Was musst du als frischgebackene:r Arbeitgeber:in beachten um deine Mitarbeiter:innen bezahlen zu können? Hier findest du alle Antworten auf die ersten wichtigen Fragen.

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Arbeitgeber:innen brauchen als erstes drei wichtige Nummern, ohne die gar nichts funktioniert:

💡 Unser Tipp: Vereinbare mit der Berufsgenossenschaft ein Beratungsgespräch; das spart im Zweifel Zeit und Nerven.

Der Meldezeitraum der Lohnsteuer ergibt sich aus der Lohnsteuer, die im Vorjahr abgeführt wurde. Dein Finanzamt teilt dir in der Regel mit, in welchen Abständen du die Lohnsteuer melden und bezahlen musst.

Die Steuernummer für die Lohnsteuer kann von der Steuernummer für die Vorsteueranmeldung / Umsatzsteuer abweichen.

Achtung: Nach deiner ersten Lohnabrechnung mit Lexware Office darfst du den Anmeldezeitraum der Lohnsteuer ausschließlich im Januar eines Jahres ändern. Änderungen im laufenden Jahr sind nur über den Support möglich.

Hast du erste Mitarbeitende eingestellt, kannst du mit den jeweiligen Krankenkassen eine Umlagevereinbarung treffen sowie die Art der Bezahlung für diese Umlage vereinbaren (wir empfehlen hier das Lastschriftverfahren - das spart Zeit und verhindert Säumniszuschläge). Bitte kontaktiere dafür die jeweilige Krankenkasse, bei der deine Mitarbeitenden versichert sind. Verzichtest du auf eine Vereinbarung, bekommst du automatisch den Standard zugewiesen. Die Notwendigkeit einer Vereinbarung entfällt bei Minijobbern!

a) Zur Erfassung aller Daten deiner Mitarbeitenden empfiehlt sich ein Personalfragebogen. Wir haben hier eine kostenlose Vorlage für dich:

b) Grundlage für das Arbeitsverhältnis ist ein Arbeitsvertrag. Was dort alles drin stehen sollte sowie ein kostenloses Muster für eine Niederschrift der Arbeitsbedingungen findest du hier:

c) Neben der Vergütung (Mindestlohn beachten!) ist die Vereinbarung der Arbeitszeit unabdingbar. Auch bei dem Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten ist das Abstecken eines Rahmens notwendig. Insbesondere bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen drohen sonst bei einer Betriebsprüfung empfindliche Nachzahlungen. Was du vereinbaren solltest, wie das gehen kann und was du beachten musst, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, liest du hier:

d) Kläre unbedingt, ob deine neue Mitarbeiterin / dein neuer Mitarbeiter bereits einer anderen Beschäftigung nachgeht. Was es mit einer Mehrfachbeschäftigung auf sich hat, liest du hier:

e) Minijobber und geringfügig Beschäftigte können sich von der Rentenversicherung befreien lassen. Dazu braucht es einen entsprechenden Antrag. Vorteile, Nachteile und den Link zum Antrag findest du in unserem Hilfeartikel:

Lexware Office Lohn & Gehalt ist ein ITSG-zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm, welches Meldungen an Finanzämter und Krankenkassen automatisch vornimmt.

👉 So funktioniert der automatische Meldeversand

Den Meldungsversand musst du einmalig vor der Durchführung deiner ersten Lohnabrechnung mit Lexware Office authentifizieren. Das geht unkompliziert und sicher über ein SMS Ident Verfahren. Halte dafür einfach dein Mobiltelefon bereit. 📱

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