1. Allgemeines
Neben grundlegenden Angaben zur Firmenbezeichnung und der Anschrift des Unternehmens musst du folgende Angaben vor der ersten Abrechnung ergänzen:
Rechtsform (z. B. GmbH, GbR, UG (haftungsbeschränkt), Freiberufler usw.)
Bei der Gründung hast du bereits eine Rechtsform ausgewählt. Prüfe das in deinen Unterlagen, wenn du unsicher bist.
Branche
Du kannst hier auch über die Suchfunktion nach Begriffen suchen. Solltest du die Branche nicht finden, wähle bitte eine am besten passende aus.
Name und Kontaktdaten der Person, die die Lohnabrechnung durchführt
Bankverbindung für Lohnzahlungen und Erstattungen durch die Krankenkassen
Steuernummer für die Lohnsteuer und Meldezeitraum
den Meldezeitraum legt das Finanzamt fest. Bitte halte dort vorab Rücksprache. Der Meldezeitraum kann durch dich immer am Anfang des Jahres eingestellt werden (Abrechnungsmonat Januar)
Betriebsnummer und Basisregelungen für Ihre Krankenkasse(n)
Bitte beachte, dass Änderungen der Firmendaten in Lexware Office ausschließlich für den laufenden Monat eingetragen werden können und damit für die Zukunft angepasst werden. Rückwirkende Anpassungen sind leider nicht möglich. Überprüfe deine Angaben daher sorgfältig, um ggf. händisch vorzunehmende Korrekturen über ELSTER/SV-Meldeportal zu vermeiden!
2. Finanzamt
Steuernummer
Hier ist die Steuernummer für die Lohnsteuer zu hinterlegen. Diese Steuernummer kann von der Steuernummer für die Vorsteueranmeldung / Umsatzsteuer abweichen. Kontaktiere dein Finanzamt, um dich bei Fragen rückzuversichern.
Anmeldezeitraum der Lohnsteuer
Der Meldezeitraum der Lohnsteuer ergibt sich aus der Höhe der Lohnsteuer, die im Vorjahr abgeführt wurde. Dein Finanzamt teilt dir schriftlich mit, in welchen Abständen du die Lohnsteuer melden und bezahlen musst. Falls du unsicher bist, kontaktiere das Finanzamt.
Der Meldezeitraum der Lohnsteuer wird vom Finanzamt in der Regel zu Beginn des Jahres festgelegt. Du kannst eine Anpassung in Lexware Office im Abrechnungsmonat Januar vornehmen. Hierfür rufst du dir im Bereich "Lohn" den Reiter "Firma" auf und änderst die Einstellung zum Meldezeitraum im Bereich "Finanzamt".
Änderungen im laufenden Jahr sind nur über den Support möglich. Übermittle uns dafür auch das Schreiben deines Finanzamtes.
Durch die Änderung des Meldezeitraums im laufenden Jahr werden keine Lohnsteueranmeldungen rückwirkend erstellt oder storniert.
Um zurückliegende (ggf. fehlende) Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt zu senden, musst du anhand des Lohnkontos eine manuelle Übermittlung mit ELSTER vornehmen
Überflüssige Lohnsteueranmeldungen für einen falschen Meldezeitraum stornierst du bitte über ELSTER
Hier gelangst du zu deinen Firmendaten:
3. Sozialversicherung
Betriebsnummer
Die Betriebsnummer ist eine acht ziffrige Zahl, die in Deutschland fortlaufend vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben wird.
Es dient zur Identifikation der Arbeitgeber bei der Sozialversicherung und findet in zahlreichen weiteren Geschäftsprozessen der Sozialversicherungsträger Verwendung.
Da Lexware Office mit automatischem Meldeversand arbeitet, um deine Daten an die Krankenkassen nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) zu übermitteln, ist die Betriebsnummer eine Pflichtangabe. Diese Angabe ist zwingend und kann nicht umgangen werden.
Du hast noch keine Betriebsnummer? Bei der Arbeitsagentur kannst du die Betriebsnummer online beantragen.
Umlageeinstellung
Unternehmen, die im vergangenen Jahr weniger als 30 Vollzeitkräfte abgerechnet haben, sind verpflichtet, an der Arbeitgeberversicherung U1 teilzunehmen. Lexware Office verwendet "Arbeitsunfähigkeit und Mutterschutz (Standard)" als Standardvorgabe.
Ändere diese Auswahl nur nach Rücksprache mit deinem Steuerberater oder einer Krankenkasse auf "Nur Mutterschutz" (U2).
Standard-Wahltarif
Der Wahltarif bezieht sich auf die Arbeitgeberversicherung U1. Du darfst mit den Krankenkassen deiner Arbeitnehmer:innen eigene Konditionen vereinbaren. So bieten die meisten Krankenkassen abweichend von der Standardregelung an, eine höhere oder niedrigere Beitragserstattung zu vereinbaren.
Ändere diese Angabe nur dann, wenn du sicher weißt, dass individuelle Regelungen mit Krankenkassen getroffen wurden. Du kannst die Beitragserstattung auch nach der Vervollständigung deiner Firmendaten in der Krankenkassenübersicht hinterlegen.