Mit Lexware Office erstellen Sie Rechnungen und Teilrechnungen in wenigen Klicks. Diese Anleitung zeigt Ihnen den gesamten Weg – von den Voraussetzungen über die Schritt-für-Schritt-Erstellung bis hin zu Versand und Ablage.
Was Sie vor der Rechnungserstellung prüfen sollten
Damit die Rechnungserstellung in Lexware Office reibungslos funktioniert, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Ihre Unternehmensstammdaten (Name, Adresse, Steuernummer) sind vollständig unter Einstellungen hinterlegt.
Die Nummernkreis-Einstellung (automatische Vergabe der Rechnungsnummern) ist unter Einstellungen konfiguriert.
Der Kunde ist im System angelegt oder die Adressdaten liegen bereit.
Sie nutzen mindestens Lexware Office Version M – in Version S ist die Rechnungserstellung nicht enthalten.
Für englischsprachige Rechnungen und Abschlagsrechnungen benötigen Sie Lexware Office Version XL.
Bei Teilrechnungen: Vorherige Abschlagsrechnungen müssen als bezahlt markiert sein, damit Lexware Office die Abschläge automatisch erkennt und abzieht.
Erklärvideo: Rechnung erstellen in Lexware Office
Das folgende Video zeigt, wie Sie eine Rechnung in Lexware Office erstellen – von der Kundeneingabe bis zum Versand.
Rechnung oder Teilrechnung erstellen – Schritt für Schritt
In Lexware Office gibt es zwei Wege, eine Rechnung oder Teilrechnung zu erstellen: direkt über das Hauptmenü oder durch Weiterführen eines bestehenden Angebots bzw. einer Auftragsbestätigung.
Weg 1: Neue Rechnung direkt erstellen
Klicken Sie im Hauptmenü auf das +-Symbol und wählen Sie Rechnung erstellen. Alternativ öffnen Sie die Belegliste und klicken Sie auf Neuer Beleg > Rechnung.
Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden aus oder legen Sie einen neuen Kunden direkt an. Lexware Office schlägt Ihnen automatisch passende offene Vorbelege (Angebote, Auftragsbestätigungen) vor – diese können Sie mit einem Klick übernehmen.
Prüfen Sie das Rechnungsdatum und die Zahlungsbedingungen. Tragen Sie das Leistungsdatum ein, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
Klicken Sie auf + Artikel, um Produkte oder Dienstleistungen aus Ihrem Artikelstamm hinzuzufügen, oder legen Sie eine Freitextposition für individuelle Einträge an.
💡 Tipp: Klicken Sie auf das +-Symbol direkt neben + Artikel, um bis zu 10 Leerzeilen gleichzeitig einzufügen. Das beschleunigt die Eingabe bei umfangreichen Rechnungen erheblich.
Passen Sie Menge und Preis der einzelnen Positionen an. Bei einer Teilrechnung löschen oder reduzieren Sie die Positionen, die Sie erst mit der Schlussrechnung abrechnen möchten.
Scrollen Sie bei einer Teilrechnung ans Ende der Positionsliste zum Bereich Abzug bereits gezahlter Abschläge und wählen Sie die bezahlten Abschlagsrechnungen aus.
⚠️ Hinweis: Nur vollständig als bezahlt markierte Abschlagsrechnungen erscheinen in diesem Bereich und können abgezogen werden.
Klicken Sie auf Weiter zur Vorschau, um das fertige PDF-Layout zu prüfen und bei Bedarf ein alternatives Layout auszuwählen.
Klicken Sie auf Abschließen und Speichern, um die Rechnung zu finalisieren und eine finale Rechnungsnummer zu vergeben.
Drucken Sie die Rechnung aus oder versenden Sie sie über den Button Per E-Mail senden direkt an Ihren Kunden.
Weg 2: Angebot oder Auftragsbestätigung zur Rechnung weiterführen
Haben Sie bereits ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung in Lexware Office erstellt? Dann können Sie dieses direkt in eine Rechnung umwandeln.
Öffnen Sie die Belegliste und wählen Sie das gewünschte Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie den Button Weiterführen zur Rechnung.
Lexware Office erstellt automatisch eine neue Rechnung mit den Positionen aus dem Originalbeleg. Bezahlte Abschlagsrechnungen werden dabei automatisch abgezogen.
Passen Sie die Positionsliste an – bei einer Teilrechnung entfernen oder reduzieren Sie Positionen, die erst später abgerechnet werden sollen.
Klicken Sie auf Abschließen und Speichern, um die Rechnung zu finalisieren.
⚠️ Hinweis: Mehrere Teilrechnungen lassen sich in Lexware Office nicht zu einer gemeinsamen Schlussrechnung zusammenführen. Eine Teilrechnung rechnet einen klar abgegrenzten Teil Ihrer Leistungen abschließend ab – eine Kumulierung wie bei Abschlagsrechnungen ist nicht möglich. Wenn Sie Teilzahlungen vorab einfordern und am Ende über eine Schlussrechnung verrechnen möchten, nutzen Sie stattdessen Abschlagsrechnungen.
Belegpositionen hinzufügen und anpassen
Im Belegeditor stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Rechnungspositionen zu bearbeiten:
Hinzufügen: Klicken Sie auf + Artikel, um einen Artikel aus dem Stamm einzufügen oder direkt neu anzulegen. Über das +-Symbol neben dem Button fügen Sie bis zu 10 Zeilen auf einmal ein.
Verschieben: Markieren Sie eine Position und nutzen Sie das Sortiersymbol, um die Reihenfolge anzupassen.
Duplizieren: Markieren Sie eine Position und klicken Sie auf das Duplizieren-Symbol, um ähnliche Positionen schnell zu vervielfältigen.
Rabatte vergeben: Tragen Sie für einzelne Positionen einen Rabatt direkt im Rabattfeld ein. Alternativ legen Sie einen Gesamtrabatt als eigene Position an – wahlweise als prozentualen oder absoluten Betrag.
Freitextpositionen: Fügen Sie Freitextpositionen für Projektbezeichnungen, besondere Vermerke oder zusätzliche Informationen hinzu. Freitextpositionen können bei Bedarf als Vorlage gespeichert werden.
Steuer-Aufschlüsselung einblenden: Klicken Sie beim Gesamtbetrag auf das Symbol mit den zwei übereinanderliegenden Pfeilen, um die Steueraufschlüsselung der Rechnung anzuzeigen.
Woran Sie erkennen, dass Ihre Rechnung erfolgreich erstellt wurde
Nach dem Abschließen erscheint die Rechnung direkt in Ihrer Belegliste mit dem Status Offen. In der Kundendetailansicht wird der generierte Umsatz korrekt ausgewiesen und die offenen Posten sind aktualisiert. Sie können die fertige Rechnung nun über den Button Drucken ausdrucken oder über Per E-Mail senden direkt versenden.
Häufige Probleme und Lösungen bei der Rechnungserstellung
Falls bei der Rechnungserstellung in Lexware Office etwas nicht wie erwartet funktioniert, helfen diese Hinweise weiter:
Abschlagsrechnung wird bei der Teilrechnung nicht angezeigt: Prüfen Sie den Status der Abschlagsrechnung. Nur als bezahlt markierte Abschlagsrechnungen erscheinen im Bereich Abzug bereits gezahlter Abschläge.
Fehlerhafte Rechnung wurde bereits versendet: Bearbeiten Sie die Rechnung nicht nachträglich. Klicken Sie auf Stornieren und erstellen Sie eine korrigierte Version über die Funktion Duplizieren neu.
Der Menüpunkt „Rechnung erstellen" fehlt: Prüfen Sie Ihren Tarif unter Einstellungen. Die Rechnungserstellung ist ab Lexware Office Version M verfügbar.
Die Option „Neue Abschlagsrechnung" fehlt im Menü: Abschlagsrechnungen sind ausschließlich im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Prüfen Sie Ihren Tarif unter Einstellungen.
„Weiterführen zur Abschlagsrechnung" erscheint nicht in den drei Punkten einer Auftragsbestätigung: Auch dieser Weg ist ausschließlich im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Prüfen Sie Ihren Tarif unter Einstellungen.
Positionen auf englischen Rechnungen werden nicht automatisch übersetzt: Lexware Office übersetzt ab Version XL das Rahmengerüst der Rechnung, jedoch nicht die individuellen Artikelbezeichnungen. Legen Sie Artikel manuell in englischer Sprache an.
Häufige Fragen zur Rechnungserstellung
Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Teilrechnung?
Eine Abschlagsrechnung dient dazu, Teilzahlungen für noch nicht vollständig erbrachte Leistungen anzufordern. Eine Teilrechnung (auch: Teilschlussrechnung) stellt dagegen bereits erbrachte und abgenommene Teilleistungen abschließend in Rechnung – unabhängig von einer späteren Gesamtabrechnung. Ein Beispiel: der fertiggestellte Keller eines Hauses als erster Bauabschnitt eines Projekts.
💡 Hinweis: Abschlagsrechnungen sind nur im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Abschlagsrechnung erstellen
Kann ich eine Rechnung in Lexware Office nachträglich bearbeiten?
Sie können eine Rechnung in Lexware Office nachträglich bearbeiten, solange sie noch nicht abgeschlossen wurde. Bei einer bereits abgeschlossenen Rechnung empfehlen wir, die Rechnung zu stornieren und über die Funktion Duplizieren neu auszustellen – so vermeiden Sie steuerlich relevante Risiken durch nachträgliche Änderungen.
Was ist eine Teilrechnung und wie erstelle ich sie?
Eine Teilrechnung stellt einen klar abgegrenzten Teil Ihrer Leistungen abschließend in Rechnung. In Lexware Office erstellen Sie eine Teilrechnung genauso wie eine reguläre Rechnung: Starten Sie die Rechnungserstellung über das +-Symbol, wählen Sie den Kunden aus und passen Sie die Positionsliste auf die tatsächlich abzurechnende Teilleistung an. Bezahlte Abschlagsrechnungen können Sie am Ende der Positionsliste unter Abzug bereits gezahlter Abschläge abziehen.
Bitte beachten Sie: Mehrere Teilrechnungen können in Lexware Office nicht zu einer Schlussrechnung kumuliert werden. Für projektbasierte Abschlagszahlungen mit abschließender Schlussrechnung nutzen Sie Abschlagsrechnungen.
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