Wohnen Mitarbeitende in der Schweiz und arbeiten sie in Deutschland, greift meist die Grenzgängerregelung nach Art. 15a des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen Deutschland und der Schweiz. Dadurch behältst du als Arbeitgeber:in nur die Schweizer Quellensteuer von 4,5 % des Bruttoarbeitslohns ein, statt der vollen deutschen Lohnsteuer. In diesem Artikel erfährst du, welche Voraussetzungen dafür gelten und wie du die Einstellung in Lexware Office vornimmst.
Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung
Ansässigkeitsbescheinigung liegt vor: Damit die steuerliche Grenzgängereigenschaft für Mitarbeitende mit Wohnsitz in der Schweiz und Arbeitsort in Deutschland greift, legen sie dir eine offizielle Ansässigkeitsbescheinigung (Formular Gre-1) des zuständigen kantonalen Steueramts ihres Wohnorts vor.
Regelmäßige Rückkehr zum Wohnort: Die Mitarbeitenden kehren an mindestens 20 % der vereinbarten Arbeitstage im Kalenderjahr tatsächlich zwischen Arbeitsort in Deutschland und Wohnort in der Schweiz zurück.
Nichtrückkehrtage dokumentieren: Du führst eine laufende Aufstellung der Tage, an denen die Mitarbeitenden aus beruflichen Gründen nicht an ihren Wohnort zurückkehren (Formular Gre-3). Überschreiten die Mitarbeitenden 60 Nichtrückkehrtage im Kalenderjahr, verlieren sie den Grenzgängerstatus für dieses Jahr.
ℹ️ Wichtig: Sind die drei Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung nicht erfüllt, findet sie keine Anwendung. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei anderen Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz. Wähle in diesem Fall bei Art der Lohnsteuerermittlung die Option Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) statt Grenzgänger (steuerfrei).
Mitarbeitende mit Wohnsitz in der Schweiz in Lexware Office anlegen
So legst du Mitarbeitende mit Wohnsitz in der Schweiz in Lexware Office an:
Öffne in Lexware Office den Bereich Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen die passende Option (Angestellte, Minijobber etc.) aus.
Trage unter Persönliche Daten Anrede, Vorname und Nachname, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum der Mitarbeitenden ein.
Erfasse unter Anschrift die vollständige Adresse in der Schweiz. Wähle zuerst im Feld Land das Wohnsitzland Schweiz aus – nur so lassen sich PLZ und Ort korrekt zuordnen.
Trage das Eintrittsdatum ein. Das Eintrittsdatum lässt sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht durch den Support.
Erfasse die Vertragsdaten, den Urlaubsanspruch und die Vergütung.
Öffne im Feld Art der Lohnsteuerermittlung die Auswahl und wähle Grenzgänger (steuerfrei) aus.
Gib die Steuer-Identifikationsnummer der Mitarbeitenden ein – zu finden auf der letzten Lohnabrechnung, falls bereits vorher in Deutschland beschäftigt. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
Wechsle zum Abschnitt Sozialversicherung und wähle die Art der Versicherung sowie die zuständige Krankenkasse aus. Gib an, ob die Mitarbeitenden Kinder haben, da dies den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflusst.
Trage im Abschnitt Versicherungsnummer Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland der Mitarbeitenden ein. Lexware Office ermittelt daraus automatisch die Versicherungsnummer.
Trage im Abschnitt Mehrfachbeschäftigung weitere Beschäftigungsverhältnisse ein, falls die Mitarbeitenden noch anderswo arbeiten.
Entscheide unter Self Services, ob du die Mitarbeitenden zu den digitalen Lohnabrechnungen einlädst.
Klicke abschließend auf Speichern.
ℹ️ Wichtig: Mit der Auswahl Grenzgänger (steuerfrei) wendet Lexware Office für diesen Mitarbeitenden die Schweizer Quellensteuer von 4,5 % des steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohns an; der Solidaritätszuschlag wird auf diesen Betrag berechnet. Steuerklasse, persönliche Abzüge und Kirchensteuer bleiben dabei unberücksichtigt. Voraussetzung ist eine gültige Ansässigkeitsbescheinigung des kantonalen Steueramts.
So sieht die Abrechnung für Mitarbeitende aus der Schweiz aus
Für Mitarbeitende mit Wohnsitz in der Schweiz berechnet Lexware Office die Lohn- oder Gehaltsabrechnung mit der Schweizer Quellensteuer von 4,5 % des Bruttoarbeitslohns, auf der Abrechnung wird für die Schweizer Quellensteuer der Begriff Lohnsteuer verwendet. Am Beispiel von angestellten Mitarbeitenden mit Wohnsitz in der Schweiz zeigt die Abrechnung folgende Werte. Bei einem Minijob weichen die Werte ab.
Steuerklasse: Standardmäßig wird die Steuerklasse 1 auf der Abrechnung gedruckt, auch wenn die Lohnsteuer nicht nach Steuerklasse berechnet wird, sondern pauschal 4,5 % des Bruttoarbeitslohns beträgt.
Lohnsteuer: 4,5 % des steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohns – unabhängig von Steuerklasse oder persönlichen Abzügen.
Solidaritätszuschlag: wird auf die Lohnsteuer von 4,5 % berechnet, liegt bei den meisten Gehältern aber unterhalb der Freigrenze und beträgt daher 0,00 €.
Kirchensteuer: entfällt.
Beitragsgruppe: Die Beitragsgruppe 1111 zeigt, dass die Mitarbeitenden in allen vier Sozialversicherungszweigen – Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung – in Deutschland pflichtversichert sind, genau wie bei einer inländischen Beschäftigung.
Anteil PV (Pflegeversicherung): Haben die Mitarbeitenden Kinder, ist das im Feld Anteil PV vermerkt (z. B. „1 Kind u. 25"). Dadurch entfällt der Pflegeversicherungs-Beitragszuschlag für Kinderlose.
Netto: Ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich der 4,5 % Lohnsteuer, des darauf berechneten Solidaritätszuschlags und der Sozialversicherungsbeiträge.
ℹ️ Wichtig: Auf der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) zum Jahresende bleibt für Mitarbeitende mit Grenzgängerstatus in der Schweiz die Steuerklasse 0 erhalten. Ausgewiesen werden das Steuerbrutto, die Schweizer Quellensteuer als Lohnsteuer sowie der Solidaritätszuschlag, sofern dieser anfällt.
Homeoffice richtig einordnen
Homeoffice-Tage sind für die Grenzgängerregelung in der Schweiz grundsätzlich unschädlich. Dabei ist zwischen Sozialversicherung und Steuer zu unterscheiden.
Für die Sozialversicherung gilt: Arbeiten die Mitarbeitenden bis zu 49,9 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice in der Schweiz, bleiben sie in der deutschen Sozialversicherung pflichtversichert. Überschreiten sie diese Grenze, kann die sozialversicherungsrechtliche Zuständigkeit in die Schweiz wechseln.
Für die steuerliche Grenzgängereigenschaft zählt dagegen ausschließlich die Zahl der Nichtrückkehrtage (siehe 60-Tage-Regelung weiter unten) – die 49,9-%-Homeoffice-Grenze hat auf den steuerlichen Grenzgängerstatus keinen Einfluss.
💡 Tipp: Private Übernachtungen und Bereitschaftsdienste zählen ebenfalls nicht als Nichtrückkehrtag – nur beruflich veranlasste Übernachtungen und Geschäftsreisen wirken sich auf die 60-Tage-Grenze aus.
Wissenswertes zur 60-Tage-Regelung und Sonderfällen
Bei der Grenzgängerregelung für die Schweiz gelten für Nichtrückkehrtage folgende Sonderfälle:
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Mehr als 60 Nichtrückkehrtage im Kalenderjahr (Übernachtung in der Schweiz ab 100 km oder 1,5 Std. Fahrtzeit, mehrtägige Geschäftsreisen, Drittstaaten-Dienstreisen ohne rechtzeitige Rückkehr) | Die Mitarbeitenden verlieren den Grenzgängerstatus für dieses Jahr. Ab diesem Zeitpunkt gilt die normale deutsche Lohnsteuer statt der reduzierten 4,5 % Schweizer Quellensteuer. |
Teilzeitbeschäftigung | Die 60-Tage-Grenze wird anteilig gekürzt: 60 × vereinbarte Arbeitstage pro Woche ÷ 5. Bei 3 Arbeitstagen pro Woche ergeben sich 36 zulässige Nichtrückkehrtage im Jahr. |
Unterjährige Beschäftigung | Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis während des Jahres, stehen den Mitarbeitenden 5 Nichtrückkehrtage pro vollem Beschäftigungsmonat zu. |
Sozialversicherungsrechtliche Zuständigkeit | Wird unabhängig von der steuerlichen Einordnung geprüft. Solange der Grenzgängerstatus besteht, bleiben Mitarbeitende in der Regel in allen vier Sozialversicherungszweigen in Deutschland pflichtversichert. Überschreiten sie die 60-Tage-Regelung, kann die Zuständigkeit in die Schweiz wechseln. |