Sobald ein:e Mitarbeiter:in einmal abgerechnet wurde, kann unser Support das Eintrittsdatum nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen korrigieren. In der Regel musst du selbst tätig werden und die entsprechenden Meldungen umständlich über das SV-Meldeportal und ELSTER stornieren (siehe nachfolgende Anleitung). Dies ist in der Regel mit einem enormen Aufwand verbunden. Vermeide es daher unbedingt, Mitarbeiter:innen mit einem falschen Eintrittsdatum abzurechnen. Überprüfe immer in der Vorschau, ob alle Mitarbeiter:innen mit den korrekten Daten erfasst wurden, bevor du die Abrechnung in Lexware Office freigibst und abschließt.
1. In diesen Fällen kann das Eintrittsdatum vom Support korrigiert werden
Du hast vergessen, ein:e Mitarbeiter:in anzulegen und möchtest dies nun rückwirkend machen?
Eine Änderung des Eintrittsdatums in einen vergangenen Monat ist nur möglich, wenn der/die Mitarbeiter:in noch nicht abgerechnet wurde – weder über ein anderes Lohnprogramm noch vom Steuerberater. Unser Support hilft dir bei der rückwirkenden Anlage der Mitarbeiter:innen.
So geht’s in Lexware Office:
Leg das Mitarbeiterprofil der Mitarbeiter:innen im aktuellen Monat komplett an. Übernimm den vorgeschlagenen Eintrittstermin.
Teile dem Support den gewünschten Eintrittstermin und den Namen des/der Mitarbeiter:in mit.
Für Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden: Trag die Arbeitsstunden nach. Gib diese dem Support für jeden betroffenen Monat an.
Supportzugriff freigeben, damit die Änderung durchgeführt werden kann.
Hinweis:
Das Eintrittsdatum kann nur innerhalb des bereits abgerechneten Monats geändert werden (z. B. vom 01.01.2024 auf den 15.01.2024).
Eine Verlegung auf einen anderen Tag innerhalb des Eintrittsmonats ist durch den Support möglich. Schreib in der Nachricht über den Chatbutton "mit dem menschlichen Support sprechen" – wir melden uns dann schnellstmöglich, um dich zu unterstützen.
2. Wann das Eintrittsdatum nicht mehr korrigiert werden kann und wie du dann vorgehen musst
Wenn ein:e Mitarbeiter:in bereits abgerechnet wurde und das Eintrittsdatum falsch war, kann der Support dies nicht mehr korrigieren.
Das musst du jetzt beachten:
Bereits versendete Meldungen enthalten das falsche Eintrittsdatum.
Diese Meldungen musst du selbst stornieren:
über das SV-Meldeportal (Sozialversicherung, Beitragsnachweise)
über ELSTER (Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigung)
Falls du Vorgangs-IDs (für Sozialversicherung) oder KmIDs (für das Finanzamt) benötigst, kannst du diese beim Support erfragen.
Neue Meldungen mit korrektem Eintrittsdatum musst du anschließend selbst erneut über die Portale einreichen.
Wichtig:
Alle bereits versendeten und zukünftigen Meldungen (z. B. bei Austritt oder Jahresende) musst du über das SV-Meldeportal und ELSTER korrigiert abgeben.
Beispiel:
Du trägst für Mitarbeiterin A als Eintrittsdatum den 01.03.2024 ein und rechnest den März ab. Nach der Abrechnung fällt dir auf, dass du dich im Datum vertan hast und die Mitarbeiterin bereits am 01.02.2024 eingetreten ist. Eine Korrektur des Eintritts ist nun nicht mehr möglich, auch nicht durch den Support.
In diesem Fall musst du wie folgt vorgehen:
Die Anmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 10) zum 01.03.2024 musst du über das SV-Meldeportal stornieren. Gleichzeitig musst du eine korrigierte Meldung mit korrektem Eintrittsdatum, also dem 01.02.2024, versenden. Auch der Beitragsnachweis sowie ggf. die Lohnsteueranmeldung müssen korrigiert werden.
Gleiches gilt auch für zukünftige Meldungen bei Austritt oder am Jahresende (zum Beispiel die Lohnsteuerbescheinigung, die Meldung zur Unfallversicherung, Änderungsmeldungen). All diese Meldungen musst du ebenfalls manuell über die Portale stornieren und korrigiert abgeben.
Bei rechtlichen Fragen zur Korrektur von Meldungen solltest du dir Hilfe bei deinem Steuerbüro oder bei der betroffenen gesetzlichen Krankenkasse holen.