Beim Arbeiten mit Abschlags- und Schlussrechnungen stoßen Sie möglicherweise auf Fehlermeldungen oder stellen fest, dass bestimmte Schritte nicht wie erwartet funktionieren. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Ursachen und zeigt Ihnen, wie Sie die Probleme beheben.
Schnellübersicht: Häufige Probleme auf einen Blick
Problem / Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
Abschlagsrechnung wird in der Schlussrechnung nicht zum Abzug angeboten | Kontakt stimmt nicht überein oder wurde ohne Kundennummer angelegt | Adresse direkt in der Schlussrechnung bearbeiten – Kontakt nie löschen |
„Erfassen Sie bei den markierten Abschlagsrechnungen die noch ausstehenden Zahlungen!" | Abschlagsrechnung ist nicht vollständig als bezahlt erfasst | Teilzahlung löschen, Abschlagsrechnung stornieren, neu über tatsächlich erhaltenen Betrag anlegen |
„Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet" | Kontakt wurde manuell ohne eigene Kundennummer eingegeben → Sammelkunde | Zahlung löschen, Abschlagsrechnung stornieren, Kontakt als Stammdatensatz anlegen, neu erstellen |
Sicherheitseinbehalt lässt sich nicht abbilden | Lexware Office erlaubt nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen | Abschlagsrechnung über den tatsächlich erhaltenen Betrag (ohne Einbehalt) neu anlegen |
Buchungsfehler in der GuV (Bilanzierer, §13b oder innergemeinschaftliche Lieferung) | Bekannter Systemfehler: Abschlag wird nicht erfolgsneutral gebucht | Steuerberater informieren, manuelle Korrektur in der Kanzleisoftware |
Abschlagsrechnung wird nicht zum Abzug angeboten
Wenn Sie eine Schlussrechnung erstellen und die zugehörigen Abschlagsrechnungen nicht zum Abzug angeboten werden, liegt das in der Regel an einem dieser beiden Gründe: Der Kontakt auf der Abschlagsrechnung stimmt nicht exakt mit dem Kontakt der Schlussrechnung überein – oder der Kontakt wurde ursprünglich ohne eigene Kundennummer angelegt.
Lösung bei geänderter Adresse:
Öffnen Sie die Schlussrechnung in Lexware Office.
Bearbeiten Sie die Adressdaten direkt im Beleg.
⚠️ Wichtig: Löschen Sie den Kontakt niemals aus der Schlussrechnung und wählen Sie keinen neuen aus. Sobald Sie den Kontakt ersetzen, verliert Lexware Office die Verknüpfung zu den bestehenden Abschlagsrechnungen.
Fehlermeldung: „Erfassen Sie die noch ausstehenden Zahlungen"
Die Fehlermeldung „Erfassen Sie bei den markierten Abschlagsrechnungen die noch ausstehenden Zahlungen" erscheint, wenn Sie eine Abschlagsrechnung in eine Schlussrechnung überführen möchten, die noch nicht vollständig bezahlt ist. Lexware Office erlaubt nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen als Abzug in einer Schlussrechnung.
Lösung bei Teilzahlung oder Sicherheitseinbehalt:
Öffnen Sie die Belegliste und wählen Sie die betroffene Abschlagsrechnung aus.
Klicken Sie im rechten Detailbereich auf das Papierkorb-Symbol neben der Zahlung, um die Teilzahlung zu löschen.
Stornieren Sie anschließend die Abschlagsrechnung über die drei Punkte (...) → Stornieren.
Erstellen Sie eine neue Abschlagsrechnung über den Betrag, den Sie tatsächlich erhalten haben – ohne den Sicherheitseinbehalt.
Erfassen Sie die Zahlung für die neue Abschlagsrechnung als vollständig bezahlt.
Führen Sie die Schlussrechnung wie gewohnt weiter.
ℹ️ Hinweis: Benutzer mit der Berechtigungsrolle „Belege, Kontakte & Produkte" können Zahlungen nicht löschen. Wenden Sie sich in diesem Fall an eine Person mit Administrator-Rechten.
Der Gesamtbetrag der Schlussrechnung bleibt unverändert – nur der bereits geleistete Abschlag ändert sich.
Fehlermeldung: „Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet"
Die Fehlermeldung „Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet" tritt auf, wenn der Kontakt manuell eingegeben wurde – ohne eigene Kundennummer in Lexware Office. In diesem Fall ordnet das System die Abschlagsrechnung intern dem sogenannten Sammelkunden zu und lässt sich deshalb nicht mit einer Schlussrechnung für einen anderen Kontakt verknüpfen.
Lösung:
Legen Sie den Kunden zuerst unter Kontakte als eigenständigen Eintrag mit Kundennummer an.
Öffnen Sie die betroffene Abschlagsrechnung in der Belegliste.
Löschen Sie die zugeordnete Zahlung über das Papierkorb-Symbol im rechten Detailbereich.
Stornieren Sie die Abschlagsrechnung über ... → Stornieren.
Erstellen Sie die Abschlagsrechnung neu – diesmal mit dem korrekt angelegten Kontakt aus den Stammdaten.
Ordnen Sie die Zahlung der neuen Abschlagsrechnung zu.
Erstellen Sie die Schlussrechnung wie gewohnt
ℹ️ Hinweis: Beim Stornieren erhält der Beleg lediglich einen Stornostempel. Es wird keine neue Rechnungsnummer vergeben. Leiten Sie den Stornobeleg gegebenenfalls auch an Ihren Kunden weiter.
Sicherheitseinbehalt lässt sich nicht direkt abbilden
Wenn Ihr Kunde einen Sicherheitseinbehalt vornimmt und die Abschlagsrechnung deshalb nicht vollständig bezahlt ist, lässt sich dieser Einbehalt in Lexware Office nicht direkt darstellen. Abschlagsrechnungen können nur dann in eine Schlussrechnung übernommen werden, wenn sie vollständig bezahlt sind.
Workaround:
Löschen Sie die Teilzahlung bei der bestehenden Abschlagsrechnung über das Papierkorb-Symbol im rechten Detailbereich.
Stornieren Sie die Abschlagsrechnung über ... → Stornieren.
Erstellen Sie eine neue Abschlagsrechnung über den Betrag, den Sie tatsächlich erhalten haben – also ohne den Sicherheitseinbehalt.
Markieren Sie diese neue Abschlagsrechnung als vollständig bezahlt.
Führen Sie die Schlussrechnung weiter. Der Gesamtbetrag bleibt korrekt, da nur der tatsächlich geleistete Abschlag verrechnet wird.
ℹ️ Hinweis: Falls Sie bereits erbrachte Teilleistungen abrechnen möchten, ist eine Teilrechnung der richtige Beleg – nicht eine Abschlagsrechnung. Teilrechnungen lassen sich jedoch nicht in einer Schlussrechnung zusammenfassen.
Buchungsfehler in der GuV bei §13b oder innergemeinschaftlicher Lieferung
Wenn Sie bilanzieren und Abschlagsrechnungen für Bauleistungen nach § 13b oder innergemeinschaftliche Lieferungen stellen, kann es zu falschen Buchungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) kommen. Es handelt sich dabei um einen bekannten Systemfehler in Lexware Office, an dem das Produktteam arbeitet.
Abschlagsrechnungen werden in diesen Fällen nicht erfolgsneutral auf das Konto für erhaltene Anzahlungen (z. B. Konto 1710) gebucht, sondern bereits zum Zeitpunkt der Abschlagsrechnung umsatz- und gewinnwirksam. Das führt zu einem zu früh oder doppelt ausgewiesenen Umsatz in der GuV.
Empfohlene Vorgehensweise bis zur technischen Lösung:
Informieren Sie Ihre steuerliche Beratung über diese Problematik.
Lassen Sie die betroffenen Buchungen zum Jahresabschluss manuell in der Kanzleisoftware korrigieren, damit der Umsatz nur einmal und zum richtigen Zeitpunkt erscheint.
⚠️ Wichtig: Diese Buchungsfehler haben keine Auswirkung auf die Rechnungen selbst – nur auf die buchhalterische Ausweisung in der GuV. Binden Sie Ihre Steuerberatung frühzeitig ein, um Korrekturen zum Jahresabschluss rechtzeitig einzuplanen.
Wenn das Problem weiter besteht
Falls sich das Problem mit den oben beschriebenen Schritten nicht beheben lässt, wenden Sie sich an den Lexware Office Support. Halten Sie für eine schnelle Bearbeitung folgende Informationen bereit:
Rechnungsnummern der betroffenen Abschlags- und Schlussrechnungen
Screenshot der Fehlermeldung
Ihr aktuelles Lexware Office Abonnement (z. B. XL)
Bei buchhalterischen Fehlern: Angabe, ob Sie bilanzieren (Jahresabschluss mit Bilanz erstellen) und welcher Geschäftsfall vorliegt (§13b, innergemeinschaftliche Lieferung o. ä.)