Arbeiten mit Kontakten: Speichern oder Einmalkontakt

Speichern oder als Einmalkontakt nutzen?

In der Belegerfassung von Lexware Office stehst du oft vor der Entscheidung: Soll ich den Kontakt dauerhaft anlegen oder als Einmalkontakt behandeln?

Hier erfährst du, wie du beide Methoden anwendest, woran du sie optisch unterscheidest und warum wir dir empfehlen, deine Geschäftspartner:innen zu speichern, um deine Buchhaltung effizienter zu gestalten.

So unterscheidest du gespeicherte Kontakte von Einmalkontakten

Um in der Benutzeroberfläche sofort zu erkennen, ob es sich um einen festen Stammdaten-Kontakt oder einen einmaligen Vorgang handelt, achte auf das Avatar-Symbol neben dem Namen.

Gespeicherter Kontakt: Das Avatar-Symbol zeigt einen Haken. Das signalisiert, dass der Kontakt fest in deinen Stammdaten hinterlegt ist.
Einmalkontakt: Das Avatar-Symbol ist durchgestrichen. Das zeigt an, dass keine dauerhafte Verknüpfung zu deinen Stammdaten besteht.

Erklärvideo: Arbeiten mit Kontakten in der Belegerfassung

Starte unser kompaktes Erklärvideo für einen schnellen Überblick zum Thema „Kontakte in der Belegerfassung".

Den Kontakt dauerhaft im System speichern (empfohlen)

Möchtest du diesen Geschäftspartner für zukünftige Vorgänge im System hinterlegen, um Zeit bei kommenden Rechnungen zu sparen? Das ist der Standardweg für wiederkehrende Beziehungen.

So erkennst du einen gespeicherten Kontakt: Achte auf das Avatar-Symbol neben dem Namen. Bei einem gespeicherten Kontakt zeigt das Symbol einen Haken.

[Screenshot: Feld „Lieferant" mit ausgewähltem Kontakt „Musterlieferant" und Haken-Symbol im Eingabefeld]

So gehst du vor:

Erfasse den Beleg.
Klicke auf das Feld „Diesen Lieferanten speichern" bzw. „Diesen Kunden speichern".

Das ist das Ergebnis:

Der Kontakt wird fest in deinen Stammdaten angelegt.
Lexware Office vergibt im Hintergrund automatisch ein eigenes Debitoren- oder Kreditorenkonto für deine Buchhaltung.
Beim nächsten Mal wird der Kontakt automatisch vorgeschlagen.

Nutzung als Einmalkontakt (ohne Speicherung in deinen Kontakten)

Handelt es sich um eine absolut einmalige Geschäftsbeziehung, wie beispielsweise einen einmaligen Einkauf bei einem unbekannten Dienstleister oder einer Tankstelle? In diesem Fall musst du deine Datenbank nicht unnötig füllen.

So erkennst du einen Einmalkontakt: Das Avatar-Symbol neben dem Namen ist durchgestrichen.

[Screenshot: Feld „Lieferant" mit Eingabe „Musterlieferant" und Vorschlag „als Einmallieferant übernehmen", Symbol durchgestrichen]

So gehst du vor:

Erfasse die Belegdaten.
Klicke direkt auf „Speichern", ohne vorher die Option zum Anlegen des Kontakts zu wählen.

Das ist das Ergebnis:

Der Name wird lediglich als „Alias" (Zusatzinformation) direkt am Beleg gespeichert.
Es erfolgt keine Anlage in deiner Kontaktverwaltung.
Buchhalterisch ordnet Lexware Office diesen Vorgang automatisch dem allgemeinen Sammelkunden bzw. Sammellieferanten zu.

👉 Es kann im System nur jeweils einen als Sammelkunden und einen als Sammellieferanten definierten Kontakt geben.

Deine Vorteile durch gespeicherte Kontakte

Warum lohnt es sich, Kontakte fest anzulegen? Mit gespeicherten Kontakten genießt du maximale Effizienz, Transparenz und Komfort in deiner täglichen Arbeit:

Schneller Zugriff: Alle relevanten Informationen (Adressen, Steuernummern) sind dauerhaft gespeichert und stehen bei neuen Belegen sofort zur Verfügung.
Automatisierte Prozesse: Wiederkehrende Zahlungen, die automatische Prüfung auf Beleg-Duplikate und eine konsistente Verbuchung funktionieren nur mit sauberen Stammdaten reibungslos.
Aktive Gefahrenabwehr: Die Arbeit mit validierten, gespeicherten Kontakten schützt dich besser vor Betrugsversuchen, da Abweichungen (z. B. geänderte IBANs auf Rechnungen) schneller auffallen.
Perfekte Übersicht: Du behältst eine klare Zuordnung von offenen Posten und Zahlungsverläufen.
Langfristige Transparenz: Auch nach Jahren behältst du den vollen Überblick über die Historie mit deinen Kund:innen und Lieferant:innen.

Automatische Erkennung des Kontaktnamens nutzen

Dank der intelligenten Belegerfassung musst du Namen selten tippen. Lexware Office liest die Daten aus deinen Dokumenten automatisch aus.

So funktioniert die Automatisierung für dich:

Der Name des Kontakts (z. B. der Lieferantenname) wird direkt im Formular vorbelegt.
Du kannst diesen Vorschlag jederzeit manuell anpassen oder korrigieren.
Nutze bei Bedarf die manuelle Texterkennung, um Informationen direkt per Klick aus dem Beleg in das Erfassungsfeld zu übertragen.

Was passiert, wenn du nur mit Einmalkontakten arbeitest?

Wenn du dich entscheidest, ausschließlich oder überwiegend mit Einmalkontakten zu arbeiten, hat das spezifische Auswirkungen auf deine Buchhaltung und Suche:

Alias-Speicherung: Der Name existiert nur auf dem Beleg selbst, nicht in einer Adressliste. Der Name des Einmalkunden oder Einmallieferanten wird als sogenannter „Alias" direkt am Beleg hinterlegt.
Sammelkonto-Buchung: Die buchhalterische Erfassung erfolgt automatisch auf dem Konto des Sammelkunden bzw. Sammellieferanten.
Eingeschränkte Offene-Posten-Liste: In deiner Liste der offenen Posten werden diese Beträge nicht namentlich, sondern unter „Sammelkunde" bzw. „Sammellieferant" zusammengefasst.
Intelligente Suche: Der Kontakt erscheint nicht in deiner Stammdatenliste. Du kannst jedoch über die Lupe im Menüband (globale Suche) oder im Bereich „Belege" nach dem Namen suchen, um den spezifischen Beleg wiederzufinden.

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