Hast du vergessen, eine:n Mitarbeiter:in rechtzeitig anzulegen? Das lässt sich meist noch korrigieren – du legst die Person zunächst regulär an und unser Support passt anschließend das Eintrittsdatum rückwirkend an. Hier erfährst du, wie das Vorgehen aussieht und was du dabei beachten musst.
Voraussetzungen für die rückwirkende Anlage
Du kannst eine:n Mitarbeiter:in nur rückwirkend anlegen, wenn:
die Mitarbeiter:in noch nicht mit einem falschen Eintrittsdatum in Lexware Office abgerechnet wurde,
das gewünschte Eintrittsdatum nicht vor dem 1. Januar des laufenden Jahres liegt – für frühere Jahre ist keine rückwirkende Anlage mehr möglich.
ℹ️ Wichtig: Prüfe vorher, ob die Mitarbeiter:in nicht bereits über ein anderes Lohnprogramm oder eine Steuerkanzlei für den betreffenden Zeitraum gemeldet wurde. Doppelmeldungen an Krankenkassen oder das Finanzamt müssen unbedingt vermieden werden.
Schritt für Schritt: Mitarbeiter:in rückwirkend anlegen
Lege die Mitarbeiter:in im aktuellen Monat vollständig an und übernimm dabei das von Lexware Office vorgeschlagene Eintrittsdatum.
⚠️ Wichtig: Rechne diese Mitarbeiter:in noch nicht mit dem vorgeschlagenen Eintrittsdatum ab – warte unbedingt, bis der Support das rückwirkende Eintrittsdatum bestätigt hat.
Öffne den Support-Chat und gib an, dass du mit einem menschlichen Support-Mitarbeitenden sprechen möchtest.
Teile im Chat mit: Name der Mitarbeiter:in, gewünschtes rückwirkendes Eintrittsdatum, bei Stundenlohn zusätzlich die Arbeitsstunden für jeden zurückliegenden Monat.
Aktiviere den Support-Zugriff, damit unser Team die Änderung direkt für dich vornehmen kann.
Warte auf die Bestätigung des Supports, dass das Eintrittsdatum erfolgreich angepasst wurde, bevor du die nächste Abrechnung abschließt.
⚠️ Wichtig: Rechne niemals mit einem falschen Eintrittsdatum ab. Nach Abschluss einer Abrechnung lässt sich das Eintrittsdatum nicht mehr ändern – auch nicht durch den Support.
So erkennst du, dass die rückwirkende Anlage geklappt hat
Der Support bestätigt dir im Chat, dass das rückwirkende Eintrittsdatum der Mitarbeiter:in erfolgreich angepasst wurde. Anschließend erscheint die Mitarbeiter:in mit dem korrekten, rückwirkenden Eintrittsdatum in der Mitarbeiterübersicht, und die zurückliegenden Monate werden mit der nächsten Abrechnung berücksichtigt.
Wissenswertes zur rückwirkenden Anlage
Szenario | Lösungsweg / Beachtung |
Zeitliche Grenze | Eine rückwirkende Anlage ist nur bis zum 1. Januar des laufenden Jahres möglich – für frühere Jahre nicht mehr. |
Bereits mit falschem Datum abgerechnet | Eine Korrektur ist dann nicht mehr möglich – auch nicht durch den Support. |
Andere rückwirkende Korrekturen | Für rückwirkende Änderungen bei bereits bestehenden Mitarbeiter:innen (z. B. Austritt, Beschäftigungsart, Abwesenheiten) sieh dir den Artikel Wie kann ich einen abgeschlossenen Monat korrigieren? an. |
Weiterführende Themen
Mitarbeiter:innen in Lexware Office Lohn & Gehalt korrekt anlegen – der Einstiegsartikel zur Mitarbeiteranlage
Wie kann ich einen abgeschlossenen Monat korrigieren? – für alle anderen rückwirkenden Korrekturen