Schön, dass du zu Lexware Office wechselst und uns deine Lohnabrechnung anvertraust. Im Folgenden geben wir dir wichtige Hinweise, die dir den Wechsel von deiner bisherigen Lohnabrechnung zu uns erleichtern sollen.
Wichtige Abschlussarbeiten im alten Lohnprogramm
Offene Abrechnungskorrekturen erledigen
Nach dem Wechsel zu Lexware Office sind keine Änderungen mehr an den alten Monaten möglich! Aus diesem Grund solltest du vor der letzten Lohnabrechnung im alten Programm prüfen, ob du alle Korrekturen erledigt hast.
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Softwarewechsels musst du deine Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
Zuerst musst du mit deiner bisherigen Lohnsoftware für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) erstellen und verschicken
Nach der Übernahme deiner Mitarbeiter:innen musst du (theoretisch) jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen anmelden. Halt! Das übernimmt Lexware Office automatisch bei der ersten Lohnabrechnung. 😉
Achtung: Falls du die Krankenkassenmeldung mit Grund 36 nicht mit deinem bisherigen Lohnprogramm abgeben kannst, solltest du dich manuell mit dem SV-Meldeportal behelfen.
Weitere wichtige Aufgaben
Erstelle und versende die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall kannst du auch hier auf das SV-Meldeportal zurückgreifen.
Speichere oder drucke die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu Lexware Office ausgeschieden sind.
Speichere oder drucke die Lohnjournale des laufenden Jahres. Für den Fall, dass du die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben musst, kann das später hilfreich sein.
Prüfe bitte, mit welchen Krankenkassen du besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen hast und verschaffe dir einen Überblick darüber.
Prüfe die Verträge mit deinem Softwarehersteller und kündige bitte rechtzeitig, damit du nicht (oder nur kurz) für zwei Lohnprogramme bezahlen musst.
Vorbereitungsarbeiten in Lexware Office
Vor der ersten Lohnabrechnung musst du natürlich in erster Linie deine Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
Wenn du im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns startest, musst du ggf. Vortragswerte für deine Mitarbeiter:innen eingeben.
Anschließend solltest du die Umlagesätze deiner Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn du besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen hast.
Denke bitte auch an deine Berufsgenossenschaft und deine Unternehmens-, bzw. Unternehmensnummer und PIN dort.
Die erste Lohnabrechnung
Mit der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
Lexware Office erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfährst du, welche Meldungen Lexware Office noch verschickt)
wenn du auch unsere Buchhaltung im Einsatz hast, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragst du dich, wie und wann Beitragsnachweise mit Lexware Office abgegeben werden? Hier erfährst du mehr.