Lexware Office unterstützt dich dabei dank effektiver Workflows und mit automatischen Prozessen. Überlasse uns die komplizierte buchhalterische Denkarbeit und somit die lästige Frage nach dem Soll und Haben. Diese Felder stehen dir in der Belegerfassung zur Verfügung:

Handelt es sich um eine betriebliche Ausgabe oder Einnahme? Oder hast du beispielsweise eine Gutschrift von deinem Lieferanten erhalten? Wähle hier den entsprechenden Beleg-Typ:

Klicke dazu auf das Feld Belegtyp und wähle aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Belegtyp.

In der Regel wird mit dem Beleg-Upload automatisch der entsprechende Kunde oder Lieferant als Kontakt ausgewählt bzw. zur Neuanlage vorgeschlagen.

Am Symbol neben dem Kontaktnamen im Feld Kunde bzw. Lieferant erkennst du, ob es sich um einen fest angelegten Kontakt oder einen Einmalkontakt handelt:

Angelegter Kontakt (Avatar-Symbol mit Häkchen):

Einmalkontakt (Avatar-Symbol durchgestrichen):

Du hast Kontakte, die keine Stammlieferanten oder Stammkunden sind?

Du bekommst nur einmalig oder ganz selten etwas bei einem Lieferanten?
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👉 Dann trage einfach den Kontaktnamen ein. ​
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Wenn du den Kontakt nicht speichern möchtest, musst du nichts weiter tun, erfasse einfach die benötigten Beleginformationen. Mit Klick auf Speichern wird der jeweilige Kontaktname als Alias direkt beim Beleg gespeichert.
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Es erfolgt keine Kontaktanlage – die Buchung im Hintergrund wird automatisch auf den Sammelkunden bzw. Sammellieferanten vorgenommen. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass du bei der Belegerfassung nicht extra den Sammelkunden bzw. Lieferanten auswählen musst und zudem bei der späteren Suche eines derartigen Belegs jetzt auch nach dem Namen suchen kannst.
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Weitere Informationen findest du im Artikel Arbeiten mit Kontakten.
Arbeitest du wiederkehrend mit denselben Lieferant:innen oder Kund:innen zusammen, bietet es sich an, diese Kontakte im System zu speichern.
Mit den intelligenten Kontaktvorschlägen unterstützt dich Lexware Office, effizient Belege zu erfassen.
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Beim Erfassen eines Belegs werden die Kontaktdaten der Kund:innen oder Lieferant:innen auf dem Beleg überprüft und mit den in Lexware Office gespeicherten Kontakten verglichen. Du erhältst einen Kontaktvorschlag mit dem Top-Ergebnis. Weitere Auswahlmöglichkeiten findest du in der Vorschlagsliste in drei Kategorien:
👉 Einmalkontakt

👉 zuletzt verwendete Kontakte

👉 gespeicherte Kontakte
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Durch konsistentes Buchen von hochgeladenen Belegen auf die dazugehörigen gespeicherten Kontakte lernt das System und schlägt zukünftig automatisch die passenden Kontakte vor.

Alternativ kannst du weiterhin die Freitexteingabe nutzen, um gezielt nach Kontakten zu suchen.
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Dabei gilt:

Das ist in der Regel die Rechnungsnummer auf dem Beleg.
Wenn dein Beleg keine Belegnummer aufweist (z. B. bei einem Mietvertrag), vergib eine nachvollziehbare Belegnummer.

Dies ist das Datum bzw. der Tag, an dem der Beleg ausgestellt wurde.

Die Beschreibung kannst du nutzen, um Vorgänge nachvollziehbar darzustellen. Sie ist dann Teil des Buchungstextes. Insbesondere bei beleglosen Buchungen in der Belegerfassung oder der direkten Kategorisierung in der Bank sind diese Buchungstexte sinnvoll.

Klicke dazu in das Feld Zahlart und wähle aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Zahlart aus.
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Folgende Arten stehen dir zur Verfügung:

Betrag wurde noch nicht bezahlt: Der Beleg ist offen und kann über den Menüpunkt Finanzen > Umsätze > Reiter „Umsätze zuordnen" dem Umsatz zugeordnet werden.

​Betrag wurde bereits privat bezahlt: Für diese Zahlart gibt es unterschiedliche Geschäftsvorfälle. Hast du beispielsweise kein Online-Bankkonto mit Lexware Office verbunden? Oder vielleicht einen Ausgabenbeleg aus deinem privaten Geldbeutel bezahlt? Hat dir ein Kunde die Rechnung bar bezahlt – und du hast das Geld direkt für private Zwecke aus deinem Unternehmen entnommen?

Wie sich die Erfassung einer Zahlung mit Verwendung der Zahlart "Privat" in deiner Buchhaltung auswirkt, erfährst du in unserem Wissensartikel:

Buchhalterische Auswirkung der Zahlart "Privat" 📖

​Betrag wird abgebucht: Der Betrag wird von deinem Lieferanten von deinem Bankkonto abgebucht. Der Beleg wird nicht automatisch mit einer Zahlung verknüpft. Dies ist lediglich eine Art Statusanzeige für dich, um zu vermeiden, dass du diesen Beleg versehentlich bezahlst, obwohl der Rechnungsbetrag automatisch von deinem Konto abgebucht wird.
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Betrag wurde bereits per Kasse bezahlt: Du nutzt die Kassen-Funktion und hast einen Beleg bar bezahlt.
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Hier haben wir die Belegstatus bei allen unterschiedlichen Belegtypen einfach erklärt:
​Die verschiedenen Belegstatus in der Belegerfassung einfach erklärt 📖

Erfasse hier das Fälligkeitsdatum für den Zahlungsaus- oder Eingang. Andernfalls übernimmt Lexware Office als Fälligkeitsdatum das Belegdatum.

Welche Kategorie oder welches Konto? Kompliziert war gestern. Nutze die Stichwortsuche – die passende Kategorie findet Lexware Office für dich.
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Und so geht's – du möchtest einen Tankbeleg erfassen? Gib einfach den Namen der Tankstelle ein, z. B. Aral, oder die Kraftstoffart, z. B. Benzin:
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Oder du weißt die Kontonummer auswendig, z. B. 4530 oder 6530? In allen Fällen findet Lexware Office die entsprechende Kategorie:

Klicke dazu in das Feld Art der Ausgabe und gib entweder eine Kategorie oder die Kontonummer ein, du kannst aus dem Dropdown-Menü den entsprechenden Vorschlag übernehmen.
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Oder nutze unsere erweiterte Suche & Hilfe.

Die Umsatzsteuersätze im Feld Steuer (7 %, 19 % und Keine) werden durch die Art der Ausgabe oder Einnahme vorbelegt. Selbstverständlich kannst du den entsprechenden Steuersatz auch selbst wählen. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet. Klicke dazu auf das Feld Steuer und wähle den gewünschten Steuersatz aus dem Dropdown-Menü aus.

Du hast einen Steuersatz gewählt – der Steuerbetrag wird nicht angezeigt? Dann handelt es sich sicher um die Besonderheiten der Ausgabenkategorien für das Reverse Charge Verfahren: Innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b (auch nicht-EU, also Drittland).

Hier wird der Steuersatz von 7 bzw. 19 % vorbelegt, der Steuerbetrag aber nicht berechnet. Die Umsatzsteuerbeträge kommen trotzdem beim Finanzamt an. Lexware Office kümmert sich um den Rest, sodass die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch der Zusammenfassenden Meldung – wie vom Gesetzgeber gewünscht – übereinstimmen.

Du kannst direkt in der Belegerfassung nachträglich Seiten hinzufügen, diese umsortieren, drehen oder löschen.

Um die Bearbeitung zu starten, klicken Sie in der Belegerfassung auf der linken Seite auf das Stiftsymbol. Um die Bearbeitung der Belegseiten zu beenden klicken Sie erneut auf das nun durchgestrichene Stiftsymbol.

Du möchtest einen Beleg bearbeiten, musst aber vielleicht noch die richtige Kategorie klären?

Oder du füllst im Beleg alle Infos, außer der finalen Buchungskategorie, aus und gibst den Beleg zur weiteren Bearbeitung an deine Buchhaltung? Dann kannst du Belege auch zwischenspeichern.
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Klicke dazu in der Belegerfassungsmaske am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche Zwischenspeichern:
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Speichere den Beleg einfach, sofern noch nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Der Beleg bleibt im Status „zu prüfen" und kann von dort aus jederzeit weiterverarbeitet werden.