Die Funktion für intelligente Kontaktvorschläge in Lexware Office erleichtert dir den Arbeitsalltag erheblich. Durch automatische Vorschläge kannst du deine Belege schnell und effizient den richtigen Kontakten zuordnen und so wertvolle Zeit sparen.
Wie funktionieren die Kontaktvorschläge in der Belegerfassung?
Lexware Office nutzt eine intelligente Matching-Technologie, um Zeichenketten auf Belegen mit den gespeicherten Kontakten in deinem System abzugleichen und auf dieser Basis Kontaktvorschläge zu generieren. Dabei werden verschiedene relevante Daten analysiert, wie zum Beispiel:
Name der Kund:innen oder Lieferant:innen
USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
IBAN
Tipp: Je vollständiger deine hinterlegten Kontaktinformationen, desto präziser funktioniert das Matching. Wir empfehlen dir daher, möglichst vollständige Kontaktprofile anzulegen.
Vorteile der Zuordnung von Belegen zu gespeicherten Kontakten
Die Zuordnung von Belegen zu gespeicherten Kontakten bietet dir folgende Vorteile:
Bessere Finanzübersicht: Du kannst auf einen Blick nachvollziehen, welche Einnahmen oder Ausgaben für bestimmte Kund:innen oder Lieferant:innen in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind.
Erleichterte Buchhaltung: Umsätze werden automatisch auf die korrekten Debitor:innen- oder Kreditor:innenkonten verbucht. Dadurch erhältst du eine strukturierte und klare Übersicht über die Buchungen nach Kund:innen oder Lieferant:innen.
Mit mehr im System angelegten Kontakten können in der Belegerfassungsmaske auch mehr und bessere Kategorievorschläge generiert werden.
Zudem bietet Lexware Office eine Dublettenprüfung an, damit Belege nicht versehentlich doppelt erfasst werden. Diese Prüfung greift, sobald im System gespeicherte Kontakte in der Belegerfassung verwendet werden.
💡 Durch das neue Kontakt-Matching in der Belegerfassung sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgst auch für mehr Übersicht und Struktur in deiner Buchhaltung.
Wichtig: Hinterlege vollständige Kontaktinformationen, um die besten Ergebnisse zu erzielen!
Anleitung zur Nutzung der Kontaktvorschläge in der Belegerfassung
1. Automatische Kontaktvorschläge prüfen
Beim Erfassen eines Belegs werden die Kontaktdaten der Kund:innen oder Lieferant:innen auf dem Beleg überprüft und mit den in Lexware Office gespeicherten Kontakten verglichen. Du erhältst einen Kontaktvorschlag mit dem Top-Ergebnis. Weitere Auswahlmöglichkeiten findest du in der Vorschlagsliste.
2. Vorschlagsliste aufrufen
Wenn du das Kontaktfeld eines Belegs öffnest, erscheint eine Dropdown-Liste mit den folgenden Vorschlägen:
Einmalkontakte
Zuletzt verwendete Kontakte
Gespeicherte Kontakte
Wähle aus der Liste den passenden Kontakt aus, um ihn dem Beleg zuzuweisen.
3. Manuelles Suchen von Kontakten
Nicht den passenden Kontakt in der Vorschlagsliste gefunden? Kein Problem! Nutze die Freitexteingabe, um gezielt nach deinem gewünschten Kontakt zu suchen. Bitte beachte hierbei:
Eingangsbelege (z. B. Rechnungen von Lieferant:innen): Nur gespeicherte Lieferant:innenkontakte können genutzt werden.
Ausgangsbelege (z. B. Rechnungen an Kund:innen): Nur gespeicherte Kund:innenkontakte stehen für die Zuordnung zur Verfügung.