1. Einleitung
Schön, dass du zu Lexware Office wechselst und damit einen wichtigen Schritt zu mehr Freiraum für wichtigere Dinge in deinem Leben als Unternehmer:in gehst. Wir haben hier wichtige Hinweise gesammelt, die dir den Wechsel zu uns erleichtern sollen.
Dieser Artikel richtet sich an dich, wenn du mit deinem gesamten Unternehmen von deiner bisherigen Lohnabrechnungslösung zu Lexware Office wechselst – nicht, wenn du nur die Beschäftigungsart einzelner Mitarbeiter:innen ändern möchtest.
Dein Feedback ist wichtig. Falls dir wichtige Punkte im Artikel fehlen, klicke auf den traurigen Smiley ganz unten und teile deine Gedanken mit uns.
2. Wichtige Abschlussarbeiten vor dem Wechsel zu Lexware Office
Offene Abrechnungskorrekturen erledigen
Nach dem Wechsel zu Lexware Office sind über dein altes Programm oder über deinen Steuerberater keine Änderungen mehr an den alten Monaten möglich! Aus diesem Grund solltest du vor der letzten Lohnabrechnung prüfen, ob du alle Korrekturen erledigt hast.
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Wechsels musst du deine Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
Zuerst musst du für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) erstellen und verschicken. Das machst du entweder über das SV-Meldeportal selbst, dein Steuerberater erledigt das für dich oder deine alte Lohnabrechnungssoftware ermöglicht die Abmeldung, je nach dem wie du bis jetzt abgerechnet hast.
Nach der Übernahme deiner Mitarbeiter:innen musst du (theoretisch) jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen anmelden. Halt! Das übernimmt Lexware Office automatisch bei der ersten Lohnabrechnung, lehn dich ruhig zurück. 😉
Weitere wichtige Aufgaben
Erstelle und versende die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall kannst du auch hier auf das SV-Meldeportal zurückgreifen.
Speichere oder drucke die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden, oder fordere die Dokumente von deinem Steuerberater an. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu Lexware Office ausgeschieden sind.
Speichere oder drucke die Lohnjournale des laufenden Jahres oder fordere die Dokumente von deinem Steuerberater an. Für den Fall, dass du die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben musst, kann das später hilfreich sein.
Prüfe bitte, mit welchen Krankenkassen du besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen hast und verschaffe dir einen Überblick darüber.
Prüfe die Verträge mit deinem Softwarehersteller oder Steuerberater und kündige bitte rechtzeitig, damit du nicht mehr bezahlst als du musst. 👌
3. Vorbereitungsarbeiten in Lexware Office
Vor der ersten Lohnabrechnung musst du natürlich in erster Linie deine Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
Wenn du im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns startest, musst du ggf. Vortragswerte für deine Mitarbeiter:innen eingeben.
Anschließend kannst du die Umlagesätze deiner Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn du besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen hast.
Denke bitte auch an deine Berufsgenossenschaft und deine Unternehmensnummer und PIN dort.
4. Die erste Lohnabrechnung mit Lexware Office
Bei der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
Lexware Office erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfährst du, welche Meldungen Lexware Office noch verschickt)
wenn du auch unsere Buchhaltung im Einsatz hast, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragst du dich, wie und wann Beitragsnachweise mit Lexware Office abgegeben werden? Hier erfährst du mehr.
Stichwortsuche: Wechsel, Systemwechsel, erste Schritte, erste Lohnabrechnung, Vorträge, Vortragswerte, 13er Meldung, Anmeldung,