Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich beenden, möchten Sie Ihre finale Abrechnung schnell und fehlerfrei an Ihre Kundschaft senden. Mit dieser Anleitung erstellen Sie eine rechtssichere Schlussrechnung, bei der das System alle bereits gezahlten Abschläge vollautomatisch vom offenen Endbetrag abzieht.
Was Sie für die Verrechnung der Abschläge vorab benötigen
Damit Lexware Office die gezahlten Abschläge vollautomatisch verrechnen kann, müssen vor Beginn folgende Bedingungen erfüllt sein:
Identischer Kontakt: Die vorangegangenen Abschlagsrechnungen müssen an denselben Kontakt adressiert sein wie die geplante Schlussrechnung.
Vollständige Bezahlung: Sie müssen die Abschlagsrechnungen im System zuvor als Vollständig Bezahlt markiert haben.
Feste Kundennummer: Sie müssen den Kunden als festen Kontakt mit einer eigenen Kundennummer angelegt haben. Die automatische Zuordnung funktioniert nicht bei manuell eingetippten Adressen ohne Stammdaten.
Ein bestehendes Angebot Schritt für Schritt zur Schlussrechnung weiterführen
Führen Sie einen bestehenden Beleg weiter, um sicherzustellen, dass das System alle erfassten Positionen und Zahlungen korrekt übernimmt. So führen Sie das Angebot weiter:
Öffnen Sie die Belegliste über das Hauptmenü.
Wählen Sie das gewünschte Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
Klicken Sie oben rechts im Beleg auf das Symbol mit den drei Punkten (...).
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Weiterführen zur Schlussrechnung.
Prüfen Sie die aufgelisteten Positionen auf ihre Richtigkeit.
Klicken Sie auf den Button Abschließen, um die Schlussrechnung zu speichern.
Hinweis: Lexware Office zieht alle bezahlten Abschlagsrechnungen am Ende des Belegs vollautomatisch vom Gesamtbetrag ab. Sie müssen den Restbetrag nicht selbst berechnen. Beispiel: Bei einer Gesamtsumme von 1.000 € zieht das System bereits gezahlte 400 € selbstständig ab. Das Ergebnis ist ein offener Endbetrag von 600 €.
Schlussrechnung ohne Vorbeleg manuell erstellen
Wenn Sie die Schlussrechnung ohne Vorbeleg erstellen möchten, verknüpfen Sie die Abschläge direkt beim Anlegen der neuen Rechnung.:
Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+)
Wählen Sie Rechnung erstellen und suchen Sie Ihren Kunden aus.
Falls bereits Angebote oder Auftragsbestätigungen für diesen Kunden vorliegen, werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung aus einem vorherigen Beleg weiterführen möchten.
Lexware Office deklariert das Dokument damit automatisch als Schlussrechnung.
Woran erkennen Sie, dass die Schlussrechnung korrekt verbucht ist?
Nach dem Speichern erscheint die Schlussrechnung direkt in Ihrer Belegliste. Prüfen Sie dort kurz die Status-Meldungen, um sicherzugehen, dass alle Abschläge korrekt verrechnet wurden. Der Vorgang war erfolgreich, wenn Sie in der Liste die folgenden Status-Meldungen sehen:
Die vorangegangene Abschlagsrechnung hat weiterhin den Status Bezahlt.
Die neue Schlussrechnung hat den Status Offen (bis der Kunde den Restbetrag beglichen hat) oder den Status Bezahlt (falls der gesamte Rechnungsbetrag bereits durch die vorherigen Anzahlungen gedeckt ist).
So gelingt der Abschluss der Schlussrechnung in Sonderfällen
Beim Erstellen einer Schlussrechnung können Sonderfälle auftreten — etwa wenn Abschläge nicht automatisch zum Abzug angeboten werden oder eine Fehlermeldung erscheint. Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Situationen und den jeweils passenden Lösungsweg.
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Die Abschlagsrechnung wird nicht zum Abzug angeboten | Stellen Sie sicher, dass der Kontakt exakt übereinstimmt. Bearbeiten Sie die Adresse direkt innerhalb der Schlussrechnung, falls sich etwas geändert hat. Löschen Sie den Kontakt niemals aus dem Beleg, da sonst die Verknüpfung zu den Abschlägen endgültig verloren geht. |
Fehlermeldung: „Erfassen Sie ausstehende Zahlungen“ | Lexware Office verlangt eine 100-prozentige Bezahlung des Abschlags. Löschen Sie die Teilzahlung beim Abschlagsbeleg, stornieren Sie die Abschlagsrechnung und erstellen Sie eine neue Abschlagsrechnung über den tatsächlich erhaltenen Betrag. Markieren Sie diese anschließend als bezahlt. |
Wahl zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung | Entscheiden Sie sich zu Beginn des Projekts bewusst für den richtigen Weg. Nutzen Sie Abschlagsrechnungen für Anzahlungen, die Sie am Ende verrechnen möchten. Nutzen Sie Teilrechnungen nur für rechtlich eigenständige Teilschritte, da Sie diese nicht in einer Schlussrechnung zusammenfassen können. |