Offene Bankumsätze erfolgreich abgleichen
Du hast deine Bankkonten erfolgreich aktualisiert und möchtest nun offene Transaktionen zuordnen, für die das System keine Zuordnungsvorschläge gefunden hat. Mit dem Abgleich offener Bankumsätze stellst du sicher, dass deine Buchhaltung jederzeit vollständig, korrekt und rechtssicher ist. Diese Anleitung zeigt dir, wie du deine offenen Bankumsätze in wenigen Klicks einfach und korrekt mit den passenden Belegen oder Kategorien verknüpfst, sodass das Bankkonto ausgeglichen ist.
Was du vorab für die manuelle Zuordnung benötigst
Bevor du mit der manuellen Zuordnung von Bankumsätzen beginnst, stelle sicher, dass die folgenden Vorbedingungen in Lexware Office erfüllt sind:
✅ Deine Bankkonten in Lexware Office sind aktualisiert und die neuesten Umsätze wurden erfolgreich abgerufen (oder via CSV-Datei importiert).
✅ Du hast die automatischen Zuordnungsvorschläge unter dem Reiter Vorschläge prüfen bereits kontrolliert und übernommen.
So ordnest du Bankumsätze manuell zu
Im Reiter Umsätze zuordnen findest du alle offenen Transaktionen deiner Bankkonten, die keinen Zuordnungsvorschlag erhalten haben und noch keinem Beleg oder keiner Kategorie zugeordnet wurden. Dieser Reiter ist der zentrale Bereich, um alle offenen Bankumsätze zu bearbeiten.
Um Bankumsätze manuell zuzuordnen, hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
Du wählst einen Beleg (bereits vorhanden oder erfasst den Beleg neu).
Du wählst eine Kategorie (für Bankumsätze ohne Beleg).
Schritt für Schritt: Bankumsätze manuell zuordnen
Öffne das Menü Finanzen und wechsle zu Umsätze.
Klicke in der oberen Navigationsleiste auf den Reiter Umsätze zuordnen (hier siehst du in einem orangefarben Kreis die Anzahl der offenen Transaktionen).
Wähle den gewünschten Bankumsatz aus und klicke in der Spalte Zuordnung auf + Manuell zuordnen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du zwei Möglichkeiten für die Zuordnung hast:
Option 1: Beleg wählen 🧾
Wähle diese Option, wenn dir eine Rechnung oder eine Quittung für die Zahlung vorliegt.
Einen vorhandenen Beleg zuordnen: Suche in der angezeigten Liste oder über das Suchfeld nach dem passenden, bereits im System erfassten Beleg und klicke auf ZUORDNEN.
Einen neuen Beleg erfassen: Klicke auf + BELEG, um das Dokument direkt hochzuladen und zu erfassen.
Es öffnet sich die Maske, um den Beleg zu erfassen.
Bestätigen Sie mit SPEICHERN + SCHLIESSEN, sodass die Zuordnung direkt vorgenommen werden kann.
💡 Tipp: Erfasse deine Belege am besten sofort, noch bevor du deine Kontoumsätze abgleichst. Das beschleunigt den gesamten Prozess und ermöglicht dem System, dir passende Vorschläge zu machen.
Option 2: Kategorie wählen 🏷️
Wähle eine Kategorie, wenn du für eine Zahlung keinen Beleg erhältst, zum Beispiel bei Privatentnahmen oder wiederkehrenden Bankumsätzen wie monatliche Büromieten.
Wechseln Sie im rechten Menüfenster auf den Reiter KATEGORIE WÄHLEN
Suchen Sie über das Suchfeld nach der passenden Kategorie (z. B. "Miete“) oder wählen Sie diese über die erweiterte Suche aus.
Passen Sie bei Bedarf den angezeigten Betrag an, falls Sie nur einen Teil der Summe zuordnen möchten. Selbes gilt auch für die Steuer.
Notizen zur Kategorisierung können Sie im Notizfeld eintragen.
Klicken Sie auf ZUORDNEN, um den Vorgang abzuschließen.
💡 Tipp: Möchtest du einen Bankumsatz auf mehrere Kategorien aufteilen? Hier findest du eine detaillierte Anleitung zum Splitten von Umsätzen.
💡 Tipp: Möchtest du mehrere Bankumsätze in einem Schritt derselben Kategorie zuordnen? Mit der Mehrfachauswahl zur Sammelbearbeitung kannst du mehrere Bankumsätze gesammelt kategorisieren.
Notizen zu Bankumsätzen hinzufügen
Häufig ist es hilfreich, zusätzliche Informationen direkt an einem Bankumsatz zu hinterlegen. In Lexware Office ist dies an die Art der Bearbeitung gekoppelt. Bitte beachte dabei folgende Logik:
Bei der Kategorisierung (ohne Beleg): Hier erscheint ein Textfeld für Notizen.
Bei Differenzen: Weicht der Belegbetrag vom Bankumsatz ab, kannst du beim Festlegen des Differenzgrundes eine Notiz eintragen.
Bei direkter Belegzuordnung: Sobald ein Bankumsatz erfolgreich mit einem Beleg verknüpft wurde, ist das Feld für manuelle Notizen nicht verfügbar. Die Information ergibt sich direkt aus dem Beleg. Trage wichtige Hinweise in diesem Fall am besten direkt in das Feld „Beschreibung (optional)“ innerhalb der Belegerfassung oder direkt im Beleg ein.
🎬 Erklärvideo: Zuordnung eines Beleges zu einem Bankumsatz
In diesem Video zeigen wir dir, wie du einem Bankumsatz den passenden Beleg zuordnen kannst, damit der Beleg ausgeglichen wird.
Woran erkenne ich, dass der Umsatz erfolgreich zugeordnet wurde?
Dass der Bankumsatz erfolgreich zugeordnet wurde, erkennst du an drei Dingen:
Der Bankumsatz wird nicht mehr im Reiter Umsätze zuordnen aufgeführt.
Der Umsatz erscheint nun ausschließlich im Reiter Alle Umsätze.
In der Spalte Zuordnung wird dir nun direkt die korrekte Anzahl der vorgenommenen Zuordnungen angezeigt (z. B. "1 Zuordnung“).
💡 Hintergrundwissen: Wie bucht Lexware Office im Hintergrund?
Möchtest du verstehen, wie die doppelte Buchführung funktioniert? Alle Details zur Buchungslogik findest du in unserem Wissensartikel: Doppelte Buchführung
So gelingt die manuelle Zuordnung in Sonderfällen
So gelingt die manuelle Zuordnung deiner Bankumsätze auch in Sonderfällen mühelos. In der folgenden Tabelle findest du die richtigen Lösungswege für abweichende Szenarien:
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Ordne dem Umsatz nacheinander die verschiedenen Belege zu. | |
Wähle die erste Kategorie aus, ändere den Betrag auf die gewünschte Teilsumme ab und klicke auf ZUORDNEN. Das System zeigt dir nun den noch offenen Restbetrag an. Diesen kannst du im Anschluss einer weiteren Kategorie oder einem Beleg zuweisen. | |
Ausgabenminderungen / Einnahmenminderungen | Hier ist eine direkte Zuordnung über den Reiter Kategorie wählen technisch nicht möglich.
Lösungsweg: Erfassen Sie einen Beleg über den Reiter Belege → + Neuer Beleg → Beleg erfassen (ohne Belegbild). Damit können Sie einen "Beleg" mit der gewünschten Kategorie erfassen, auch wenn es sich um keinen echten Beleg handelt. Dieser Workaround ermöglicht es dir dennoch, die Zuordnung im Anschluss vorzunehmen. |
Auslandsumsätze | Hier ist eine direkte Zuordnung über den Reiter Kategorie wählen technisch nicht möglich.
Umsätze aus dem Drittland benötigen einen Beleg, um die steuerlichen Besonderheiten (z.B. Reverse Charge) zu berücksichtigen. |
Falls ein Bankumsatz in Lexware Office fälschlicherweise doppelt erscheint, im Onlinebanking jedoch nur einmal verbucht ist, kannst du die Dublette ausblenden. |
Weiterführende Hilfeartikel zum Thema Bankumsätze zuordnen
Nicht jede Zahlung ist eine einfache 1:1-Zuordnung. Die folgenden Anleitungen helfen dir bei komplexeren Buchungsszenarien:
Mehrere Vorgänge in einer Zahlung: Erfahre, wie du Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer einzelnen Transaktion verrechnen.
Teilzahlung ohne Rückzahlung: So führst du einen Teilabgleich von Belegen ohne Rückerstattung durch.
Teilzahlung mit Rückzahlung: Nutze diese Anleitung für einen Teilabgleich von Belegen mit Rückerstattung.
Zuordnungen auflösen
Falls du die Zuordnung versehentlich falsch vorgenommen hast, kannst du diese wieder aufheben. Wie das funktioniert, erfährst du in folgendem Artikel: Zuordnung auflösen