Am Ende eines Geschäftstags müssen alle Einnahmen aus dem Kassensystem (Point of Sale, kurz POS) korrekt in Lexware Office erfasst sein – inklusive Bar- und Kartenzahlungen sowie Trinkgeldern. Ist das erledigt, stimmt Ihr Kassenbestand mit dem tatsächlichen Bestand überein und alle Einnahmen sind steuerkonform gebucht.
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Tagesabschluss aus dem Kassensystem – inklusive Kartenzahlungen und Trinkgeld – korrekt in Lexware Office erfassen können.
Praxisbeispiel: Tagesabschluss mit Karte und Trinkgeld
Das Restaurant nimmt Zahlungen sowohl bar als auch per Karte entgegen – alle Kartenzahlungen laufen über einen einzigen Zahlungsdienstleister.
Das Trinkgeld erhält der Mitarbeiter direkt vom Kunden. Über das moderne Kassensystem können die Einnahmen dem Mitarbeiter direkt zugeordnet werden. Das gesamte eingenommene Trinkgeld wird dem Mitarbeiter noch am selben Abend in bar ausgezahlt.
Sobald Ihnen der Tagesabschlussbericht (kurz Z-Bon oder Z-Bericht) vorliegt, können Sie mit der Erfassung beginnen.
Schritt für Schritt: Kassentagesabschluss inklusive Kartenzahlungen und Trinkgeld einbuchen
1) Erfassen Sie einen Beleg für die Bareinnahmen:
Öffnen Sie in Lexware Office die Belegerfassung und legen Sie einen neuen Beleg an. Laden Sie den Z-Bericht als Belegbild hoch.
Wählen Sie als Kontakt den Sammelkunden aus.
Erfassen Sie in diesem ersten Beleg ausschließlich die baren Einnahmen des Z-Berichts auf die gewünschte Einnahmenkategorie (z.B. Einnahmen mit 7% oder Einnahmen mit 19% USt). Splitten Sie die Beträge bei Bedarf auf mehrere Kategorien auf.
Das in bar erhaltene Trinkgeld erfassen Sie als "durchlaufenden Posten".
Achtung: Trinkgelder unterliegen je nach Zahlungsweg unterschiedlichen steuerlichen Regelungen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Besonderheit beim Trinkgeld weiter unten.
Als Belegstatus/Zahlungsart nutzen Sie "Betrag bereits per Kasse bezahlt" und wählen das entsprechende Datum aus.
✅ Die Bareinnahmen sind nun korrekt in der Kasse erfasst.
2) Erfassen Sie einen Beleg für die Karteneinnahmen:
Bei Kartenzahlungen gelten die Einnahmen steuerrechtlich erst dann als zugeflossen, wenn der Betrag tatsächlich Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wird. Entscheidend ist also nicht der Zeitpunkt, an dem Ihr Kunde die Zahlung tätigt, sondern der Tag des Geldeingangs auf Ihrem Konto. Dies gilt auch für die Umsatzsteuer bei Unternehmen, die nach der Ist-Versteuerung abführen müssen.
Damit diese Einnahmen korrekt verbucht werden, können Sie wie folgt vorgehen:
Legen Sie einen neuen, zweiten Beleg an.
Laden Sie erneut den Z-Bericht als Belegbild hoch.
Wählen Sie als Kontakt den Zahlungsdienstleister (z.B. Sumup) aus.
Erfassen Sie ausschließlich die Kreditkarten- und EC-Kartenzahlungen aus dem Z-Bericht. Laut dem Z-Bericht sind sowohl Einnahmen als auch Trinkgelder per Kartenzahlung eingenommen worden.
Hinweis: Trinkgelder, die per Kartenzahlung eingehen und durch Einzelaufzeichnung dem Mitarbeitenden direkt zugeordnet werden können, stellen keine umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen für den Unternehmer dar. Diese können Sie, wie die in bar erhaltenen Trinkgelder, auf "durchlaufenden Posten" buchen.
Ordnen Sie die Beträge den passenden Kategorien zu:
Reguläre Einnahmen → z.B. „Einnahmen mit 7 % USt." oder „Einnahmen mit 19 % USt."
Per Karte eingegangene Trinkgelder (sofern dem Mitarbeitenden direkt zuordenbar) → „Durchlaufende Posten"
Splitten Sie die Beträge bei Bedarf auf.
Empfehlung: Nutzen Sie mehrere Zahlungsdienstleister? Legen Sie für jeden Anbieter einen eigenen Beleg an. Das erleichtert die spätere Zuordnung der Bankumsätze erheblich.
✅ Der unbezahlte Beleg zu den "Karteneinnahmen" ist nun korrekt erfasst.
3) Zahlungseingang abwarten und Beleg zuordnen
Warten Sie, bis die Gutschrift der Kartenabrechnung auf Ihrem in Lexware Office angebundenen Bankkonto eingeht.
Sobald der Bankumsatz unter Finanzen > Umsätze dargestellt wird, öffnen Sie den zweiten Beleg (Karteneinnahmen) und ordnen Sie diesen dem entsprechenden Bankumsatz zu
Falls der Zahlungsdienstleister Gebühren einbehalten hat, wählen Sie als Differenzgrund „Gebühr des Zahlungsverkehrs mit Steuer" oder „Gebühr des Zahlungsverkehrs ohne Steuer".
Hinweis: Haben Sie mit Ihrem Zahlungsdienstleister ein wöchentliches Auszahlungsintervall vereinbart? Ordnen Sie alle Belege des Auszahlungszeitraums dem einen Bankumsatz zu. Bei mehreren Zahlungsdienstleistern ordnen Sie jeden Beleg dem jeweiligen Bankumsatz zu – die Vorgehensweise ist identisch.
✅ Die Karteneinnahmen sind dem Bankumsatz zugeordnet und vollständig verbucht.
4) Trinkgeld-Auszahlung an Mitarbeitende buchen
Da in diesem Fall das gesamte Trinkgeld bar ausgezahlt wird, muss der komplette Betrag – sowohl Bar- als auch Kartentrinkgelder – in der Kasse verbucht werden.
Öffnen Sie in Lexware Office die Kasse.
Buchen Sie eine Ausgabe auf die Kategorie „Durchlaufende Posten".
Dadurch gleichen Sie den durchlaufenden Posten aus, der bei der Erfassung des Tagesabschlusses entstanden ist.
✅ Der Kassenbestand stimmt nun mit dem tatsächlichen Bestand überein.
Besonderheit beim Trinkgeld: Unternehmer vs. Mitarbeiter
Die steuerliche Behandlung von Trinkgeldern hängt davon ab, wer das Trinkgeld erhält und auf welchem Weg es eingegangen ist.
Grundregel:
Trinkgelder an Arbeitnehmer sind steuerfrei – sofern der Gast das Trinkgeld direkt und freiwillig an den Mitarbeitenden zahlt.
Trinkgelder an Unternehmer sind steuerpflichtig und erhöhen die umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen.
Übersicht: Buchung nach Zahlungsweg und Empfänger
Fall | Eingang | Empfänger | Buchung Einnahme | Buchung Auszahlung |
1 | Bar | Mitarbeiter (bar ausgezahlt) | Durchlaufende Posten / Kasse | Durchlaufende Posten / Kasse |
2 | Bar | Mitarbeiter (per Überweisung) | Durchlaufende Posten / Kasse | Durchlaufende Posten / Bank |
3a | Karte, Mitarbeiter zuordenbar ✅ | Mitarbeiter | Durchlaufende Posten | Wie Fall 1 oder 2 |
3b | Karte, nicht zuordenbar ❌ | Mitarbeiter | Reguläre Einnahmen (USt.-pflichtig) | Regulärer Arbeitslohn (ggf. lohnsteuerpflichtig) |
4 / 5 | Bar oder Karte | Unternehmer | Reguläre Einnahmen (USt.-pflichtig) | – |
Achtung – Fall 3b und 4/5: Ist eine eindeutige Zuordnung des Kartentrinkgelds an den Mitarbeitenden nicht möglich, fließt das Trinkgeld steuerrechtlich dem Unternehmer zu und wird umsatzsteuerpflichtig. Die Auszahlung an den Mitarbeitenden gilt als regulärer Arbeitslohn und unterliegt möglicherweise der Lohnsteuer. Klären Sie die korrekte Erfassung im Zweifelsfall mit Ihrer Steuerberatung oder dem zuständigen Finanzamt.
Fall 1: Trinkgeld bar eingenommen – bar an Mitarbeitende ausgezahlt
Sowohl die Einnahme als auch die Auszahlung des Trinkgelds buchen Sie als „Durchlaufende Posten" – in beiden Fällen mit der Zahlart Kasse.
Die Einnahme des Trinkgelds erfassen Sie bereits bei der Buchung des Tagesabschlusses (Schritt 1).
Die Auszahlung an den Mitarbeitenden buchen Sie direkt in der Kasse als Ausgabe auf „Durchlaufende Posten".
Fall 2: Trinkgeld bar eingenommen – per Überweisung an Mitarbeitende ausgezahlt
Auch hier buchen Sie Einnahme und Auszahlung als „Durchlaufende Posten".
Die Einnahme des Trinkgelds erfassen Sie bereits bei der Buchung des Tagesabschlusses (Schritt 1).
Die Überweisung an den Mitarbeitenden ordnen Sie dem entsprechenden Bankumsatz zu und buchen die Auszahlung auf „Durchlaufende Posten".
Fall 3: Trinkgeld per Kartenzahlung eingegangen
Trinkgelder, die per Karte eingehen, fließen steuerrechtlich zunächst dem Unternehmer zu – auch wenn sie anschließend an Mitarbeitende weitergegeben werden. Steuerfrei sind Kartentrinkgelder nur dann, wenn das Kassensystem eine eindeutige Zuordnung zum einzelnen Mitarbeitenden ermöglicht (z. B. über einen persönlichen Zugang am EC-Gerät).
Zuordnung zum Mitarbeitenden ist möglich ✅
Behandeln Sie das Trinkgeld als „Durchlaufende Posten" – die Vorgehensweise entspricht Fall 1 oder Fall 2.
Zuordnung zum Mitarbeitenden ist nicht möglich ❌
Das Trinkgeld erhöht die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen und wird beim Tagesabschluss zu den regulären Einnahmen hinzugerechnet. Die Auszahlung an den Mitarbeitenden gilt als regulärer Arbeitslohn und unterliegt möglicherweise der Lohnsteuer.
Hinweis: Ob Ihr Kassensystem eine Einzelzuordnung unterstützt, klären Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Steuerberatung oder dem zuständigen Finanzamt.
Fall 4: Trinkgeld geht direkt an den Unternehmer
Unternehmer, die Trinkgelder von Kunden oder Gästen erhalten, müssen diese vollständig in der Buchführung erfassen. Die Trinkgelder erhöhen die Betriebseinnahmen und fließen in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer ein. Rechnen Sie das Trinkgeld beim Tagesabschluss den regulären Einnahmen hinzu.
Zahlt der Unternehmer das Trinkgeld anschließend an Mitarbeitende aus, gilt die Auszahlung als regulärer Arbeitslohn und unterliegt möglicherweise der Lohnsteuer. Klären Sie die korrekte buchhalterische Erfassung im Zweifelsfall mit Ihrer Steuerberatung.
Beispiel: Trinkgeld für den Unternehmer (Fall 5)
Unternehmer, die freiwillige Trinkgelder von ihren Kunden oder Gästen erhalten, müssen diese in ihrer Buchführung erfassen. Die Zahlungen erhöhen die Betriebseinnahmen und müssen in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer einbezogen werden. Diese Trinkgelder sind somit beim Tagesabschluss den regulären Einnahmen hinzuzurechnen.
Ein Gastwirt stellt einem Kunden einen Kassenbon über 46,70 EUR aus (Steuersatz: 7 % USt.). Der Gast zahlt mit einem 50-Euro-Schein und erklärt: „Der Rest ist für Sie."
Somit hat der Gastwirt für eine Leistung im Wert von 46,70 EUR eine tatsächliche Gegenleistung von 50 EUR erhalten.
Für den Gastwirt ist dieses Trinkgeld nicht steuerfrei, sondern zählt zu seinen Betriebseinnahmen.
Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist die erhaltene Gegenleistung von 50 EUR.
So ermitteln Sie die korrekte Buchung:
Bestandteil | Berechnung | Betrag |
Gesamte Zahlung (Bemessungsgrundlage) | 50,00 EUR ÷ 1,07 | 46,73 EUR |
Umsatzsteuer (7 %) | 50,00 EUR ÷ 1,07 × 0,07 | 3,27 EUR |
Der gesamte Betrag von 50,00 EUR – nicht nur der ursprüngliche Rechnungsbetrag – bildet die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer.
Einschränkungen und Hinweise
Kartentrinkgeld ohne Zuordnung: Ist am EC-Gerät keine persönliche Zuordnung des Trinkgelds an einzelne Mitarbeitende möglich, ist das Trinkgeld steuerrechtlich als Unternehmenseinnahme zu behandeln. Prüfen Sie, ob Ihr Kassensystem eine Einzelzuordnung unterstützt.
Mehrere Zahlungsdienstleister: Legen Sie je Anbieter einen eigenen Beleg an, um die Bankumsätze eindeutig zuordnen zu können.
Steuerliche Einzelfälle: Diese Anleitung deckt die häufigsten Szenarien ab. Bei abweichenden Konstellationen empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung.
Ergebnis prüfen: Wurde der Kassentagesabschluss korrekt gebucht?
Prüfen Sie nach der Erfassung folgende Punkte:
Der Kassenbestand in Lexware Office stimmt mit dem tatsächlichen Bargeldbestand überein.
Der Beleg für Karteneinnahmen ist dem passenden Bankumsatz zugeordnet.
Durchlaufende Posten für Trinkgelder sind durch die Kassenausgabe ausgeglichen.
Alle Einnahmen sind der korrekten Steuerkategorie (7 % oder 19 % USt.) zugeordnet.