In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Du kannst zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.

❗️Achtung: Mitarbeiter:innen bar zu auszubezahlen, ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:

Tipp: Stelle alle Mitarbeiter:innen auf Überweisung um. 👍

Nachweisbarkeit ist das A und O für dich als Arbeitgeber:in, wenn du Mitarbeiter:innen bar bezahlst. Das bedeutet, dass du dir den Empfang der Lohnzahlung durch Mitarbeiter:in quittieren lassen musst:

Tipp: Nutze den Lohnschein und lass dir ein eigenes Exemplar unterschreiben.

Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch. 📖

Lexware Office Buchhaltung bietet ein Kassenbuch, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:

So oder so ähnlich sollte sich die Erfassung auch in anderen Kassenbüchern gestalten.

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Es gibt drei Möglichkeiten, um deine Mitarbeiter:innen in Form einer Überweisung zu bezahlen:

Welche Zahlungen anfallen, siehst du auf der Seite „Löhne und Gehälter bezahlen“. Diese findest du in Lexware Lohn & Gehalt rechts oben hinter dem Zahnrad.

Nach Abschluss der Lohnabrechnung kannst du die Löhne und Gehälter gleich aus Lexware Office Lohn & Gehalt heraus überweisen.

Gehe hierzu auf die Seite „Löhne und Gehälter bezahlen“. Diese findest du in Lexware Lohn & Gehalt rechts oben hinter dem Zahnrad. Im betreffenden Monat (für den du Löhne und Gehälter bezahlen möchtest) findest du rechts oben den Button „Jetzt überweisen“. Mit Klick werden die Überweisungen vorbereitet.

Anschließend gelangst du automatisch auf die Seite „Überweisungen“ im Bereich Finanzen. Auch wenn du ausschließlich Lexware Lohn & Gehalt nutzt, gelangst du auf die Seite „Überweisungen“.

Hier sind alle vorbereiteten Überweisungen an deine Mitarbeiter aufgelistet. Markiere durch Anhaken der Zeile, welche Überweisungen du jetzt tätigen möchtest und klicke rechts unten auf „Überweisungen übermitteln". Du kannst sowohl alle als auch einzelne Mitarbeiter zur Übermittlung der Überweisung auswählen. Alternativ kannst du die Überweisungen auch zeilenweise übermitteln, klicke dazu auf die 3 Punkte am Ende der Zeile und dann auf „Übermitteln".

Damit du deine Mitarbeiter aus Lexware Office heraus bezahlen kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

“Onlinebanking & Buchhaltung” und “Lohnabrechnung”.

ℹ️ Hinweis zur Sichtbarkeit der Lohnzahlungen in Lexware Office

Einzelüberweisungen, die aus der Überweisungsübersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt ausgelöst werden, sind später im Zuge des Bankabgleichs für alle Benutzer mit Zugriff auf das Online-Banking sichtbar. Wenn du das nicht wünschst, empfiehlt es sich eine Sammelüberweisung mit unserer SEPA-Überweisungsdatei durchzuführen. So werden alle Lohnzahlungen in einer Summe im Lexware Office Banking angezeigt.

Nach jeder Lohnabrechnung steht dir eine SEPA-Überweisungsdatei zur Verfügung. Du findest die Datei entweder in den Arbeitgeberdokumenten oder in der Überweisungsübersicht (<Zahnrad / Löhne & Gehälter überweisen> in der schwarzen Menüleiste oben).

Tipp: Nutze den Download der SEPA-Datei in der Überweisungsübersicht, um bei Bedarf alle offenen Überweisungen als „erledigt“ zu markieren.

Mit der SEPA-Datei kannst du die Zahlungen über das Online-Banking deiner Bank veranlassen (über unseren Account ist das nicht möglich). Damit sind alle Mitarbeiter:innen schnell und komfortabel in einem Rutsch bezahlt und du hast mehr Zeit für andere, wichtigere Dinge.

Hinweis: Die Online-Banking-Apps der Banken haben unterschiedliche Bezeichnungen für die Zahlung mit SEPA-Dateien (Datenträgeraustausch, ZV-Datei-Upload, Datenimport, Zahlungsverkehrsaufträge, …). Möglicherweise musst du die Möglichkeit, SEPA-Überweisungsdateien ausführen zu können, erst bei deiner Bank freischalten lassen.

Diese Variante ist für alle Arbeitgeber:innen interessant, die entweder sehr wenige Lohnzahlungen pro Monat haben oder bei denen sich die zu zahlenden Entgelte kaum, bzw. nicht ändern.

Für diesen Fall bietet Lexware Office Lohn & Gehalt auf der Seite Dokumente für Arbeitgeber:innen eine Zahlungsliste. Dort werden alle Lohnzahlungen, die überwiesen werden müssen, mitsamt der zugehörigen Bankverbindung aufgelistet.

Es kann vorkommen, dass du Mitarbeiter:innen bereits vor dem Abschluss der monatlichen Abrechnung einen Betrag auszahlen möchtest.

Beispiel: Es ist Mitte März. Ein:e Mitarbeiter:in benötigt einen Vorschuss von 200 Euro, um eine dringend notwendige Auto-Reparatur durchführen lassen zu können. Die Lohnabrechnung erledigst du immer am Ende des Monats. Den Vorschuss zahlst du dem Mitarbeiter bereits am 15.03. aus.

So geht’s:

✅ Der Vorschuss wird bei der Abrechnung automatisch vom zu zahlenden Lohn / Gehalt abgezogen. Das erkennst du am negativen Vorzeichen der Lohnart.

Wie verbuchst du den Vorschuss?

Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden und sind an das Konto Nettogehälter manuell zu buchen.

Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet. Diese werden automatisch durch die Lohnabrechnung verbucht. Vorausgesetzt, du hast das Entgelt in der Abrechnung eingetragen.