Das Kassenbuch in Lexware Office

Du möchtest deine Bargeldbewegungen rechtssicher dokumentieren? Mit dem Kassenbuch in Lexware Office erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben revisionssicher und nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dein Kassenbuch eröffnest, Bargeldbewegungen erfasst, Fehler korrigierst und mit Filtern den Überblick über deine Belege behältst.

Bevor du mit der Einrichtung beginnst, prüfe kurz, ob folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

So eröffnest du dein Kassenbuch in wenigen Schritten. Anschließend kannst du Bargeldbewegungen direkt erfassen.

1. Kassenbuch öffnen: Navigiere zu Finanzen und wähle den Unterpunkt Kassenbuch.

2. Eröffnung starten: Klicke auf den grünen Button JETZT KASSENBUCH ERÖFFNEN.

3. Anfangsbestand eintragen: Gib im folgenden Fenster Anfangsbestand erfassen das Datum und deinen Anfangsbestand ein. Bestätige mit KASSENBUCH ANLEGEN.

Nach dem Anlegen deines Kassenbuchs öffnet sich die Kassenansicht. Hier dokumentierst du alle Bargeldbewegungen zentral und behältst deinen Kassenbestand jederzeit im Blick. Schon jetzt zeigt sie dir einen ersten Eintrag: deinen Anfangsbestand. Er erscheint automatisch als eigene Buchung mit der Belegnummer KB-1 und dem Datum der Eröffnung. Oben links siehst du denselben Betrag als deinen aktuellen Bestand. Rechts oben findest du den Button BUCHUNG ERFASSEN und das Druckmenü (drei Punkte ⁝). Darunter liegen die Felder für Suche und Zeitraumfilter sowie rechts die Schaltfläche FILTER.

Möchtest du eine Einnahme oder Ausgabe im Kassenbuch erfassen? Im Fenster Buchung erfassen hast du zwei Möglichkeiten — je nachdem, ob dir ein Beleg vorliegt oder nicht:

Buchungsdialog öffnen: Klicke oben rechts auf den Button BUCHUNG ERFASSEN.
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Es öffnet sich das Fenster Buchung erfassen mit den zwei Reitern MIT BELEG und MIT KATEGORIEN.

Wähle diese Option, wenn dir für die Einnahme oder Ausgabe ein Beleg vorliegt (z. B. eine Quittung oder eine Bar-Rechnung). Du kannst entweder einen bereits erfassten Beleg verknüpfen oder einen neuen Beleg direkt anlegen.
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1. Reiter wählen: Wähle im Fenster Buchung erfassen den Reiter MIT BELEG.
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​2. Einnahme oder Ausgabe wählen: Lege fest, ob du eine Einnahme oder Ausgabe erfassen möchtest.
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​3. Beleg auswählen oder neu erfassen: Passend zu deiner Auswahl erscheinen alle offenen Belege in der Liste. Du hast zwei Möglichkeiten:

4. Abschluss: Der Abschluss hängt vom gewählten Weg ab:

Wähle diese Option, wenn dir für die Einnahme oder Ausgabe kein Beleg vorliegt — zum Beispiel bei einer Privateinlage aus deinem eigenen Portemonnaie.
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1. Reiter wählen: Wähle im Fenster Buchung erfassen den Reiter MIT KATEGORIEN.
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2. Art und Datum festlegen: Wähle aus, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, und trage das Buchungsdatum ein.
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3. Kategorie wählen: Um die passende Kategorie zu finden, hast du zwei Möglichkeiten:

4. Betrag eingeben: Gib den exakten Betrag ein. Je nach Kategorie kannst du die zugehörige Steuer anpassen.
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5. Notiz hinterlegen: Trage im Feld Notiz eine kurze, eindeutige Beschreibung für deine eigenen Unterlagen ein.
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6. Abschluss: Achte beim Speichern auf die Beschriftung des Buttons unten rechts. Diese passt sich dynamisch an deine Auswahl an:

Du kannst einen Beleg auch direkt aus dem Beleg-Bereich heraus mit der Kasse verknüpfen — praktisch, wenn du ohnehin gerade Belege bearbeitest. Hier hast du zwei einfache Möglichkeiten:

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in unserem separaten Artikel: Kasse: Wie erfasse ich die Barzahlung von Belegen?
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Wenn du einen Betrag auf verschiedene Kategorien aufteilen möchtest (z. B. bei unterschiedlichen Steuersätzen), nutze einfach die Funktion + BETRAG AUFTEILEN.

2. Es öffnet sich das Fenster Einnahme aufteilen bzw. Ausgabe aufteilen (je nach gewählter Art). Wähle für die erste Position eine Kategorie — Steuersatz und Betrag trägst du direkt darunter ein. Über + POSITION HINZUFÜGEN ergänzt du weitere Positionen.

3. Gesamtsumme im Blick: Die Gesamtsumme des Belegs oben im Fenster ist nicht direkt editierbar — Lexware Office berechnet sie automatisch aus der Summe deiner Positionen. Zusätzlich zeigt dir das System die enthaltene Steuer an.
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4. Aufteilung bestätigen: Hast du alle Positionen erfasst, klicke auf AUFTEILUNG ÜBERNEHMEN.
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5. Zusammenfassung: Das Fenster zeigt dir nun die gesamte Aufteilung im Überblick — mit Gesamtsteuer und Gesamtbetrag. Über den Link ✏️ AUFTEILUNG BEARBEITEN kannst du die Positionen bei Bedarf noch einmal anpassen. Darunter hinterlegst du bei Bedarf eine abschließende Notiz.
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6. Abschluss: Klicke auf EINNAHME ERFASSEN / AUSGABE ERFASSEN. Die grüne Erfolgsmeldung bestätigt den Vorgang.

Darstellung in der Kassenbuchliste: Um die Liste übersichtlich zu halten, wird der Kassenbucheintrag zunächst einzeilig dargestellt. In der Spalte Beleg / Kategorie steht der Hinweis „Mehrere Kategorien/Steuersätze“. Klicke einfach auf den Pfeil (v) daneben, um die Buchung aufzuklappen. Jetzt werden dir alle einzelnen Split-Positionen detailliert angezeigt. Ein erneuter Klick klappt die Ansicht wieder zu.

Sobald du die Erfassung bestätigt hast, wird der Kassenbucheintrag in die Kassenbuchliste aufgenommen. Zur Kontrolle zeigt dir Lexware Office alle Details in der Übersicht an.

Dabei gilt eine wichtige Logik:

Aktueller Bestand: Der oben links angezeigte Betrag ist dein aktueller Kassenbestand in Echtzeit. Er berücksichtigt alle bisher erfassten Einnahmen und Ausgaben und zeigt dir sofort an, wie viel Bargeld sich aktuell in deiner Kasse befinden sollte.

Eine der wichtigsten Regeln der ordnungsgemäßen Kassenführung lautet: Eine Kasse kann niemals weniger als Null Euro enthalten. Da Lexware Office dich bei einer rechtskonformen Buchführung unterstützt, verhindert das System Buchungen, die rechnerisch zu einem Minus-Bestand führen würden.

Sollte eine geplante Ausgabe dein aktuelles Kassen-Guthaben übersteigen, erhältst du je nach Buchungsweg eine der folgenden Fehlermeldungen:

Wenn diese Meldung erscheint, ist dein Kassenbestand noch nicht ausgeglichen. Erst wenn du das behebst, lässt sich die Buchung speichern. Prüfe folgende Schritte:

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch muss revisionssicher sein. Das bedeutet: Einmal erfasste Kassenbucheinträge dürfen nicht einfach spurlos gelöscht werden. Ein Storno macht eine Buchung rückgängig, ohne sie zu löschen: Die ursprüngliche Buchung bleibt sichtbar und wird durch einen neuen, korrigierten Eintrag ergänzt. Lexware Office bietet dir dafür zwei Wege — die je nach Kassenbucheintrag verschieden verfügbar sind:

Klicke am Ende der Buchungszeile auf die drei Punkte (⁝), um die verfügbaren Optionen zu sehen.
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Ohne Beleg: Du kannst den Kassenbucheintrag direkt ändern oder stornieren.
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Mit Beleg: Du kannst den Kassenbucheintrag nur stornieren. Belegdaten selbst korrigierst du über die Belegerfassung.
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Bei Kassenbucheinträgen ohne Beleg kannst du Betrag, Datum, Kategorie oder Notiz direkt bearbeiten. Da der ursprüngliche Eintrag revisionssicher unveränderlich ist, wird er im Hintergrund automatisch storniert und ein neuer Eintrag mit den korrigierten Daten erstellt.

1. Änderungs-Modus öffnen: Klicke am Ende der Buchungszeile auf die drei Punkte (⁝) und wähle Ändern.
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2. Daten anpassen: Es öffnet sich das Fenster Eintrag Bearbeiten. Du kannst alle Werte korrigieren:

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3. Änderung bestätigen: Klicke unten rechts auf BUCHUNG BEARBEITEN. Es öffnet sich das Fenster Kassenbucheintrag ändern mit dem Hinweis, dass der ursprüngliche Eintrag storniert und als neuer Eintrag erfasst wird.
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4. Grund der Änderung angeben: Trage im Feld Stornierungsgrund kurz ein, warum die Änderung erfolgt (z. B. „Datum korrigiert“ oder „Betrag angepasst“).

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5. Finalisieren: Klicke auf den roten Button ÄNDERN. Eine grüne Erfolgsmeldung bestätigt den Vorgang.
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6. Ergebnis in der Kassenbuchliste: Der ursprüngliche Kassenbucheintrag erscheint als Storno (rot markiert, ausgegraut) samt deinem angegebenen Grund. Zusätzlich entsteht ein neuer Kassenbucheintrag mit den korrigierten Daten und einer eigenen, neuen Belegnummer (z. B. wird aus KB-3 → KB-5). Der neue Eintrag steht deshalb nicht zwingend direkt neben dem Storno. Hast du zwischenzeitlich weitere Buchungen erfasst oder das Datum bei der Korrektur geändert, kann er an anderer Stelle in der Liste erscheinen.

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Das Stornieren funktioniert für Einträge mit und ohne Beleg gleich. Nutze es in diesen Fällen:

1. Stornierungs-Modus öffnen: Klicke am Ende der Buchungszeile auf die drei Punkte (⁝) und wähle Stornieren.
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2. Grund angeben: Im Fenster Kassenbucheintrag stornieren gibst du einen kurzen Grund für die Aufhebung an (z. B. „Doppelte Buchung" oder „Falscher Betrag").
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3. Bestätigen: Klicke auf den roten Button STORNIEREN. Der Betrag wird sofort mit deinem Kassenbestand verrechnet. Eine grüne Erfolgsmeldung bestätigt den Vorgang.
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Listenansicht nach Stornierung: Die stornierte Buchung wird zur besseren Unterscheidung ausgegraut und mit einem roten Storno-Label sowie deinem angegebenen Grund gekennzeichnet.

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Möchtest du bei einem Kassenbucheintrag mit Beleg die Belegdaten (Betrag, Belegdatum, Kategorie usw.) korrigieren, ist eine direkte Änderung nicht möglich. Der Weg führt über den Beleg selbst:

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Damit dein Kassenbuch übersichtlich bleibt, werden stornierte Buchungen standardmäßig ausgeblendet. Über den Schieberegler Stornos anzeigen unter dem Filter oben rechts machst du diese jederzeit wieder sichtbar. Stornierte Zeilen werden ausgegraut dargestellt.
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Je mehr Buchungen du erfasst, desto wichtiger wird eine gute Übersicht. Lexware Office bietet dir dafür drei Werkzeuge direkt oberhalb der Buchungsliste: eine Suche, einen Zeitraumfilter und erweiterte Filter.

Nutze das Suchfeld auf der linken Seite, um gezielt nach Kassenbucheinträgen zu suchen. Das System durchsucht den Status und die Notizen sowie den Betrag, bereits während du tippst.

Mit dem Zeitraumfilter bestimmst du genau, welche Buchungen angezeigt werden sollen:

Über die Schaltfläche FILTER auf der rechten Seite kannst du die Ansicht noch präziser einschränken:

Ob für deine eigenen Unterlagen oder die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung – du kannst für deine Kassenbewegungen jederzeit ein PDF-Dokument erstellen.

So erstellst du den Ausdruck des Kassenbuchs:

1. Nutze den Zeitraumfilter, um z. B. den gewünschten Monat oder das Quartal auszuwählen.

2. Die Druckfunktion berücksichtigt deine aktiven Filter für Beträge (Einnahmen/Ausgaben) und Zuordnungen.

3. Klicke oben rechts auf die drei Punkte (⁝) und wähle Buchungen drucken.

Die PDF-Vorschau enthält folgende Informationen:

Damit dein Kassenbuch jederzeit revisionssicher und übersichtlich bleibt, haben sich diese Arbeitsgewohnheiten bewährt:
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💡 Kasse täglich führen: Erfasse Bargeldbewegungen möglichst am selben Tag, an dem sie passieren. So vermeidest du Lücken, hast eine korrekte Chronologie und ersparst dir mühsames Nachbuchen am Monatsende.
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📸 Belege sofort digitalisieren: Fotografiere oder scanne Belege direkt beim Erhalt und lade sie in Lexware Office hoch. Verknüpfe sie idealerweise gleich mit dem Kassenbucheintrag über den Reiter MIT BELEG oder den Button + BELEG.
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🔍 Regelmäßiger Kassensturz: Prüfe wöchentlich (spätestens monatlich), ob dein digitaler Kassenbestand oben links mit dem tatsächlichen Bargeld in deiner Kasse übereinstimmt. Abweichungen findest du so früh und kannst sie leichter aufklären.
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💶 Anfangsbestand präzise ermitteln: Zähle vor der ersten Eröffnung des Kassenbuchs dein Bargeld genau nach — auf den Cent. Ein falscher Anfangsbestand zieht sich durch alle folgenden Berechnungen und kann nur mit einer Privateinlage nachträglich korrigiert werden.
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🧾 Privatentnahmen und -einlagen sauber trennen: Wenn du privat Geld aus der Kasse nimmst oder einzahlst, erfasse das immer als eigenen Kassenbucheintrag mit der Kategorie Privatentnahmen bzw. Privateinlagen. So bleibt dein digitaler Bestand mit dem physischen Bargeld synchron.

📅 Monatlicher Kassenbericht drucken: Nutze jeden Monat den PDF-Export über die drei Punkte (⁝) → Buchungen drucken und lege den Ausdruck bei deinen Unterlagen ab. So hast du auch bei einer Betriebsprüfung deine Historie griffbereit.

⚠️ Fehler zeitnah korrigieren: Fällt dir ein Fehler auf, korrigiere ihn möglichst zeitnah über die Ändern- oder Stornieren-Funktion. Je länger du wartest, desto schwieriger wird es, den Zusammenhang mit den zugehörigen Belegen und Zahlungen nachzuvollziehen.

Im neuen Kassenbuch findest du zentral oben rechts, direkt neben dem Button BUCHUNG ERFASSEN, einen FEEDBACK-Button.

Nutze diesen gerne, um deine Eindrücke, Wünsche oder Tipps mit uns zu teilen.

So teilst du deine Erfahrung:

1. Klicke auf den Feedback-Button, um eine Sternebewertung von 1 bis 5 abzugeben.

2. Im nächsten Schritt öffnet sich das Feld: „Hast du Wünsche, Ideen oder Tipps rund um das Kassenbuch?“ Hier kannst du uns deine konstruktiven Vorschläge hinterlassen und den Vorgang über Weiter abschließen.