Du kannst kurzfristig Beschäftigte in Lexware Office jetzt auch pauschal versteuert abrechnen. Die Lohnsteuer beträgt dann pauschal 25 % und du als Arbeitgeber:in trägst sie – deine Aushilfe bekommt ihren Bruttolohn ohne Abzüge ausgezahlt. Bisher war für kurzfristig Beschäftigte nur die individuelle Versteuerung nach den Lohnsteuermerkmalen möglich.
Wann du die Pauschalsteuer nach § 40a Abs. 1 EStG nutzen darfst
Die Pauschalsteuer nach § 40a Absatz 1 Einkommensteuergesetz (EStG) ist bei einer kurzfristigen Beschäftigung an enge Zeit- und Verdienstgrenzen geknüpft. Alle folgenden Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:
Die Aushilfe arbeitet an maximal 18 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen und nicht regelmäßig wiederkehrend.
Der Stundenlohn beträgt höchstens 19,00 €.
Der Verdienst beträgt höchstens 150,00 € pro Arbeitstag.
Die Beschäftigung wird nicht berufsmäßig ausgeübt – sie sichert also nicht überwiegend den Lebensunterhalt.
ℹ️ Ausnahme zur Tagesgrenze: Stellst du jemanden aus einem unvorhersehbaren Grund kurzfristig ein, gilt die Grenze von 150,00 € pro Arbeitstag nicht. Die Stundenlohngrenze von 19,00 € bleibt in diesem Fall bestehen.
Passt eine dieser Bedingungen nicht, rechnest du die kurzfristige Beschäftigung stattdessen individuell versteuert ab. Diese Variante gibt es in Lexware Office weiterhin.
Voraussetzungen für die Anlage in Lexware Office
Bevor du eine kurzfristig beschäftigte Person pauschal versteuert in Lexware Office anlegst, brauchst du diese Angaben:
Persönliche Daten: Anrede, Vor- und Nachname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Wohnsitz
Eintritts- und Austrittsdatum: Die Beschäftigung ist immer befristet, das Austrittsdatum gehört von Anfang an in die Mitarbeiteranlage
Stundenlohn: Kurzfristig Beschäftigte mit Pauschalsteuer rechnest du ausschließlich über einen Stundenlohn ab, nicht über ein Monatsgehalt
Versicherungsnummer: Liegt sie noch nicht vor, ermittelt Lexware Office sie über die Rückmeldung der Sozialversicherung
Kurzfristig Beschäftigte mit Pauschalsteuer anlegen
So legst du eine kurzfristig beschäftigte Person mit pauschaler Lohnsteuer in Lexware Office an:
Öffne den Bereich Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Der Dialog Beschäftigungsart wählen zeigt zunächst nur die drei häufigsten Beschäftigungsarten. Klicke auf Mehr anzeigen und wähle dann Kurzfristig Beschäftigter (Personengruppe 110).
Entscheide dich auf der Folgeseite Besonderheiten der Berufsgruppe Kurzfristig Beschäftigter festlegen zwischen den beiden Varianten:
Kurzfristig Beschäftigter - Individuell versteuert: Die Lohnsteuer wird nach den Lohnsteuermerkmalen der Person ermittelt.
Kurzfristig Beschäftigter - Pauschal versteuert: Die Lohnsteuer wird mit 25 % pauschal ermittelt und von dir als Arbeitgeber:in getragen.
Klicke auf Kurzfristig Beschäftigter - Pauschal versteuert.
Erfasse im Bereich Persönliche Daten Anrede, Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Wohnsitz.
Trage im Bereich Eintritt das Eintrittsdatum ein. Der Austrittsgrund ist automatisch mit Befristetes Beschäftigungsverhältnis vorbelegt und lässt sich nicht ändern. Trage darunter das Austrittsdatum ein.
⚠️ Hinweis: Das Eintrittsdatum ist nach der ersten Abrechnung nicht mehr änderbar – auch nicht durch den Support. Prüfe das Datum deshalb vor dem Speichern.
Erfasse im Bereich Vertragsdaten die wöchentliche Arbeitszeit und die Arbeitstage. Passt das Austrittsdatum nicht zu den erfassten Arbeitstagen, weil die Beschäftigung länger als 18 aufeinanderfolgende Arbeitstage dauern würde, markiert Lexware Office das Austrittsdatum rot. Korrigiere in diesem Fall den Austritt oder die Arbeitstage.
Trage im Bereich Vergütung den Stundenlohn ein. Die Auswahl Gehalt ist ausgegraut, weil kurzfristig Beschäftigte mit Pauschalsteuer nur nach Stundenlohn abgerechnet werden.
⚠️ Hinweis: Liegt der Stundenlohn über 19,00 €, zeigt Lexware Office die Meldung „Stundenlohngrenze von 19 € nach § 40a Abs. 1 EStG überschritten“. Senke den Stundenlohn oder lege die Person stattdessen als Kurzfristig Beschäftigter - Individuell versteuert an.
Prüfe den Bereich Lohnsteuer: Die Art der Lohnsteuerermittlung steht fest auf Pauschsteuer und lässt sich nicht ändern.
Prüfe den Bereich Sozialversicherung: Als Krankenkasse ist die Knappschaft (allg. Verf. einschl. Minijobs) voreingestellt, weil kurzfristige Beschäftigungen an die Minijob-Zentrale gemeldet werden.
Klicke auf Speichern.
Lexware Office erstellt die Anmeldung zur Knappschaft automatisch. Zum Ende der Beschäftigung erzeugt Lexware Office ebenso automatisch die Abmeldung.
Was die Pauschalsteuer für dich als Arbeitgeber:in bedeutet
Bei der pauschalen Versteuerung einer kurzfristigen Beschäftigung trägst du als Arbeitgeber:in die gesamte Lohnsteuer. Diese Beträge kommen zum Bruttolohn hinzu:
Pauschale Lohnsteuer: 25 % vom Bruttolohn
Solidaritätszuschlag: 5,5 % von der pauschalen Lohnsteuer
Pauschale Kirchensteuer: je nach Bundesland, zum Beispiel 7 % in Bayern, ebenfalls von der pauschalen Lohnsteuer
Zusätzlich fallen die Umlagen an die Minijob-Zentrale an: die Umlage U1 für den Ausgleich bei Krankheit, die Umlage U2 bei Schwangerschaft und Mutterschaft sowie die Insolvenzgeldumlage.
ℹ️ Hinweis: Die pauschale Kirchensteuer fällt im vereinfachten Verfahren auch dann an, wenn in den Stammdaten keine Konfession hinterlegt ist.
Zur Sozialversicherung ist die kurzfristige Beschäftigung beitragsfrei – sowohl individuell als auch pauschal versteuert. Auf der Lohnabrechnung erkennst du das an der Beitragsgruppe 0000 und daran, dass keine Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ausgewiesen werden.
Beispiel: So sieht die Abrechnung mit Pauschalsteuer aus
Ein Beispiel für eine kurzfristige Beschäftigung mit pauschaler Lohnsteuer in Lexware Office. Ausgangswerte sind 48,00 geleistete Stunden, ein Stundenlohn von 19,00 € und ein Betriebssitz in Bayern mit einer pauschalen Kirchensteuer von 7 %.
Bruttolohn: 48,00 Stunden × 19,00 € = 912,00 €
Pauschale Lohnsteuer: 25 % von 912,00 € = 228,00 €
Solidaritätszuschlag: 5,5 % von 228,00 € = 12,54 €
Pauschale Kirchensteuer: 7 % von 228,00 € = 15,96 €
Deine Aushilfe erhält 912,00 € ausgezahlt. Brutto und Netto sind identisch, weil weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Du zahlst zusätzlich 256,50 € an pauschalen Steuern (228,00 € + 12,54 € + 15,96 €), dazu kommen die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage.
Woran du erkennst, dass die Pauschalversteuerung greift
Nach der Abrechnung findest du die pauschale Lohnsteuer an drei Stellen in Lexware Office: auf der Lohnabrechnung, im Lohnkonto und in der Lohnsteueranmeldung.
Pauschale Lohnsteuer auf der Lohnabrechnung
Öffne die Lohnabrechnung über Abrechnung und Dokumente für deine Mitarbeiter. Im Kopf der Abrechnung stehen die Personengruppe 110 und die Beitragsgruppe 0000. Die Felder SV-Tage und Steuertage zeigen jeweils 0, weil pauschal versteuert wird. Unter Steuer/SV Abzüge stehen überall 0,00 €, Netto und Auszahlungsbetrag entsprechen dem Gesamtbrutto. Ganz unten weist der Block Pauschalsteuerpflichtige Entgeltbestandteile (kumuliert) den Betrag unter § 40a Absatz 1 EStG (Pauschalsteuer Kurzfristige Beschäftigung) aus.
Pauschale Lohnsteuer im Lohnkonto
Im Lohnkonto der oder des Mitarbeitenden steht in der Zeile Steuerpflicht der Eintrag Lohnsteuer pauschal 25%. Die Beträge findest du in den Zeilen Lohnsteuer pauschal, Solidaritätszuschlag pauschal und Kirchensteuer pauschal. Die Zeilen für die individuelle Lohnsteuer bleiben bei 0.
Pauschale Lohnsteuer in der Lohnsteueranmeldung
In der Lohnsteueranmeldung erscheinen die pauschalen Beträge als Summe der pauschalen Lohnsteuer zuzüglich pauschaler Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag – getrennt von der individuell ermittelten Lohnsteuer deiner übrigen Mitarbeitenden.
Sonderfälle bei der Pauschalsteuer
Der Stundenlohn liegt über 19,00 €: Die Pauschalsteuer nach § 40a Abs. 1 EStG ist nicht zulässig. Lege die Person als Kurzfristig Beschäftigter - Individuell versteuert an.
Die Beschäftigung dauert länger als 18 aufeinanderfolgende Arbeitstage: Die Pauschalsteuer entfällt. Rechne individuell versteuert ab und prüfe zusätzlich die Zeitgrenzen der kurzfristigen Beschäftigung insgesamt.
Der Verdienst bleibt unter 603,00 € im Monat: Du kannst das Beschäftigungsverhältnis auch als Minijob abrechnen. Lexware Office weist bei der Eingabe des Stundenlohns auf diese Möglichkeit hin.
Unterschied zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob
Die kurzfristige Beschäftigung und der Minijob mit Verdienstgrenze sind zwei verschiedene Beschäftigungsarten und werden häufig verwechselt. Bei der kurzfristigen Beschäftigung ist die Dauer entscheidend, bei einem Minijob der monatliche Verdienst von höchstens 603,00 € (Stand 2026). Welche Einstufung im Einzelfall richtig ist, entscheidet über die Meldungen, die Beiträge und die Versteuerung.
Was eine kurzfristige Beschäftigung ausmacht, welche Zeitgrenzen gelten und wann Berufsmäßigkeit vorliegt, liest du im Artikel Was ist eine kurzfristige Beschäftigung?
Häufige Fragen zur Pauschalsteuer bei kurzfristiger Beschäftigung
Wer zahlt die pauschale Lohnsteuer bei einer kurzfristigen Beschäftigung?
Die pauschale Lohnsteuer bei einer kurzfristigen Beschäftigung zahlst du als Arbeitgeber:in. Sie beträgt 25 % des Bruttolohns, dazu kommen der Solidaritätszuschlag und die pauschale Kirchensteuer auf diesen Betrag. Deine Aushilfe bekommt den vollen Bruttolohn ausgezahlt.
Muss ich eine pauschal versteuerte kurzfristige Beschäftigung melden?
Ja, du musst auch eine pauschal versteuerte kurzfristige Beschäftigung melden – und zwar an die Knappschaft als Träger der Minijob-Zentrale. Lexware Office erzeugt die An- und die Abmeldung automatisch, wenn du Eintritt und Austritt in der Mitarbeiteranlage erfasst hast.
Fallen bei einer pauschal versteuerten kurzfristigen Beschäftigung Sozialversicherungsbeiträge an?
Nein, bei einer pauschal versteuerten kurzfristigen Beschäftigung fallen keine Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung an. Umlagepflichtig ist die Beschäftigung trotzdem: Als Arbeitgeber:in zahlst du die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage.