Beim Arbeiten mit Abschlags- und Schlussrechnungen stößt du möglicherweise auf Fehlermeldungen oder stellst fest, dass bestimmte Schritte nicht wie erwartet funktionieren. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Ursachen und zeigt dir, wie du die Probleme behebst.
Schnellübersicht: Häufige Probleme auf einen Blick
Problem / Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
Abschlagsrechnung wird in der Schlussrechnung nicht zum Abzug angeboten | Kontakt stimmt nicht überein oder wurde ohne Kundennummer angelegt | Adresse direkt in der Schlussrechnung bearbeiten – Kontakt nie löschen |
„Erfassen Sie bei den markierten Abschlagsrechnungen die noch ausstehenden Zahlungen!" | Abschlagsrechnung ist nicht vollständig als bezahlt erfasst | Teilzahlung löschen, Abschlagsrechnung stornieren, neu über tatsächlich erhaltenen Betrag anlegen |
„Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet" | Kontakt wurde manuell ohne eigene Kundennummer eingegeben → Sammelkunde | Zahlung löschen, Abschlagsrechnung stornieren, Kontakt als Stammdatensatz anlegen, neu erstellen |
Sicherheitseinbehalt lässt sich nicht abbilden | Lexware Office erlaubt nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen | Abschlagsrechnung über den tatsächlich erhaltenen Betrag (ohne Einbehalt) neu anlegen |
Buchungsfehler in der GuV (Bilanzierer, §13b oder innergemeinschaftliche Lieferung) | Bekannter Systemfehler: Abschlag wird nicht erfolgsneutral gebucht | Steuerberater informieren, manuelle Korrektur in der Kanzleisoftware |
Abschlagsrechnung wird nicht zum Abzug angeboten
Wenn du eine Schlussrechnung erstellst und die zugehörigen Abschlagsrechnungen nicht zum Abzug angeboten werden, liegt das in der Regel an einem dieser beiden Gründe: Der Kontakt auf der Abschlagsrechnung stimmt nicht exakt mit dem Kontakt der Schlussrechnung überein – oder der Kontakt wurde ursprünglich ohne eigene Kundennummer angelegt.
Lösung bei geänderter Adresse:
Öffne die Schlussrechnung in Lexware Office.
Bearbeite die Adressdaten direkt im Beleg.
⚠️ Wichtig: Lösche den Kontakt niemals aus der Schlussrechnung und wähle keinen neuen aus. Sobald du den Kontakt ersetzt, verliert Lexware Office die Verknüpfung zu den bestehenden Abschlagsrechnungen.
Fehlermeldung: „Erfassen Sie die noch ausstehenden Zahlungen"
Die Fehlermeldung „Erfasse bei den markierten Abschlagsrechnungen die noch ausstehenden Zahlungen“ erscheint, wenn du eine Abschlagsrechnung in eine Schlussrechnung überführen möchtest, die noch nicht vollständig bezahlt ist. Lexware Office erlaubt nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen als Abzug in einer Schlussrechnung.
Lösung bei Teilzahlung oder Sicherheitseinbehalt:
Öffne die Belegliste und wähle die betroffene Abschlagsrechnung aus.
Klicke im rechten Detailbereich auf das Papierkorb-Symbol neben der Zahlung, um die Teilzahlung zu löschen.
Storniere anschließend die Abschlagsrechnung über die drei Punkte (...) → Stornieren.
Erstelle eine neue Abschlagsrechnung über den Betrag, den du tatsächlich erhalten hast – ohne den Sicherheitseinbehalt.
Erfasse die Zahlung für die neue Abschlagsrechnung als vollständig bezahlt.
Führe die Schlussrechnung wie gewohnt weiter.
Hinweis: Nutzer mit der Berechtigungsrolle „Belege, Kontakte & Produkte“ können Zahlungen nicht löschen. Wende dich in diesem Fall an eine Person mit Administrator-Rechten.
Der Gesamtbetrag der Schlussrechnung bleibt unverändert – nur der bereits geleistete Abschlag ändert sich.
Fehlermeldung: „Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet"
Die Fehlermeldung „Dieser Abschlag wurde mit einem anderen Kunden abgerechnet" tritt auf, wenn der Kontakt manuell eingegeben wurde – ohne eigene Kundennummer in Lexware Office. In diesem Fall ordnet das System die Abschlagsrechnung intern dem sogenannten Sammelkunden zu und lässt sich deshalb nicht mit einer Schlussrechnung für einen anderen Kontakt verknüpfen.
Lösung:
Leg den Kunden zuerst unter Kontakte als eigenständigen Eintrag mit Kundennummer an.
Öffne die betroffene Abschlagsrechnung in der Belegliste.
Lösche die zugeordnete Zahlung über das Papierkorb-Symbol im rechten Detailbereich.
Storniere die Abschlagsrechnung über ... → Stornieren.
Erstelle die Abschlagsrechnung neu – diesmal mit dem korrekt angelegten Kontakt aus den Stammdaten.
Ordne die Zahlung der neuen Abschlagsrechnung zu.
Erstelle die Schlussrechnung wie gewohnt.
Hinweis: Beim Stornieren erhält der Beleg lediglich einen Stornostempel. Es wird keine neue Rechnungsnummer vergeben. Leite den Stornobeleg gegebenenfalls auch an deinen Kunden weiter.
Sicherheitseinbehalt lässt sich nicht direkt abbilden
Wenn dein Kunde einen Sicherheitseinbehalt vornimmt und die Abschlagsrechnung deshalb nicht vollständig bezahlt ist, lässt sich dieser Einbehalt in Lexware Office nicht direkt darstellen. Abschlagsrechnungen können nur dann in eine Schlussrechnung übernommen werden, wenn sie vollständig bezahlt sind.
Workaround:
Lösche die Teilzahlung bei der bestehenden Abschlagsrechnung über das Papierkorb-Symbol im rechten Detailbereich.
Storniere die Abschlagsrechnung über ... → Stornieren.
Erstelle eine neue Abschlagsrechnung über den Betrag, den du tatsächlich erhalten hast – also ohne den Sicherheitseinbehalt.
Markiere diese neue Abschlagsrechnung als vollständig bezahlt.
Führen Sie die Schlussrechnung weiter. Der Gesamtbetrag bleibt korrekt, da nur der tatsächlich geleistete Abschlag verrechnet wird.
Hinweis: Falls du bereits erbrachte Teilleistungen abrechnen möchtest, ist eine Teilrechnung der richtige Beleg – nicht eine Abschlagsrechnung. Teilrechnungen lassen sich jedoch nicht in einer Schlussrechnung zusammenfassen.
Wenn das Problem weiter besteht
Falls sich das Problem mit den oben beschriebenen Schritten nicht beheben lässt, wende dich an den Lexware Office Support. Halte für eine schnelle Bearbeitung folgende Informationen bereit:
Rechnungsnummern der betroffenen Abschlags- und Schlussrechnungen
Screenshot der Fehlermeldung
Dein aktuelles Lexware Office Abonnement (z. B. XL)
Bei buchhalterischen Fehlern: Angabe, ob du bilanzierst (Jahresabschluss mit Bilanz erstellen) und welcher Geschäftsfall vorliegt (§13b, innergemeinschaftliche Lieferung o. ä.).