Kinderanzahl für die Pflegeversicherung verstehen und bei Abweichungen korrigieren

Hast du eine:n Mitarbeiter:in mit Kindern angelegt, oder bekommst du gerade einen Hinweis zu einer abweichenden Kinderanzahl? Die Kinderanzahl deiner Mitarbeitenden wirkt sich auf ihren Beitrag zur Pflegeversicherung aus – geregelt im Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG), das Eltern mit mehreren Kindern finanziell entlasten soll – und wird über das elektronische Datenaustauschverfahren (DaBPV) automatisch mit dem Bundeszentralamt für Steuern abgeglichen. Hier erfährst du, was das bedeutet, wie du prüfst, ob der Abgleich schon erfolgt ist, und was zu tun ist, wenn deine Angabe von der elektronischen Meldung abweicht.

Die Kinderanzahl deiner Mitarbeitenden entscheidet mit darüber, wie hoch ihr Beitrag zur Pflegeversicherung ausfällt: Kinderlose Mitarbeiter:innen zahlen einen höheren Beitrag als Mitarbeitende mit Kindern. Das trägst du im Mitarbeiterformular über das Feld Der Mitarbeiter hat Kinder ein. Konkret gilt:

Der DaBPV-Abgleich (Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung) läuft automatisch im Hintergrund – du kannst jederzeit prüfen, ob er für eine Mitarbeiter:in schon stattgefunden hat. Sobald eine Rückmeldung eingegangen ist, informiert dich Lexware Office darüber in deinen Mitteilungen: Öffne dazu in der schwarzen Menüleiste das Briefsymbol – dahinter findest du deine Nachrichten.

Weicht die von dir eingetragene Kinderanzahl von der elektronisch gemeldeten Anzahl ab, meldet sich Lexware Office bei dir – in der Mitarbeiterübersicht, im Mitarbeiterformular und spätestens in der Abrechnung. Die elektronische Rückmeldung vom Bundeszentralamt für Steuern selbst kannst du dabei nicht ändern oder anfechten – korrigierbar ist nur die manuell eingetragene Kinderanzahl in Lexware Office, und zwar mit entsprechenden Nachweisen. Was du tust, hängt von der Richtung der Abweichung ab:

So trägst du eine abweichende Kinderanzahl manuell ein:

Stimmen Elternschaft oder Kinderanzahl unter 25 Jahren in einem bereits abgerechneten Monat nicht mit der elektronischen Meldung überein, weist dich Lexware Office in der Abrechnung darauf hin. Über das Lohnkonto (im Bereich Dokumente) kannst du die betroffenen Monate und Angaben einsehen. Für die Korrektur wendest du dich an den Support – er trägt entweder die elektronisch gemeldeten Angaben ein oder übernimmt die höhere Kinderanzahl, sofern du die passenden Nachweise für den betreffenden Monat vorlegst.

Das DaBPV-Verfahren (elektronisches Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung) ruft seit dem 01.07.2025 automatisch die Elterneigenschaft und die Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder deiner Mitarbeitenden beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ab. Grundlage dafür ist die Steuer-ID der jeweiligen Mitarbeiter:in. Änderungen, zum Beispiel durch die Geburt eines Kindes, werden automatisch übermittelt. Dadurch entfällt für dich als Arbeitgeber:in in der Regel jede zusätzliche Dokumentationspflicht: Deine Mitarbeitenden müssen dir Elterneigenschaft und Kinderanzahl nicht von sich aus nachweisen, solange die elektronische Meldung vorliegt.

Nach dem DaBPV-Abruf siehst du im Mitarbeiterformular im Abschnitt Sozialversicherung die Elterneigenschaft und die gemeldete Anzahl der Kinder unter 25 Jahren. Anhand dieser Angaben berechnet Lexware Office automatisch den korrekten Pflegeversicherungsbeitrag.

Im Video siehst du den DaBPV-Abruf noch einmal im Zusammenhang erklärt.

Möchte eine Mitarbeiter:in, dass eine nicht elektronisch gemeldete Elternschaft oder Kinderanzahl bei der Pflegeversicherung berücksichtigt wird, muss sie dir das von sich aus melden und entsprechende Nachweise vorlegen. Als Arbeitgeber:in musst du diese Angaben nicht aktiv bei deinen Mitarbeitenden erfragen oder recherchieren – die Meldepflicht liegt bei ihnen. Sobald du einen Nachweis erhalten hast, passt du die Kinderanzahl im Mitarbeiterformular im Abschnitt Sozialversicherung an und dokumentierst den Nachweis in der Personalakte.

Ist ein Nachweis erforderlich, gilt das für alle Kinder gleichermaßen – nicht nur für die zusätzlich angegebenen. Je nach Eltern-Kind-Konstellation akzeptierst du zum Beispiel: