Wohnen Mitarbeitende in Österreich und arbeiten sie in Deutschland, greift oft die Grenzgängerregelung aus dem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und Österreich. Der Arbeitslohn wird dann ausschließlich in Österreich besteuert. Österreich ist in diesem Fall der Ansässigkeitsstaat, also das Land, in dem die Mitarbeitenden wohnen. In diesem Artikel erfährst du, welche Voraussetzungen dafür gelten und wie du die Einstellung in Lexware Office vornimmst.
Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung
Für die Grenzgängerregelung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Wohnsitz und Tätigkeit in der Grenzzone: Als Grenzzone gelten alle Gemeinden, die ganz oder teilweise in einem Radius von 30 Kilometern beiderseits der deutsch-österreichischen Grenze liegen. Wohnort und Arbeitsort der Mitarbeitenden müssen beide innerhalb dieser Zone liegen. Die vollständige Liste der Grenzgemeinden findest du als Anlage 1 (Seite 15) in der Konsultationsvereinbarung zwischen Deutschland und Österreich zur Grenzgängerregelung.
Höchstens 45 Arbeitstage außerhalb der Grenzzone bei Vollzeit: Vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende dürfen im Kalenderjahr an maximal 45 Arbeitstagen ganz oder teilweise außerhalb der Grenzzone tätig sein.
Höchstens 20 % der tatsächlichen Arbeitstage außerhalb der Grenzzone bei Teilzeit oder unterjährigem Eintritt: Bei Teilzeitbeschäftigten oder bei unterjährigem Eintritt dürfen die Arbeitstage außerhalb der Grenzzone maximal 20 % der tatsächlichen Arbeitstage der Mitarbeitenden ausmachen.
Freistellungsbescheinigung liegt vor: Die Mitarbeitenden beantragen beim deutschen Finanzamt die LSt-Freistellungsbescheinigung für Grenzgänger aus Österreich. Sie ist die Grundlage für die Steuerbefreiung in Deutschland.
ℹ️ Wichtig: Krankheitstage, Urlaubstage, Gleitzeit-Ausgleichstage und Freistellungstage (auch Freistellung in der Altersteilzeit) zählen nicht als Arbeitstage außerhalb der Grenzzone. Solange Mitarbeitende innerhalb der Grenzzone wohnen und arbeiten, bleibt viel Flexibilität – zum Beispiel für Homeoffice.
ℹ️ Wichtig: Sind die Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung nicht erfüllt, findet sie keine Anwendung. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei anderen Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz. Wähle in diesem Fall bei Art der Lohnsteuerermittlung die Option Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) statt Grenzgänger (steuerfrei).
Mitarbeitende mit Wohnsitz in Österreich anlegen
So legst du Mitarbeitende mit Wohnsitz in Österreich als Grenzgänger:innen in Lexware Office an:
Öffne in Lexware Office den Bereich Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen die passende Option aus, zum Beispiel Angestellter oder Minijobber.
Trage unter Persönliche Daten Anrede, Vorname und Nachname, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum der Mitarbeitenden ein.
Erfasse unter Anschrift die vollständige Adresse in Österreich. Wähle zuerst im Feld Land das Wohnsitzland Österreich aus – nur so lassen sich PLZ und Ort korrekt zuordnen.
Trage das Eintrittsdatum ein. Das Eintrittsdatum lässt sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht durch den Support.
Erfasse die Vertragsdaten, den Urlaubsanspruch und die Vergütung.
Öffne im Feld Art der Lohnsteuerermittlung die Auswahl und wähle Grenzgänger (steuerfrei) aus.
Gib die Steuer-Identifikationsnummer der Mitarbeitenden ein – zu finden auf der letzten Lohnabrechnung, falls bereits vorher in Deutschland beschäftigt. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
Wechsle zum Abschnitt Sozialversicherung und wähle die Art der Versicherung sowie die zuständige Krankenkasse aus. Gib an, ob die Mitarbeitenden Kinder haben, da dies den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflusst.
Trage im Abschnitt Versicherungsnummer Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland der Mitarbeitenden ein. Lexware Office ermittelt daraus automatisch die Versicherungsnummer.
Trage im Abschnitt Mehrfachbeschäftigung weitere Beschäftigungsverhältnisse ein, falls die Mitarbeitenden noch anderswo arbeiten.
Entscheide unter Self Services, ob du die Mitarbeitenden zu den digitalen Lohnabrechnungen einlädst.
Klicke abschließend auf Speichern.
ℹ️ Wichtig: Mit der Auswahl Grenzgänger (steuerfrei) setzt Lexware Office automatisch die Lohnsteuerklasse 0. In der Abrechnung selbst erscheint keine Steuerklasse 0 – sie wird ausschließlich auf der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) ausgewiesen. Bei Teillohnzahlungszeiträumen auf Tagesbasis wendet Lexware Office zusätzlich automatisch die Tagessteuertabelle an – zum Beispiel bei Ein- oder Austritten während des Monats.
Auf der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) erscheint der steuerfreie Arbeitslohn nach DBA in Zeile 16a als StFreiArbLohnDBA (steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen).
So sieht die Abrechnung für Mitarbeitende aus Österreich aus
Für Mitarbeitende mit Wohnsitz in Österreich berechnet Lexware Office die Lohn- oder Gehaltsabrechnung nach den Vorgaben des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA). Am Beispiel von angestellten Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Österreich zeigt die Abrechnung folgende Werte. Bei einem Minijob weichen die Werte ab.
Steuerklasse: Standardmäßig wird die Steuerklasse 1 auf der Abrechnung gedruckt, obwohl bei Mitarbeitenden mit Grenzgängerstatus keine Lohnsteuer anfällt.
Beitragsgruppe: Die Beitragsgruppe 1111 zeigt, dass die Mitarbeitenden in allen vier Sozialversicherungszweigen – Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung – in Deutschland pflichtversichert sind, genau wie bei einer inländischen Beschäftigung.
Anteil PV (Pflegeversicherung): Haben die Mitarbeitenden Kinder, ist das im Feld Anteil PV vermerkt (z. B. „1 Kind u. 25"). Dadurch entfällt der Pflegeversicherungs-Beitragszuschlag für Kinderlose.
Netto: Ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge – Lohnsteuer fällt bei Mitarbeitenden mit Grenzgängerstatus aus Österreich nicht an.
Homeoffice richtig einordnen
Homeoffice-Tage sind für die Grenzgängerregelung grundsätzlich unschädlich. Entscheidend ist, wo die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten: Solange der Homeoffice-Arbeitsplatz innerhalb der österreichischen Grenzzone liegt, bleibt der Grenzgängerstatus erhalten. Arbeiten die Mitarbeitenden im Homeoffice außerhalb der Grenzzone, zählt das als Arbeitstag außerhalb der Zone und wirkt sich auf die 45-Tage- und 20-%-Grenze aus.
Wissenswertes zu Grenzzonen-Überschreitung und Ausnahmen
Überschreiten Mitarbeitende die Grenzzone oder gehören sie zu bestimmten Berufsgruppen, gilt Folgendes:
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Mehr als 45 Arbeitstage im Jahr außerhalb der Grenzzone bei Vollzeit, oder mehr als 20 % der tatsächlichen Arbeitstage außerhalb der Grenzzone bei Teilzeit oder unterjährigem Eintritt | Für diesen Mitarbeiter ist die Grenzzonenregelung nicht mehr anwendbar und er wird entsprechend des Doppelbesteuerungsabkommens im Tätigkeitsstaat versteuert. Wähle dazu bei Art der Lohnsteuerermittlung die Option Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) statt Grenzgänger (steuerfrei). |
Geschäftsführer:innen, Vorstände, Künstler:innen und Sportler:innen | Für diese Personengruppen gilt die Grenzzonenregelung nicht. Die Besteuerung ist für sie gesondert zu prüfen. |
ℹ️ Wichtig: Bei Zweifelsfragen zur Berechnung der Arbeitstage hilft die Konsultationsvereinbarung zwischen Deutschland und Österreich zur Grenzgängerregelung (Stand 20.12.2023) – Berechnungsbeispiele für die Arbeitstage findest du dort ab Seite 7.