Wenn neue Mitarbeitende im Ausland wohnen und bei dir in Deutschland arbeiten, gelten für die Lohnsteuer andere Regeln als bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Deutschland. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz in Lexware Office anlegst und die Lohnsteuer richtig zuordnest.
ℹ️ Wichtig: Dieser Artikel gilt für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz in einem Land ohne spezielle Grenzgänger-Regelung im Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) – zum Beispiel Niederlande, Belgien, Dänemark, Polen oder Tschechien. Für Frankreich, die Schweiz und Österreich gelten abweichende Grenzgänger-Sonderregelungen. Diese Länder werden in eigenen Artikeln behandelt.
Auslandswohnsitz: Was gilt für die Lohnsteuer?
Bei Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz, die in Deutschland arbeiten, regelt das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem jeweiligen Wohnsitzland, ob und wie die Lohnsteuer in Deutschland anfällt. Ein DBA ist ein zwischenstaatlicher Vertrag, der verhindert, dass Arbeitslohn in beiden Ländern gleichzeitig versteuert wird.
Für Länder ohne spezielle Grenzgänger-Regelung – wie Niederlande, Belgien, Dänemark, Polen und Tschechien – gilt das sogenannte Tätigkeitsortprinzip: Der Arbeitslohn wird grundsätzlich in dem Land besteuert, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Arbeiten deine Mitarbeitenden in Deutschland, behältst du als Arbeitgeber:in in der Regel normale deutsche Lohnsteuer ein (§ 38 Einkommensteuergesetz (EStG)).
In diesen normalen Fällen gilt: Sitzt du als Arbeitgeber:in in Deutschland, unterliegen die Mitarbeitenden hier zunächst der beschränkten Steuerpflicht. In der Praxis rechnest du standardmäßig nach Steuerklasse 1 ab – oder nach Steuerklasse 6, falls es sich um eine Nebenbeschäftigung (Zweitjob) handelt.
Voraussetzungen für die Anlage von Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz
Bevor du Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz anlegst, solltest du folgende Angaben als Voraussetzung vorliegen haben:
Persönliche Daten (Name, Anschrift im Ausland, Staatsangehörigkeit)
Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) der Mitarbeitenden – zu finden auf der letzten Lohnabrechnung, falls bereits vorher in Deutschland beschäftigt. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
Angaben zu Familienstand
Vertragsdaten wie Eintrittsdatum, Tätigkeit, Wochenarbeitszeit und Vergütung
Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz in Lexware Office anlegen
So legst du Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz in Lexware Office an:
Öffne in Lexware Office den Bereich Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen die passende Option (Angestellter, Minijobber etc.) aus.
Trage unter Persönliche Daten Anrede, Vorname und Nachname, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum der Mitarbeitenden ein.
Erfasse unter Anschrift die vollständige Adresse im Wohnsitzland. Wähle zuerst im Feld Land das Wohnsitzland aus, zum Beispiel Niederlande – nur so lassen sich PLZ und Ort korrekt zuordnen.
Trage das Eintrittsdatum ein. Das Eintrittsdatum lässt sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht durch den Support.
Erfasse die Vertragsdaten, den Urlaubsanspruch und die Vergütung.
Öffne im Feld Art der Lohnsteuerermittlung die Auswahl und wähle Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) statt Lohnsteuermerkmale.
Gib die Steuer-Identifikationsnummer der Mitarbeitenden ein - zu finden auf der letzten Lohnabrechnung, falls bereits vorher in Deutschland beschäftigt. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
ℹ️ Hinweis: Falls die Mitarbeitenden einen Antrag auf unbeschränkte Steuerpflicht nach § 1 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) gestellt haben, aktiviere das entsprechende Kontrollkästchen.
Wähle bei Beschäftigungsart aus, ob es sich um eine Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung handelt, und hinterlege den Familienstand.
Wechsle zum Abschnitt Sozialversicherung und wähle die zuständige Krankenkasse. Gib an, ob die Mitarbeitenden Kinder haben, da dies den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflusst.
Trage im Abschnitt Mehrfachbeschäftigung weitere Beschäftigungsverhältnisse ein, falls die Mitarbeitenden noch anderswo arbeiten.
Entscheide unter Self Services, ob du die Mitarbeitenden zu den digitalen Lohnabrechnungen einlädst.
Klicke abschließend auf Speichern.
So sieht die Abrechnung für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz aus
Für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz berechnet Lexware Office die Lohn- oder Gehaltsabrechnung wie bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Deutschland – die Einstellung Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) wirkt nur intern und ist auf der Abrechnung selbst nicht sichtbar. Am Beispiel von angestellten Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz in den Niederlanden zeigt die Abrechnung folgende Werte. Bei einem Minijob würden die Werte abweichen.
Steuerklasse: Standardmäßig Steuerklasse 1 (bzw. Steuerklasse 6 bei einer Nebenbeschäftigung/Zweitjob). Die Lohnsteuer wird ganz normal auf Basis dieser Steuerklasse berechnet.
ℹ️ Ausnahme Belgien: Die deutsche Lohnsteuer wird pauschal um 8 % gemindert, um die belgische Gemeindesteuer zu berücksichtigen.
Beitragsgruppe: Die Beitragsgruppe 1111 zeigt, dass die Mitarbeitenden in allen vier Sozialversicherungszweigen – Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung – in Deutschland pflichtversichert sind, genau wie bei einer inländischen Beschäftigung.
Anteil PV (Pflegeversicherung): Haben die Mitarbeitenden Kinder, ist das im Feld Anteil PV vermerkt (z. B. „1 Kind u. 25"). Dadurch entfällt der Pflegeversicherungs-Beitragszuschlag für Kinderlose.
Netto: Ergibt sich aus Bruttogehalt abzüglich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.
Homeoffice-Regelung für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz
Seit dem 1. Juli 2023 gilt eine EU-Rahmenvereinbarung für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz. Sie erlaubt bis zu 49,9 % Homeoffice im Wohnsitzland, ohne dass sich die sozialversicherungsrechtliche Zuständigkeit ändert. Voraussetzung ist eine entsprechende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Mitarbeiter:in sowie ein gestellter Antrag.
ℹ️ Voraussetzungen für die Homeoffice-SV-Regelung:
Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Mitarbeiter:in
Homeoffice-Anteil zwischen 25 % und unter 50 % der Arbeitszeit
Antrag auf Ausnahmegenehmigung nach Art. 16 VO 883/2004 (EU-Verordnung zur Koordinierung der sozialen Sicherheit)
Bewilligung durch den zuständigen deutschen Träger
Ausstellung eines besonderen A1-Zertifikats (Nachweis der anwendbaren Sozialversicherung)
ℹ️ Wichtig: Die 49,9-%-Regelung betrifft nur die Sozialversicherung. Bei der Lohnsteuer gilt weiterhin das Tätigkeitsortprinzip: Homeoffice-Tage werden im Wohnsitzland ausgeübt und sind daher grundsätzlich dort zu versteuern – unabhängig davon, ob die SV-Ausnahmeregelung greift. Behalte deshalb die tatsächlichen Homeoffice-Tage im Blick, um die Lohnsteuer korrekt aufzuteilen.
Die SV-Regelung gilt für alle EU-/EWR-Länder. Für die in diesem Artikel behandelten Länder gibt es zusätzlich folgende Besonderheiten:
Wohnsitzland | Besonderheit Homeoffice |
Niederlande | Zusätzlich 20-%-Klausel ab 2024 |
Belgien | Bilaterale Regelung aktuell in Verhandlung |
Dänemark | Kein zusätzliches bilaterales Abkommen |
Polen | EU-Rahmenvereinbarung anwendbar |
Tschechien | EU-Rahmenvereinbarung anwendbar |
Weiterführende Quelle: Informationen zur Homeoffice-Regelung für Grenzgänger (BMAS)
Wissenswertes & Rahmenbedingungen
Die folgende Tabelle fasst zusammen, welche Lohnsteuerregelung für welches Wohnsitzland gilt.
Wohnsitzland | Lohnsteuer in Deutschland |
Niederlande, Belgien, Dänemark, Polen, Tschechien | Normale Lohnsteuer nach Tätigkeitsortprinzip, keine Sonderregelung im DBA. Ausnahme Belgien: Die deutsche Lohnsteuer wird pauschal um 8 % gemindert, um die belgische Gemeindesteuer zu berücksichtigen. |
Frankreich, Schweiz, Österreich | Abweichende Grenzgänger-Sonderregelungen (Zonenregelung, Quellensteuer, Toleranztage) – eigene Artikel |
Luxemburg | Abweichende Grenzgänger-Sonderregelung: Homeoffice im Wohnsitzland ist nur bis zu 34 Tage im Jahr zulässig, ohne dass sich die Besteuerung ändert. |
Häufige Fragen zu Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz
Welche Länder sind von der Einstellung Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) betroffen?
Welche Länder sind von der Einstellung Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) betroffen?
Die Einstellung Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) gilt für Mitarbeitende mit Auslandswohnsitz in einem Land ohne spezielle Grenzgänger-Regelung, etwa Niederlande, Belgien, Dänemark, Polen oder Tschechien. Für Frankreich, die Schweiz und Österreich gelten eigene Grenzgänger-Regelungen, die in gesonderten Artikeln beschrieben sind.
Woher bekomme ich die Steuer-Identifikationsnummer von Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz?
Woher bekomme ich die Steuer-Identifikationsnummer von Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz?
Du findest die Steuer-Identifikationsnummer von Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz auf deren letzter Lohnabrechnung. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
Was passiert, wenn ich bei Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz die normale Lohnsteuerermittlung auswähle?
Was passiert, wenn ich bei Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz die normale Lohnsteuerermittlung auswähle?
Wählst du statt Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) die Option Lohnsteuermerkmale, berechnet Lexware Office die Lohnsteuer wie bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Deutschland anhand von Steuerklasse und Lohnsteuermerkmalen. Das kann zu doppelter Besteuerung des Arbeitslohns führen und im Zweifel Bußgelder nach sich ziehen.