Belege und Barzahlungen schnell und korrekt zusammenführen
In dieser Anleitung erfährst du, wie du eine Barzahlung mit dem dazugehörigen Beleg verknüpfst. So stellst du sicher, dass dein Kassenbuch lückenlos stimmt und deine offenen Posten ausgeglichen sind.
Was du für die Kassenbuchung benötigst
Damit du sofort starten kannst, prüfe bitte folgende Voraussetzungen:
Du nutzt mindestens die Lexware Office Version L (hierin ist die Kassenfunktion enthalten).
Der Beleg, den du bezahlen möchtest, liegt dir vor oder ist bereits im Account erfasst.
Option 1: Die Barzahlung direkt bei der Belegerfassung verknüpfen
Wenn du einen neuen Beleg hochlädst, kannst du die Zahlung sofort während der Eingabe erfassen.
1. Öffne den Menüpunkt Belege und lade deinen neuen Beleg hoch.
2. Wähle in der Erfassungsmaske im Feld Belegstatus die Option "Betrag wurde bereits per Kasse bezahlt" aus und trage das Zahldatum ein.
3. Klicke auf "SPEICHERN + SCHLIESSEN".
Option 2: Die Barzahlung nachträglich über die Belegliste erfassen
Diesen Weg nutzt du für Belege, die bereits in deiner Liste existieren – egal, ob du diese hochgeladen oder direkt in Lexware Office erstellt hast.
Nutze diesen Weg für Belege, die bereits in deiner Liste existieren.
1. Markiere den gewünschten, offenen Beleg in deiner Übersicht unter Belege.
2. Klicke oben rechts auf den Button Zahlung erfassen.
3. Wähle als Zahlart "Kasse" aus und trage das Datum sowie den Betrag ein.
4. Bestätige mit Zahlung erfassen.
ℹ️ Hinweis: Sobald du den Beleg bzw. die Zahlung speicherst, wird die Zahlung automatisch in deinem Kassenbuch erfasst und direkt mit diesem Beleg verknüpft. Du musst keinen separaten Kasseneintrag mehr vornehmen.
🎬 Erklärvideo: Barzahlung eines Beleges richtig erfassen
Woran erkenne ich, dass die Zahlung erfolgreich erfasst wurde?
Sobald du die Barzahlung des Belegs erfasst hast, werden der Beleg und der Kassenbucheintrag fest miteinander verknüpft. Klicke im Reiter Finanzen → Kasse einfach auf das Verknüpfungs-Symbol im Eintrag.
Es öffnet sich der zugehörige Beleg mit allen Details. In der Belegansicht siehst du unter dem Punkt Zahlungen den Vermerk "Kasse" inklusive des gezahlten Betrags. Der Hinweistext bestätigt: "Der Beleg ist vollständig bezahlt."
💡 Auch in deiner allgemeinen Belegliste ändert sich der Status des Belegs automatisch auf "bezahlt".
Zahlung löschen
Hast du eine Zahlung für einen Beleg versehentlich der Kasse zugeordnet, kannst du diese in der Belegansicht über das Papierkorb-Symbol neben dem Kassenbetrag wieder löschen. Der Beleg springt daraufhin zurück in den Status "Offen".
Hier findest du weitere hilfreiche Artikel:
Buchen in der Kasse – Erfahre, wie du Buchungen ohne Belege erfasst.
Allgemeine Informationen zum Kassenbuch – Ein Überblick über die Funktionen und rechtlichen Grundlagen.
Saldenvortrag in Bank und Kasse – So überträgst du den Kassenstand in das neue Geschäftsjahr.
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Warum wird keine Steuer beim Kassenbucheintrag angezeigt?
Warum wird keine Steuer beim Kassenbucheintrag angezeigt?
In der Kasse findet kein separater Ausweis der Steuer statt, da diese bereits durch den Beleg (Einnahme/Ausgabe) erfasst wurde.
Wie kann ich die Belegdetails direkt in der Kasse ansehen?
Wie kann ich die Belegdetails direkt in der Kasse ansehen?
Um die Beleginfos anzusehen und zu prüfen, klicke im Kassenbuch einfach auf die Verknüpfung im Eintrag. Es öffnet sich sofort der zugehörige Beleg mit allen ursprünglichen Informationen.
Der Beleg steht auf „bezahlt“, erscheint aber nicht im Kassenbuch. Woran liegt das?
Der Beleg steht auf „bezahlt“, erscheint aber nicht im Kassenbuch. Woran liegt das?
Wenn ein Beleg als bezahlt markiert ist, aber nicht im Kassenbuch dargestellt wird, wurde beim Erfassen der Zahlung vermutlich statt "Kasse" versehentlich "Privat" gewählt. Dies erkennst du, indem du den Beleg in deiner Belegliste auswählst. Wenn du vor dem Gesamtbetrag in der Detailleiste rechts keine Information darüber findest, ob es sich hier um eine Bank- oder Kassenzahlung handelt, dann wurde die Zahlung als Privat-Zahlung erfasst. Lösche die Zuordnung einfach über das "Papierkorb-Symbol", um den Beleg wieder auf "Offen" zu setzen und die Zahlung korrekt über "Kasse" neu zu erfassen.
Was bedeutet die Meldung „Achtung negativer Kassenbestand"?
Was bedeutet die Meldung „Achtung negativer Kassenbestand"?
Die Meldung „Achtung negativer Kassenbestand" erscheint, wenn die Barzahlung höher ist als dein aktueller Kassenbestand – die Buchung würde die Kasse ins Minus bringen. Mit NEIN brichst du ab, mit JA, BUCHUNG VORNEHMEN wird die Zahlung trotzdem erfasst und der Kassenbestand rot als Minus angezeigt. Ein negativer Kassenbestand weist meist auf eine noch fehlende Einnahme oder Privateinlage hin – hole diese zeitnah nach.