Mit dieser Anleitung korrigieren Sie eine Rechnung in Lexware Office passend zum jeweiligen Status der Rechnung. So stellen Sie sicher, dass offene Posten, Zahlungen und Erstattungen einfach und korrekt verbucht sind.
Was Sie vor dem Start brauchen
Prüfen Sie diese Voraussetzungen, bevor Sie beginnen:
Die ursprüngliche Rechnung wurde bereits in Lexware Office erstellt.
Sie benötigen vollen Zugriff auf Zahlungen. Mit der eingeschränkten Rolle „Belege, Kontakte & Produkte" können Sie keine Zahlungen lösen.
Bei bezahlten Rechnungen müssen Sie die Zahlungszuordnung zuerst aufheben — der jeweilige Abschnitt weiter unten beschreibt, wann und wie.
Hinweis: In Lexware Office werden die Begriffe Gutschrift und Rechnungskorrektur sinngleich verwendet. Dieser Artikel nutzt durchgängig „Rechnungskorrektur" — der rechtlich präzisere Begriff.
So wählen Sie den richtigen Weg für Ihre Rechnung
Welche Schritte richtig sind, hängt vom Status Ihrer Rechnung ab:
Status der Rechnung | Richtiger Weg |
Noch nicht versendet | Rechnung direkt bearbeiten |
Versendet, aber noch nicht bezahlt | Rechnungskorrektur mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung erstellen |
Bereits vollständig bezahlt | Manuelle Rechnungskorrektur ohne Bezug erstellen |
Teilweise bezahlt | Zahlungszuordnung aufheben, dann Rechnungskorrektur |
Rechnung korrigieren, wenn die Rechnung noch nicht versendet wurde
Wenn die Rechnung noch nicht an den Kunden übermittelt wurde — also weder per E-Mail versendet noch als offizielles PDF weitergegeben —, können Sie die Rechnung direkt bearbeiten. Eine Stornierung ist in diesem Fall nicht nötig.
Navigieren Sie im Menü zu Belege > Ausgangsbelege.
Wählen Sie die betroffene Rechnung aus.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
Ändern Sie die fehlerhaften Angaben, zum Beispiel:
Adresse
Positionen
Beträge
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Nutzen Sie diesen Weg ausschließlich, wenn die Rechnung noch nicht beim Kunden eingegangen ist. Sobald der Kunde die Rechnung erhalten hat, ist eine Rechnungskorrektur der korrekte Weg.
Rechnung korrigieren, wenn die Rechnung versendet, aber noch nicht bezahlt wurde
Wenn die Rechnung bereits beim Kunden ist, aber noch keine Zahlung eingegangen ist, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
Navigieren Sie im Menü zu Belege > Ausgangsbelege.
Wählen Sie die betroffene Rechnung aus.
Klicken Sie in der rechten Detailansicht auf die drei Punkte „…“ (Weitere Aktionen).
Wählen Sie Weiterführen zur Rechnungskorrektur.
Passen Sie die Positionen an:
Für eine Teilgutschrift: Reduzieren Sie die Menge oder den Betrag auf den Wert, den Sie gutschreiben möchten.
Für eine Vollgutschrift: Übernehmen Sie alle Positionen unverändert.
Wählen Sie Weiter zur Vorschau aus.
Schließen Sie die Rechnungskorrektur ab.
Senden Sie die Rechnungskorrektur an Ihren Kunden.
Hinweis: Der offene Posten der ursprünglichen Rechnung reduziert sich automatisch um den Betrag der Rechnungskorrektur.
Beispiel für eine Teilgutschrift
So gehen Sie bei einer Teilgutschrift vor:
Ausgangssituation: Die ursprüngliche Rechnung enthält 10 Artikel à 20 Euro.
Vorgehen: Sie möchten 2 Artikel gutschreiben. Reduzieren Sie die Menge in der Rechnungskorrektur auf 2.
Ergebnis: Der offene Posten verringert sich um den gutgeschriebenen Betrag (40 Euro).
Manuelle Rechnungskorrektur erstellen, wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde
Wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde, ist der ursprüngliche Beleg abgeschlossen. Erstellen Sie eine manuelle Rechnungskorrektur ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung, damit die Erstattung als Guthaben verbucht werden kann.
Klicken Sie auf + Neuer Beleg.
Wählen Sie Rechnungskorrektur.
Erstellen Sie die Rechnungskorrektur ohne Bezug zu einer bestehenden Rechnung.
Geben Sie die zu erstattenden Beträge als positive Werte ein.
Tragen Sie im Feld Einleitungstext die ursprüngliche Rechnungsnummer ein, damit der Zusammenhang nachvollziehbar bleibt.
Schließen Sie die Rechnungskorrektur ab.
Hinweis: Lexware Office bucht die eingegebenen positiven Werte im Hintergrund automatisch negativ. Sie müssen das Minuszeichen nicht selbst eintragen.
Hinweis: Durch diese Rechnungskorrektur entsteht ein neuer offener Posten als Guthaben. Dieses Guthaben können Sie später der Rücküberweisung auf Ihrem Bankkonto zuordnen.
Beispiel für eine Erstattung nach vollständiger Zahlung
So funktioniert die Erstattung Schritt für Schritt:
Ausgangssituation: Ihr Kunde hat 119 Euro bereits vollständig bezahlt.
Vorgehen: Sie erstellen eine neue Rechnungskorrektur ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung und tragen 119 Euro als positiven Betrag ein.
Ergebnis: Lexware Office erzeugt eine Gutschrift über 119 Euro. Diese Gutschrift können Sie mit der Rücküberweisung verknüpfen.
Restbetrag korrigieren, wenn bereits eine Teilzahlung eingegangen ist
Wenn Ihr Kunde nur einen Teilbetrag bezahlt hat und Sie den offenen Rest erlassen oder gutschreiben möchten, korrigieren Sie den verbleibenden Differenzbetrag.
Navigieren Sie im Menü zu Belege > Ausgangsbelege und öffnen Sie die betroffene Rechnung
Klicken Sie in der Detailansicht neben der Teilzahlung auf das Papierkorbsymbol, um die Zuordnung aufzuheben. Die Rechnung wechselt dadurch zurück in den Status Offen.
Klicken Sie auf die drei Punkte „…“ (Weitere Aktionen).
Wählen Sie „Weiterführen zur Rechnungskorrektur “.
Erstellen Sie die Rechnungskorrektur über den offenen Differenzbetrag.
Schließen Sie die Rechnungskorrektur ab.
Ordnen Sie die Teilzahlung erneut der ursprünglichen Rechnung zu.
Hinweis: Erst wenn die Rechnung wieder den Status „offen“ hat, können Sie die Rechnungskorrektur für den Restbetrag sauber erstellen.
Beispiel für Teilzahlung plus Teilgutschrift
So gleichen Sie eine Rechnung vollständig aus:
Ausgangssituation: Die Rechnung beträgt 100 Euro.
Zahlung: Ihr Kunde hat bereits 70 Euro bezahlt.
Korrektur: Die restlichen 30 Euro sollen gutgeschrieben werden.
Vorgehen: Heben Sie zuerst die Zuordnung der 70 Euro auf. Erstellen Sie dann eine Rechnungskorrektur über 30 Euro. Ordnen Sie anschließend die 70 Euro wieder der ursprünglichen Rechnung zu.
Ergebnis: Die Rechnung ist durch Teilzahlung und Teilgutschrift vollständig ausgeglichen.
Woran erkennen Sie, dass die Korrektur erfolgreich war?
Die Korrektur ist erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie das Ergebnis an diesen Stellen prüfen können:
Unter „Buchhaltung > Offene Posten“ erscheint keine fehlerhafte Forderung mehr für diesen Vorgang.
Der offene Posten wurde passend reduziert, ausgeglichen oder als Guthaben angelegt.
Die Rechnung oder Rechnungskorrektur hat den erwarteten Status.
Rechnungskorrektur löschen, wenn sie versehentlich erstellt wurde
Wenn Sie eine Rechnungskorrektur versehentlich angelegt haben, können Sie diese löschen — aber nur, solange sie sich im Status Entwurf befindet.
⚠️ Wichtig: Das Löschen einer Rechnungskorrektur ist unwiderruflich. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Rechnungskorrektur ausgewählt haben, bevor Sie fortfahren.
Öffnen Sie die betroffene Rechnungskorrektur in Belege > Ausgangsbelege > Rechnungskorrekturen.
Löschen Sie die Rechnungskorrektur über das Papierkorb-Symbol.
Wurde die Rechnungskorrektur schon final gespeichert, können Sie sie wie folgt wieder in den Status Entwurf setzen:
Öffnen Sie die betroffene Rechnungskorrektur in Belege > Ausgangsbelege > Rechnungskorrekturen.
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Funktion (Stiftsymbol).
Klicken Sie im folgenden Fenster auf Trotzdem bearbeiten.
Speichern Sie die Rechnungskorrektur als Entwurf ab.
So gehen Sie in Sonderfällen richtig vor
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Sie möchten eine Rechnung komplett neu ausstellen, zum Beispiel wegen einer falschen Steuernummer. | Stornieren Sie den ursprünglichen Beleg vollständig. Nutzen Sie danach „Duplizieren“, um die neue Rechnung schneller zu erstellen. |
Sie sehen im System die Begriffe „Gutschrift“ und „Rechnungskorrektur“. | Der rechtlich passende Begriff ist „Rechnungskorrektur“. In Lexware Office werden „Gutschrift“ und „Rechnungskorrektur“ sinngleich verwendet. |
Sie möchten nach einer Erstattung prüfen, ob noch Forderungen offen sind. | Öffnen Sie „Buchhaltung > Offene Posten“ und prüfen Sie, ob der Vorgang dort korrekt reduziert, ausgeglichen oder als Guthaben dargestellt wird. |