Du möchtest eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in bar bezahlen statt per Überweisung? Das ist möglich – in Deutschland gibt es keine gesetzliche Vorgabe zum Auszahlungsweg. Du solltest dabei aber einige Punkte beachten.
Eine Barzahlung ist möglich, aus mehreren Gründen aber ungünstig:
Es entsteht ein erhöhter Dokumentationsaufwand.
Durch die nötige Regelung des Auszahlungsorts kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
In bestimmten Fällen kann es schwierig werden, zum Beispiel bei Mitarbeitenden mit einer Kontopfändung.
Empfehlung: Stell deine Mitarbeiter:innen nach Möglichkeit auf Überweisung um.
Barzahlung im Mitarbeiterprofil einstellen
Die Barzahlung stellst du direkt im Mitarbeiterprofil ein. So legst du fest, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Lohn in bar erhält statt per Überweisung:
Öffne das Mitarbeiterprofil der betroffenen Person.
Gehe zum Feld Vergütung.
Wähle unter Lohnzahlung per die Option Bar aus.
Ab der nächsten Abrechnung ist für diese Person die Barzahlung hinterlegt.
Im Mitarbeiterprofil ist im Feld Vergütung das Auswahlfeld „Lohnzahlung per" geöffnet und die Option „Bar" ausgewählt.
Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren
Barzahlungen an Mitarbeiter:innen musst du als Arbeitgeber nachweisen können – Nachweisbarkeit ist hier das A und O. Lass dir den Empfang der Lohnzahlung deshalb von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter quittieren. Die Quittung sollte enthalten:
Zahlungszweck
Zahlungssumme mit Währung
Ort und Datum der Zahlung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
gegebenenfalls Firmenstempel
Tipp: Nutze den Lohnschein (die Lohnabrechnung, die du der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter aushändigst) und lass dir ein eigenes Exemplar unterschreiben.
Barzahlung in der Buchhaltung erfassen
Die Barzahlung erfasst du in deiner Buchhaltung, damit die Buchführung stimmt. Dafür eignet sich ein Kassenbuch. In Lexware Office Buchhaltung erfasst du die Lohnzahlung so:
Klicke in der Menüleiste auf Finanzen / Kasse.
Erfasse Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jede betroffene Mitarbeiterin und jeden betroffenen Mitarbeiter. Verwende als Kategorie Nettogehälter.
Speichere den Eintrag.
Das Kassenbuch in Lexware Office zeigt einen Beispieleintrag für eine Lohnzahlung mit Datum, Betrag, Zahlungszweck und der Kategorie „Nettogehälter".
In anderen Kassenbüchern erfolgt die Erfassung ähnlich.