in und Rentenversicherungspflicht | Minijobber:innen zahlen standardmäßig Beiträge zur Rentenversicherung. Alles zur Befreiung von dieser Pflicht steht im Artikel Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber:innen. |
Familienangehörige als Mitarbeiter:innen anlegen | Sind deine Mitarbeiter:innen Ehe-/Lebenspartner, Kinder, Enkel oder Urenkel von dir als Arbeitgeber:in, kann sich das auf die Sozialversicherung auswirken. Setze in diesem Fall das entsprechende Häkchen im Mitarbeiterformular – die Deutsche Rentenversicherung prüft das automatisch bei der ersten Abrechnung |
Mitarbeiter:in mit voller Erwerbsminderungsrente anlegen | Wende dich an den Support – dafür muss eine separate Option für dich freigeschaltet werden. |
Honorarkräfte/Freelancer abrechnen | Sind keine abhängig Beschäftigten und werden nicht über eine Gehaltsabrechnung bezahlt – du erhältst von ihnen stattdessen eine Rechnung. |
Was Lexware Office (noch) nicht unterstützt
Szenario | Hinweis |
Grad der Schwerbehinderung eintragen | Wird von Lexware Office nicht unterstützt und muss außerhalb des Programms berücksichtigt werden. Für Sonderurlaub aufgrund der Schwerbehinderung: Erhöhe den Jahresurlaub im Mitarbeiterformular um die entsprechenden Tage und trage sie bei der Abrechnung als normalen Urlaub ein. |
FÖJ-Kraft (freiwilliges ökologisches Jahr) anlegen | Wird von Lexware Office aktuell nicht unterstützt. Nutze in diesem Fall eine andere Software oder übergib die Abrechnung an dein Steuerbüro. |
Automatische Aktualisierungen bei der Mitarbeiteranlage
Einige Daten deiner Mitarbeiter:innen aktualisiert Lexware Office automatisch, ohne dass du selbst tätig werden musst: Bei einem Steuerklassenwechsel übernimmt Lexware Office die neue Steuerklasse automatisch, sobald die Finanzverwaltung sie meldet. Auch Kinderfreibeträge passt Lexware Office automatisch an, wenn sich die Anzahl über den elektronischen Datenaustausch ändert. Einen Krankenkassenwechsel musst du dagegen weiterhin manuell im Mitarbeiterprofil eintragen.
Weiterführende Themen rund um die Mitarbeiteranlage
Für Sonderfälle und vertiefende Themen gibt es eigene Artikel:
Ich beschäftige Minijobber:innen – was muss ich wissen? - Minijob anlegen, Besteuerung, Steuer-ID, Krankenkasse
Mitarbeiter:in rückwirkend in Lexware Office Lohn & Gehalt anlegen - wenn du einen Eintritt verspätet erfassen musst
Ehemalige Mitarbeiter:innen wieder eintreten lassen - Wiedereintritt Schritt für Schritt, inkl. Abgrenzung zum Beschäftigungsart-Wechsel
Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln) – wenn sich nur die Beschäftigungsart ändert, kein echter Wiedereintritt vorliegt
Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel in Lexware Office Lohn & Gehalt verstehen - Schlüsselzahlen im Meldeverfahren
Steuer-ID bei der Mitarbeiteranlage in Lexware Office Lohn & Gehalt - was die Steuer-ID ist und wo du sie findest
Mir fehlt die Steuer-ID des Mitarbeitenden: Was tun? - Vorgehen, wenn die Steuer-ID noch nicht vorliegt
Sozialversicherung und Krankenkasse für Mitarbeitende in Lexware Office Lohn & Gehalt verstehen - Hintergrundwissen zur gesetzlichen und privaten Krankenversicherung und zu Einzugsstellen
Krankenkasse wechseln oder private Krankenversicherung hinterlegen in Lexware Office Lohn & Gehalt - Schritt-für-Schritt-Anleitung
Kinderanzahl für die Pflegeversicherung verstehen und bei Abweichungen korrigieren - Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) und Datenaustauschverfahren (DaBPV)