Wohnen Mitarbeitende in Frankreich und arbeiten sie in Deutschland, greift meist die Grenzgängerregelung aus dem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und Frankreich. Dadurch bleibt der Arbeitslohn in Deutschland steuerfrei. In diesem Artikel erfährst du, welche Voraussetzungen dafür gelten und wie du die Einstellung in Lexware Office vornimmst.
Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung
Wohnsitz in der Grenzzone: Der Wohnsitz in Frankreich liegt in einem der drei Grenz-Départements Bas-Rhin, Haut-Rhin oder Moselle. Der Arbeitsort in Deutschland liegt im gesamten Saarland. Oder er liegt in einer Gemeinde in Rheinland-Pfalz oder Baden-Württemberg, die weniger als 30 km von der Grenze entfernt liegt. Die genaue Liste der deutschen Grenzgemeinden findest du hier: Gemeinden der deutschen Grenzzone
Freistellungsbescheinigung liegt vor: Die Mitarbeitenden legen dir die Freistellungsbescheinigung der deutschen Finanzbehörde vor, also des zuständigen Betriebsstättenfinanzamts. Sie ist die Grundlage für die Steuerbefreiung in Deutschland.
Aufstellung der Tätigkeitsorte: Du führst zum Lohnkonto eine laufende Aufstellung über die Tätigkeitsorte der Mitarbeitenden. Diese Dokumentation brauchst du unter anderem für die Prüfung der Nichtrückkehrtage.
ℹ️ Wichtig: Sind die drei Voraussetzungen für die Grenzgängerregelung nicht erfüllt, findet sie keine Anwendung. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei anderen Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz. Wähle in diesem Fall bei Art der Lohnsteuerermittlung die Option Doppelbesteuerungsabkommen (steuerpflichtig) statt Grenzgänger (steuerfrei).
Mitarbeitende mit Wohnsitz in Frankreich in Lexware Office anlegen
So legst du Mitarbeitende mit Wohnsitz in Frankreich in Lexware Office an:
Öffne in Lexware Office den Bereich Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen die passende Option (Angestellte, Minijobber etc.) aus.
Trage unter Persönliche Daten Anrede, Vorname und Nachname, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum der Mitarbeitenden ein.
Erfasse unter Anschrift die vollständige Adresse in Frankreich. Wähle zuerst im Feld Land das Wohnsitzland Frankreich aus – nur so lassen sich PLZ und Ort korrekt zuordnen.
Trage das Eintrittsdatum ein. Das Eintrittsdatum lässt sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht durch den Support.
Erfasse die Vertragsdaten, den Urlaubsanspruch und die Vergütung.
Öffne im Feld Art der Lohnsteuerermittlung die Auswahl und wähle Grenzgänger (steuerfrei) aus.
Gib die Steuer-Identifikationsnummer der Mitarbeitenden ein – zu finden auf der letzten Lohnabrechnung, falls bereits vorher in Deutschland beschäftigt. Liegt noch keine Steuer-ID vor, können die Mitarbeitenden sie selbst beantragen, oder du als Arbeitgeber:in – in beiden Fällen über dein zuständiges Betriebsstättenfinanzamt.
Wechsle zum Abschnitt Sozialversicherung und wähle die Art der Versicherung sowie die zuständige Krankenkasse aus. Gib an, ob die Mitarbeitenden Kinder haben, da dies den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflusst.
Trage im Abschnitt Versicherungsnummer Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland der Mitarbeitenden ein. Lexware Office ermittelt daraus automatisch die Versicherungsnummer.
Trage im Abschnitt Mehrfachbeschäftigung weitere Beschäftigungsverhältnisse ein, falls die Mitarbeitenden noch anderswo arbeiten.
Entscheide unter Self Services, ob du die Mitarbeitenden zu den digitalen Lohnabrechnungen einlädst.
Klicke abschließend auf Speichern.
ℹ️ Wichtig: Mit der Auswahl Grenzgänger (steuerfrei) setzt Lexware Office automatisch die Lohnsteuerklasse 0. In der Abrechnung selbst erscheint keine Steuerklasse 0 – sie wird ausschließlich auf der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) ausgewiesen. Bei Teillohnzahlungszeiträumen auf Tagesbasis wendet Lexware Office zusätzlich automatisch die Tagessteuertabelle an – zum Beispiel bei Ein- oder Austritten während des Monats.
Auf der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) erscheint der steuerfreie Arbeitslohn nach DBA in Zeile 16a als StFreiArbLohnDBA ((steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen).
So sieht die Abrechnung für Mitarbeitende aus Frankreich aus
Für Mitarbeitende mit Wohnsitz in Frankreich berechnet Lexware Office die Lohn- oder Gehaltsabrechnung nach den Vorgaben des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA). Am Beispiel von angestellten Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Frankreich zeigt die Abrechnung folgende Werte. Bei einem Minijob weichen die Werte ab.
Steuerklasse: Standardmäßig wird die Steuerklasse 1 auf der Abrechnung gedruckt, obwohl bei Mitarbeitenden mit Grenzgängerstatus keine Lohnsteuer anfällt.
Beitragsgruppe: Die Beitragsgruppe 1111 zeigt, dass die Mitarbeitenden in allen vier Sozialversicherungszweigen – Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung – in Deutschland pflichtversichert sind, genau wie bei einer inländischen Beschäftigung.
Anteil PV (Pflegeversicherung): Haben die Mitarbeitenden Kinder, ist das im Feld Anteil PV vermerkt (z. B. „1 Kind u. 25"). Dadurch entfällt der Pflegeversicherungs-Beitragszuschlag für Kinderlose.
Netto: Ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge – Lohnsteuer fällt bei Mitarbeitenden mit Grenzgängerstatus aus Frankreich nicht an.
Homeoffice und Nichtrückkehrtage
Ein Nichtrückkehrtag ist ein Arbeitstag, an dem die Mitarbeitenden nicht an ihren Wohnsitz in Frankreich zurückkehren. Das Gleiche gilt, wenn sie ganztägig außerhalb der Grenzzone für dich arbeiten (Art. 13 Abs. 5 DBA-Frankreich). Im Kalenderjahr sind dafür maximal 45 Nichtrückkehrtage erlaubt (nur Arbeitstage, keine Urlaubs- oder Krankheitstage) – erst danach entfällt der Grenzgängerstatus.
Homeoffice-Tage sind deshalb unschädlich, solange der Homeoffice-Arbeitsplatz innerhalb der französischen Grenzzone liegt: Die Mitarbeitenden kehren an diesen Tagen zu ihrem Wohnsitz zurück, da sie ja bereits dort sind, und arbeiten nicht außerhalb der Grenzzone. Es liegt also kein Nichtrückkehrtag vor. Arbeiten die Mitarbeitenden dagegen im Homeoffice außerhalb der Grenzzone, zählt der Tag als Nichtrückkehrtag und wird auf die 45-Tage-Grenze angerechnet.
Überschreiten die Mitarbeitenden die 45 Nichtrückkehrtage im Jahr, entfällt der Grenzgängerstatus. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei anderen Mitarbeitenden mit Auslandswohnsitz.
💡 Tipp: Mehrtägige Dienstreisen zählen nicht als Nichtrückkehrtag, wenn am Rückreisetag noch innerhalb der Grenzzone gearbeitet wurde.
ℹ️ Wichtig: Wende dich bei Unklarheiten vertrauensvoll an dein Steuerbüro oder das zuständige Betriebsstättenfinanzamt.