Wenn du dein Projekt erfolgreich beendest, möchtest du deine finale Abrechnung schnell und fehlerfrei an deine Kundschaft senden. Mit dieser Anleitung erstellst du zunächst eine Abschlagsrechnung und führst sie am Projektende zu einer rechtssicheren Schlussrechnung weiter, bei der Lexware Office alle bereits gezahlten Abschläge vollautomatisch vom offenen Endbetrag abzieht. (Eine Abschlagsrechnung stellst du für eine Teilzahlung während des Projekts aus; mehr dazu im Artikel Was ist eine Abschlagsrechnung?)
Was du für die automatische Verrechnung der Abschläge vorab benötigst
Damit Lexware Office die gezahlten Abschläge vollautomatisch verrechnen kann, müssen vor Beginn folgende Bedingungen erfüllt sein:
Identischer Kontakt: Die Abschlagsrechnung und die geplante Schlussrechnung müssen an denselben Kontakt adressiert sein.
Vollständige Bezahlung: Du musst die Abschlagsrechnung im System zuvor als Vollständig Bezahlt markiert haben.
Feste Kundennummer: Du musst die Kundschaft als festen Kontakt mit einer eigenen Kundennummer angelegt haben. Die automatische Zuordnung funktioniert nicht bei manuell eingetippten Adressen ohne Stammdaten.
Eine Abschlagsrechnung aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung erstellen
Der einfachste Weg zu einer Abschlagsrechnung führt über ein bestehendes Angebot oder eine Auftragsbestätigung. So gehst du vor:
Öffne die Belegliste über das Hauptmenü.
Wähle das gewünschte Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
Klicke oben rechts im Beleg auf das Symbol mit den drei Punkten (...).
Wähle im Dropdown-Menü die Option Weiterführen zur Abschlagsrechnung.
Gib den gewünschten Abschlagsbetrag ein. Lexware Office übernimmt alle übrigen Daten aus dem Angebot automatisch.
Prüfe die Rechnung, stelle sie fertig und sende sie an deine Kundschaft.
Eine Abschlagsrechnung ohne Vorbeleg erstellen
Wenn kein Angebot oder keine Auftragsbestätigung vorliegt, kannst du eine Abschlagsrechnung auch direkt anlegen:
Klicke auf das Plus-Symbol (+).
Wähle Rechnung erstellen und suche deine Kundschaft aus.
Lege die Abschlagsrechnung über den gewünschten Betrag an.
Markiere die Abschlagsrechnung als Vollständig Bezahlt, sobald die Zahlung eingegangen ist.
ℹ️ Wichtig: Damit Lexware Office den Abschlag später in der Schlussrechnung automatisch abziehen kann, muss die Abschlagsrechnung im System vollständig bezahlt sein bzw. mit der Zahlung verknüpft sein.
Eine ausführlichere Anleitung zur Abschlagsrechnung selbst — inklusive Tarifvoraussetzungen und Sonderfällen — findest du hier: Abschlagsrechnungen in Lexware Office erstellen
Einen bestehenden Beleg Schritt für Schritt zur Schlussrechnung weiterführen
Führe einen bestehenden Beleg weiter, um sicherzustellen, dass Lexware Office bei der Schlussrechnung alle erfassten Positionen und Zahlungen korrekt übernimmt. So führst du den Beleg zur Schlussrechnung weiter:
Öffne die Belegliste über das Hauptmenü.
Wähle das ursprüngliche Angebot oder die Auftragsbestätigung aus, aus der die Abschlagsrechnung entstanden ist.
Klicke oben rechts im Beleg auf das Symbol mit den drei Punkten (...).
Wähle im Dropdown-Menü die Option Weiterführen zur Schlussrechnung.
Prüfe die aufgelisteten Positionen auf ihre Richtigkeit.
Klicke auf den Button Abschließen, um die Schlussrechnung zu speichern.
ℹ️ Hinweis: Lexware Office zieht alle bezahlten Abschlagsrechnungen am Ende des Belegs vollautomatisch vom Gesamtbetrag ab. Du musst den Restbetrag nicht selbst berechnen. Beispiel: Bei einer Gesamtsumme von 1.000,00 € zieht Lexware Office eine bereits gezahlte Abschlagsrechnung von 400,00 € automatisch ab. Das Ergebnis ist ein offener Endbetrag von 600,00 €. So sieht deine Kundschaft sofort transparent, was bereits gezahlt wurde und was noch offen ist – ohne manuelle Rechenfehler und mit voller Rechtssicherheit.
Eine Schlussrechnung ohne Vorbeleg manuell erstellen
Wenn du die Schlussrechnung ohne Vorbeleg erstellen möchtest, verknüpfst du die Abschläge direkt beim Anlegen der neuen Rechnung:
Klicke auf das Plus-Symbol (+).
Wähle Rechnung erstellen und suche deine Kundschaft aus.
Falls bereits Angebote oder Auftragsbestätigungen für diese Kundschaft vorliegen, fragt dich Lexware Office, ob du die Rechnung aus einem vorherigen Beleg weiterführen möchtest.
Lexware Office deklariert den Beleg damit automatisch als Schlussrechnung.
Woran du erkennst, dass die Schlussrechnung korrekt verbucht ist
Nach dem Speichern erscheint die Schlussrechnung direkt in deiner Belegliste. Prüfe dort kurz die Status-Meldungen, um sicherzugehen, dass Lexware Office alle Abschläge korrekt verrechnet hat. Der Vorgang war erfolgreich, wenn du in der Liste die folgenden Status-Meldungen siehst:
Die vorangegangene Abschlagsrechnung hat weiterhin den Status Bezahlt.
Die neue Schlussrechnung hat den Status Offen (bis die Kundschaft den Restbetrag beglichen hat) oder den Status Bezahlt (falls der gesamte Rechnungsbetrag bereits durch die vorherigen Anzahlungen gedeckt ist).
So gelingt der Abschluss der Schlussrechnung in Sonderfällen
Beim Erstellen einer Schlussrechnung können Sonderfälle auftreten — etwa wenn Abschläge nicht automatisch zum Abzug angeboten werden oder eine Fehlermeldung erscheint. Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Situationen und den jeweils passenden Lösungsweg.
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Die Abschlagsrechnung wird nicht zum Abzug angeboten. | Stelle sicher, dass der Kontakt exakt übereinstimmt. Bearbeite die Adresse direkt innerhalb der Schlussrechnung, falls sich etwas geändert hat. Lösche den Kontakt niemals aus dem Beleg, da sonst die Verknüpfung zu den Abschlägen endgültig verloren geht. |
Fehlermeldung: „Erfassen Sie ausstehende Zahlungen" | Lexware Office verlangt eine 100-prozentige Bezahlung des Abschlags. Lösche die Teilzahlung beim Abschlagsbeleg, storniere die Abschlagsrechnung und erstelle eine neue Abschlagsrechnung über den tatsächlich erhaltenen Betrag. Markiere diese anschließend als bezahlt. |
Wahl zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung | Entscheide dich zu Beginn des Projekts bewusst für den richtigen Weg. Nutze Abschlagsrechnungen für Anzahlungen, die du am Ende verrechnen möchtest. Nutze Teilrechnungen nur für rechtlich eigenständige Teilschritte, da du diese nicht in einer Schlussrechnung zusammenfassen kannst. |
Ausführliche Lösungen zu allen Fehlerfällen findest du hier: Fehlermeldungen und Probleme bei Abschlags- und Schlussrechnungen beheben