Sie möchten eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in bar bezahlen statt per Überweisung? Das ist möglich – in Deutschland gibt es keine gesetzliche Vorgabe zum Auszahlungsweg. Sie sollten dabei aber einige Punkte beachten.
Eine Barzahlung ist möglich, aus mehreren Gründen aber ungünstig:
Es entsteht ein erhöhter Dokumentationsaufwand.
Durch die nötige Regelung des Auszahlungsorts kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
In bestimmten Fällen kann es schwierig werden, zum Beispiel bei Mitarbeitenden mit einer Kontopfändung.
Empfehlung: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter:innen nach Möglichkeit auf Überweisung um.
Barzahlung im Mitarbeiterprofil einstellen
Die Barzahlung stellen Sie direkt im Mitarbeiterprofil ein. So legen Sie fest, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Lohn in bar erhält statt per Überweisung:
Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil der betroffenen Person.
Gehen Sie zum Feld Vergütung.
Wählen Sie unter Lohnzahlung per die Option Bar aus.
Ab der nächsten Abrechnung ist für diese Person die Barzahlung hinterlegt.
Im Mitarbeiterprofil ist im Feld Vergütung das Auswahlfeld „Lohnzahlung per" geöffnet und die Option „Bar" ausgewählt.
Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren
Barzahlungen an Mitarbeiter:innen müssen Sie als Arbeitgeber nachweisen können – Nachweisbarkeit ist hier das A und O. Lassen Sie sich den Empfang der Lohnzahlung deshalb von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter quittieren. Die Quittung sollte enthalten:
Zahlungszweck
Zahlungssumme mit Währung
Ort und Datum der Zahlung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
gegebenenfalls Firmenstempel
Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein (die Lohnabrechnung, die Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter aushändigen) und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.
Barzahlung in der Buchhaltung erfassen
Die Barzahlung erfassen Sie in Ihrer Buchhaltung, damit die Buchführung stimmt. Dafür eignet sich ein Kassenbuch. In Lexware Office Buchhaltung erfassen Sie die Lohnzahlung so:
Klicken Sie in der Menüleiste auf Finanzen / Kasse.
Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jede betroffene Mitarbeiterin und jeden betroffenen Mitarbeiter. Verwenden Sie als Kategorie Nettogehälter.
Speichern Sie den Eintrag.
Das Kassenbuch in Lexware Office zeigt einen Beispieleintrag für eine Lohnzahlung mit Datum, Betrag, Zahlungszweck und der Kategorie „Nettogehälter".
In anderen Kassenbüchern erfolgt die Erfassung ähnlich.