Du fragst dich, ob die Kasse in Lexware Office vom Finanzamt anerkannt ist, welche Tarife sie enthalten oder welche Version dir gerade angezeigt wird? Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten allgemeinen Fragen rund um die Kasse und das Kassenbuch in Lexware Office.
Allgemeines zum Kassenbuch
Die Kasse (auch Barkasse, Portokasse oder Handkasse genannt) von Lexware Office ist als Kassenbuch geeignet und GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dieses Kassenbuch entspricht damit dem Buchhaltungskonto "Kasse", unabhängig von der Version, die dir aktuell angezeigt wird (mehr dazu im Abschnitt Welche Version der Kasse wird mir angezeigt?). Dies ist keine Registrierkasse. Aus diesem Grund ist es weder möglich noch erforderlich, einen Tages-, Wochen- oder Monatsabschluss zu tätigen.
Der verantwortungsvolle Umgang und weiterführende Aufzeichnungspflichten obliegen dir als Unternehmer:in, da wir an dieser Stelle keine Möglichkeit haben, die individuellen Gegebenheiten allgemeingültig abzubilden. Gerne kannst du dazu auch Rücksprache mit deiner Steuerkanzlei halten.
Kassenbuch: Welche Version der Kasse wird mir angezeigt?
Lexware Office hat die Kassenfunktion weiterentwickelt. Die überarbeitete Version steht aktuell für neue Accounts zur Verfügung und wird schrittweise auch für bestehende Accounts freigeschaltet. Bis dahin nutzt du die dir bekannte Kassenfunktion im gewohnten Umfang weiter.
Welche Version dir angezeigt wird, erkennst du am Menüpunkt in der Navigation unter Finanzen:
Steht dort Kassenbuch, nutzt du die überarbeitete Version. Die passende Anleitung findest du im Artikel Das Kassenbuch in Lexware Office.
Steht dort Kasse, nutzt du die aktuelle Standardversion. Die passende Anleitung findest du im Artikel Buchen in der Kasse.
Beide Anleitungen zeigen dir Schritt für Schritt, wie du Einnahmen, Ausgaben und Privateinlagen erfasst.
Kassenbuch: Ist das Kassenbuch in Lexware Office vom Finanzamt anerkannt?
Ja, das Kassenbuch funktioniert rechtskonform und ist vom Finanzamt anerkannt – unabhängig davon, welche Version dir aktuell angezeigt wird.
Kassenbuch: Wie viele Kassen kann ich nutzen?
Pro Lexware Office Account kannst du eine Kasse (bzw. ein Kassenbuch) verwalten.
Kassenbuch: Tarif-Übersicht für das Elektronische Kassenbuch
Die Kassenbuchfunktion ist ausschließlich in den Tarifen Lexware Office L und Lexware Office XL enthalten. In den Tarifen S und M steht das elektronische Kassenbuch nicht zur Verfügung.
Tarif / Paket | Elektronisches Kassenbuch verfügbar? |
Lexware Office S | ❌ Nein |
Lexware Office M | ❌ Nein |
Lexware Office L | ✅ Ja |
Lexware Office XL | ✅ Ja |
💡 Fehlende Anzeige: Wenn unter dem Menüpunkt Finanzen weder der Reiter "Kasse" noch "Kassenbuch" angezeigt wird (und nur Umsätze, Überweisungen und Konten sichtbar sind), nutzt du einen Tarif ohne Kassenfunktion (S oder M).
Lösung: Ein Wechsel auf Tarif L oder XL ist unter ⚙️ Einstellungen → Mein Vertrag jederzeit möglich.
Kassenbuch: Wo finde ich die Kasse?
Die Kassenfunktion findest du in der Navigation unter Finanzen. Je nachdem, welche Version dir aktuell angezeigt wird, heißt der Menüpunkt Finanzen → Kassenbuch oder Finanzen → Kasse (siehe Abschnitt Welche Version der Kasse wird mir angezeigt?).
Ansicht in der App: Wenn du die Lexware Office App nutzt, findest du die Kasse (bzw. das Kassenbuch) im Reiter Finanzen, indem du oben rechts auf die drei Punkte (⋮) tippst. Dort öffnet sich das Auswahlmenü inklusive der Kasse bzw. des Kassenbuchs.
Kassenbuch: Bin ich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
Ob du zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet bist, hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab. Bist du unsicher, ob du ein Kassenbuch führen musst, wende dich zur Klärung deiner individuellen Situation an deine Steuerberatung.
Kassenbuch: Was passiert mit meinen Daten im Kassenbuch, wenn ich mich für eine günstigere Produktversion entscheide?
Deine erfassten Daten im Kassenbuch bleiben weiterhin zugänglich, wenn du dich für eine günstigere Produktversion entscheidest. Du kannst erfasste Daten bearbeiten und löschen. Die Eingabe neuer Daten ist in der Produktversion, in der das Kassenbuch nicht im Funktionsumfang enthalten ist, allerdings nicht mehr möglich.
Kassenbuch: Was passiert mit der Steuerbuchung in der Kasse?
Die Steuerbuchung erfolgt bei der Erfassung des Beleges oder beim Schreiben einer Rechnung in Lexware Office. Die Zahlung über die Kasse bzw. das Kassenbuch gleicht nur den offenen Posten aus und spricht nicht mehr das Steuerbuchungskonto an.
Kassenbuch vs. Kassensystem
Die Kasse in Lexware Office ist ein reines elektronisches Kassenbuch. Sie dient dazu, deine Bargeldbewegungen für die Buchhaltung zu dokumentieren (ähnlich einer Portokasse). Sie ist kein Ersatz für eine Registrierkasse (POS-System, Point-of-Sale-System) im Ladengeschäft.
Verkaufst du aktiv vor Ort, zum Beispiel in einem Ladengeschäft? Wenn du Bargeldumsätze und Kartenzahlungen direkt am Point-of-Sale erfassen und automatisch verbuchen möchtest, ist unser Partner flour eine mögliche Ergänzung:
Automatisierung: Dein Tagesabschluss wird automatisch an Lexware Office übertragen.
Hardware-Anbindung: Verbinde deine EC-Terminals (z. B. von SumUp, Adyen oder Ingenico) direkt mit flour.
Wichtig: flour integriert deine Hardware (Kartenleser). Die Anbindung anderer, eigenständiger Kassen-Software-Systeme ist hingegen nicht möglich.
Weiterführende Anleitung: Buchungen erfassen
Wie du Einnahmen, Ausgaben sowie Privateinlagen erfasst, hängt davon ab, welche Version dir angezeigt wird (siehe Abschnitt Welche Version der Kasse wird mir angezeigt?):
👉 Menüpunkt Finanzen → Kassenbuch: Das Kassenbuch in Lexware Office
👉 Menüpunkt Finanzen → Kasse: Buchen in der Kasse