Sie haben eine Abschlagsrechnung erstellt, die mehr als die eigentliche Leistung abdeckt — der Endbetrag der Schlussrechnung ist negativ. Da Lexware Office negative Endbeträge in der Schlussrechnung nicht direkt ausweisen kann, lösen Sie das in zwei Schritten: Schlussrechnung auf 0,00 € bringen und Differenz per Rechnungskorrektur erstatten.
Das brauchen Sie für die Rückerstattung
Bevor Sie die Rückerstattung durchführen, prüfen Sie diese Voraussetzungen:
Sie haben für den Auftrag bereits mindestens eine Abschlagsrechnung erstellt.
Falls die Abschlagsrechnung noch offen ist, markieren Sie sie zunächst als Bezahlt, bevor Sie fortfahren
So gleichen Sie den negativen Endbetrag Schritt für Schritt aus
Erstellen Sie die Schlussrechnung für Ihren Kunden.
Fügen Sie in der Rechnung eine neue manuelle Position hinzu, da das System negative Endbeträge nicht direkt ausweist. Nennen Sie diese Position beispielsweise „Guthaben aus Anzahlung".
Tragen Sie den überzahlten Betrag in diese Position ein, so dass der Gesamtrechnungsbetrag genau 0,00 € ergibt. Fügen Sie dazu eine neue Position ein — z. B. Guthaben aus Anzahlung — und tragen Sie den Erstattungsbetrag ein.
Klicken Sie auf Speichern und schließen Sie die Rechnung ab.
Hinweis: Dieser Umweg ist notwendig, um die Umsatzsteuerlogik korrekt beizubehalten und gleichzeitig den Geldfluss der Rückzahlung sauber mit einem Beleg zu verknüpfen.
Erstellen Sie eine separate Rechnungskorrektur, um den Erstattungsbetrag formal zu erfassen.
Navigieren Sie dazu im Hauptmenü zu + Neuer Beleg > Rechnungskorrektur.
Tragen Sie in der Rechnungskorrektur exakt den Betrag ein, den Sie dem Kunden als Guthaben aus der Anzahlung zurückschulden.
Sie haben in der Belegliste nun die bezahlte Abschlagsrechnung, die „bezahlte" Schlussrechnung und die offene Rechnungskorrektur:
Verknüpfen Sie die tatsächliche Rückzahlung mit diesem Beleg.
Gehen Sie in Ihre Bankübersicht.
Wählen Sie die Banktransaktion der Rücküberweisung aus und ordnen Sie sie der neu erstellten Rechnungskorrektur zu.
Woran erkenne ich, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen ist?
Prüfen Sie nach der Zuordnung Ihre Belegliste — der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Schlussrechnung, Abschlagsrechnung und Rechnungskorrektur alle korrekt verbucht sind:
Die vollständig bezahlte Abschlagsrechnung.
Die auf 0,00 € ausgeglichene Schlussrechnung.
Die ausgeglichene und als „bezahlt" markierte Rechnungskorrektur, die Ihre Rückzahlung an den Kunden dokumentiert.