1. Einleitung
Seit dem 1. Januar 2006 ist jede:r Arbeitgeber:in verpflichtet, die Beiträge zur Sozialversicherung schon vor dem Monatsabschluss (zum fünft letzten Bankarbeitstag eines Monats) zu ermitteln und an die Krankenkasse zu melden. Die Überweisung der Beiträge muss spätestens bis zum drittletzten Bankarbeitstag erfolgt sein.
Arbeitgeber:innen, die nach geleisteten Stunden bezahlen, kennen zu diesem Zeitpunkt meist noch nicht die Gesamtstunden für den laufenden Monat. In diesem Fall ist es zulässig, eine Schätzung der voraussichtlichen Beiträge vorzunehmen.
2. Wie funktioniert die Beitragsschätzung in Lexware Office?
Die Beitragsschätzung erfolgt in Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch zum spät möglichen Zeitpunkt. Von dieser Regel ausgenommen sind Firmen, die ihre Abrechnung und den Monatswechsel zum Schätzzeitpunkt bereits erledigt haben.
Ablauf im ersten Abrechnungsmonat
So berechnet Lexware Office Lohn & Gehalt die Werte für die Beitragsschätzung im Startmonat, damit du trotzdem pünktlich und gesetzeskonform deine Meldungen abgeben kannst:
Da Lexware Office keine Vormonatsdaten heranziehen kann, wird auf eine verlässliche Automatisierung zurückgegriffen, um deine Beiträge zu ermitteln:
Manuelle Eingabe der voraussichtlichen Stunden: Du hast die Möglichkeit, die geschätzten Stunden für deine Stundenlohnempfänger direkt einzugeben. So stellst du sicher, dass die Beitragsschätzung auf deinen präzisen Erwartungen basiert.
Klicke auf „Abrechnung“ in der Navigationsleiste und erledige folgende Schritte:
Wechsle zu Schritt 2 „Löhne & Gehälter“.
Gib bei allen Stundenlohnempfängern die voraussichtlichen Stunden ein.
Klicke auf Schritt 3 „Abrechnung“, um den Lexware Office-Check zu erledigen.
Das war’s! Eine Freigabe der Abrechnung ist hier noch nicht nötig. Du kannst die hier eingetragenen voraussichtlichen Stunden noch anpassen, wenn du die eigentliche Abrechnung und den Monatswechsel durchführst.
Automatische Schätzung anhand der Stammdaten: Hast du keine manuellen Schätzstunden eingetragen, nutzt Lexware Office automatisch die wöchentliche Arbeitszeit und den hinterlegten Stundenlohn, die du in den Mitarbeiterstammdaten gespeichert hast.
Unvollständige Stammdaten: Für den Fall, dass Firmen- oder Mitarbeiterstammdaten noch nicht vollständig ausgefüllt wurden, wird ein Entgelt von 0,00 € zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen. Dieses Entgelt kann daher von den tatsächlich abgerechneten Entgelten bei Monatsabschluss abweichen. Es erfolgt bei Monatsabschluss eine Nachberechnung, die automatisch im Beitragsnachweis des Folgemonats berücksichtigt wird.
Ablauf ab dem zweiten Abrechnungsmonat
Die Beitragsschätzung wird automatisch von Lexware Office erledigt. Du musst keine voraussichtlichen Stunden hinterlegen. Um eine Routine zu entwickeln und größere Abweichungen zu vermeiden, lies weiter unten unter „Wie kann ich Abweichungen am besten vermeiden?“.
Beitragsnachweise, monatlicher Kreislauf
3. Wann muss ich die Beiträge an die Krankenkasse überweisen?
Die Beitragsnachweise müssen den Kassen zum Fälligkeitstag um 00:00 Uhr vorliegen.
Der Fälligkeitstag ist immer der fünft letzte Bankarbeitstag. Hierzu zählen die Tage Montag-Freitag. Ausgenommen sind Samstag, Sonn- und Feiertage. Damit die Übermittlung pünktlich erfolgt, übermittelt unsere Software die Beitragsnachweise einen Tag vor Fälligkeit.
💡 Tipp: Vereinbare mit deinen Krankenkassen ein SEPA Lastschriftmandant. So ist sichergestellt, dass deine Beiträge immer pünktlich bezahlt sind. Die Kassen bieten dafür entsprechende Formulare auf ihren Webseiten an.
Termine
Übermittlungstag bei Lexware Office | Fälligkeitstag | Zahltag |
18.12.2025 | 19.12.2025 | 23.12.2025 |
25.01.2026 | 26.01.2026 | 28.01.2026 |
22.02.2026 | 23.02.2026 | 25.02.2026 |
18.03.2026 | 25.03.2026 | 27.03.2026 |
23.04.2026 | 24.04.2026 | 28.04.2026 |
21.05.2026 | 22.05.2026 | 27.05.2026 |
23.06.2026 | 24.06.2026 | 26.06.2026 |
26.07.2026 | 27.07.2026 | 29.07.2026 |
24.08.2026 | 25.08.2026 | 27.08.2026 |
23.09.2026 | 24.09.2026 | 28.09.2026 |
25.10.2026 | 26.10.2026 | 28.10.2026 |
23.11.2026 | 24.11.2026 | 26.11.2026 |
21.12.2026 | 22.12.2026 | 28.12.2026 |
4. Wieso entstehen Differenzen in den Beitragsnachweisen?
In der Regel kommt es aus zwei Gründen zu Abweichungen:
Die Löhne & Gehälter unterscheiden sich zwischen dem Zeitpunkt der Beitragsschätzung und der Lohnabrechnung.
Nach der Beitragsschätzungen wurden Änderungen an den Mitarbeiterdaten vorgenommen (Eintritte, Austritte, Änderungen an der Beschäftigungsart, etc).
Wo kann ich die Verrechnung nachvollziehen?
Wie sich die gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge zusammensetzen, kannst du immer in den Dokumenten im Bericht „Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis“ nachvollziehen. Der Bericht steht nach dem Monatswechsel zur Verfügung.
Zusätzlich bieten wir das Dokument „Erläuterungen zum Beitragsnachweis“ an. Dort kannst du nachvollziehen, mit welchen Abrechnungswerten und Mitarbeiter:innen, bzw. Mitarbeiterdaten wir die Schätzung vorgenommen haben.
5. Auf welcher Basis wird die Schätzung vorgenommen?
Wenn im aktuellen Abrechnungsmonat Gehälter und gearbeitete Stunden vollständig sind, verwendet Lexware Office die erfassten Daten.
Bei unvollständigen Abrechnungsdaten kommt die sog. Vereinfachungsregelung zum Einsatz. Lexware Office ermittelt dann die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der Lohnabrechnung aus dem vorherigen Monat.
6. Muss ich etwas tun, um die entstandene Differenz auszugleichen?
Lexware Office Lohn & Gehalt erkennt Differenzen zwischen den geschätzten Beiträgen und den tatsächlich anfallenden Beiträgen aus der Abrechnung automatisch und rechnet entstandene Differenzen automatisch gegeneinander auf.
Die Differenzen werden in der Beitragsschätzung des Folgemonats automatisch an die Kasse gesendet.
Du als Arbeitgeber:in musst in diesem Fall keine zusätzliche Korrektur vornehmen oder dich um etwas kümmern. Lexware Office erledigt alles für dich.
7. Kann ich die versendeten Beitragsnachweise stornieren?
Die Differenzen, sollten welche entstanden sein, werden im Folgemonat automatisch verrechnet.
Es ist nicht notwendig, die Meldungen zu stornieren.
❗️WICHTIG: Eine manuelle Stornierung der Nachweise durch dich im SVMeldeportal oder bei der Krankenkasse führt dazu, dass die Folgeberechnungen in Lexware Office falsch sind.
8. Wie kann ich Abweichungen am besten vermeiden?
Je besser du die Beitragsschätzung vorbereitest und alles auf dem Laufenden hältst, desto seltener erlebst du Überraschungen auf dem Konto wenn die Kassen abbuchen.
Wir erklären dir, auf was du alles achten musst:
Wesentliche Änderungen zum Vormonat prüfen
Hast du neue Mitarbeiter:innen erfasst (mindestens vorerfasst)?
Ist jemand ausgeschieden (Austrittsdatum / -grund)
Sind die Abwesenheiten aktuell erfasst?
Weichen die Arbeitsstunden erheblich zum Vormonat ab?
Falls Kurzarbeit: Sind die Ausfallstunden erfasst (soweit schon bekannt)
Gibt es Lohn- / Gehaltsanpassungen? Oder stehen nicht regelmäßige Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld an?
Trag das, was du zum Schätztermin weißt, direkt ein. Mit dieser kleinen monatlichen Routine wirst du immer mehr gefühlt zum Lohnprofi. Versprochen! 😉
Hierauf brauchst du bei der Schätzung nicht zu achten
Detaillierte Stundenzahl für Lohnempfänger
Einmalzahlungen im Vormonat nimmt Lexware Office automatisch aus der Schätzung
nicht schätz-relevante, fehlende Mitarbeiterdaten wie z. B. Bankverbindung oder Unfallversicherungsdaten
Das reicht noch bei der eigentlichen Abrechnung.
Unsere Empfehlung: Die Abrechnung sollte immer nach dem Monatsletzten durchgeführt werden. Das verhindert Korrekturen.
Lies dazu auch den Artikel Wann ist der beste Zeitpunkt für die Abrechnung?
9. Beispiele aus der Praxis
SV-Beiträge sind etwas höher als erwartet
Mögliche Erklärungen:
Der:Die Mitarbeiter:in hat weniger gearbeitet als ursprünglich geschätzt wurde. Z.B. wurden Beiträge für 40h im Monat geschätzt. Tatsächlich gearbeitet hat der Mitarbeiter 30h. Die Differenz wird automatisch im Folgemonat berücksichtigt.
Im Vormonat wurden zu wenige Stunden geschätzt. Diese Restbeitragsschuld muss nun beglichen werden, da im Vormonat ein zu niedriger Beitrag gezahlt wurde. Dies kann auch durch Korrekturen ausgelöst werden.
Die SV-Beiträge sind sehr hoch
Eine mögliche Erklärung für diesen Fall ist, dass im Vormonat ein 0-Beitragsnachweis versendet wurde, da deine Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Im aktuellen Monat müssen nun die Beiträge für den Vormonat und für den aktuellen Monat gezahlt werden.
Die Krankenkasse hat einen 0,- € Beitragsnachweis erhalten
Ein 0,- € Beitragsnachweis wird versendet, wenn deine Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Die Beitragsschuld wird von Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch in den Folgemonat übertragen und bei der nächsten Schätzung berücksichtigt. Die Beiträge werden somit erst im Folgemonat fällig.
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