In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie fehlerhafte Ausgangsrechnungen mit wenigen Klicks stornieren und korrigiert neu versenden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung jederzeit GoBD-konform bleibt und Ihre Nummernkreise lückenlos dokumentiert sind.
Das benötigen Sie vor der Stornierung
Bevor Sie eine Rechnung stornieren können, müssen folgende Rahmenbedingungen erfüllt sein:
Status „Offen“: Die Rechnung muss den Status Offen haben.
Zahlungen entfernen: Hat die Rechnung bereits den Status „Bezahlt“, löschen Sie die zugeordnete Zahlung zuerst über das Papierkorb-Symbol in der Detailansicht der Rechnung.
Benutzerrechte: Sie benötigen vollen Zugriff auf Zahlungen. Mit der eingeschränkten Rolle „Belege, Kontakte & Produkte“ können Sie keine Zahlungen lösen und somit keine bezahlten Rechnungen stornieren.
Belegart: Diese Anleitung gilt ausschließlich für Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden gestellt haben.
Rechnung in Lexware Office stornieren und korrigiert neu erstellen
⚠️ Wichtig: Ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. Die stornierte Rechnungsnummer bleibt dauerhaft gesperrt — auch wenn Sie den Nummernkreis manuell anpassen. Das ist gesetzlich so vorgesehen (GoBD).
Um eine abgeschlossene Rechnung zu stornieren und eine korrigierte Version zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1 – Rechnung stornieren
Navigieren Sie im Menü zu Belege und klicken Sie auf Ausgangsbelege.
Wählen Sie die fehlerhafte Rechnung aus der Liste aus.
Klicken Sie oben rechts auf den Button Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol).
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Stornieren.
Lexware Office erstellt nun automatisch eine Stornogutschrift — einen Gegenbeleg mit eigener Belegnummer, der die ursprüngliche Rechnung buchhaltungstechnisch aufhebt. Die stornierte Rechnung erhält in Ihrer Belegliste einen deutlich sichtbaren Stornostempel.
Schritt 2 – Korrigierte Rechnung erstellen
Wählen Sie die nun stornierte Rechnung aus und klicken Sie auf den Button Duplizieren. Lexware Office erstellt eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf mit einer frischen Belegnummer.
Korrigieren Sie die fehlerhaften Daten (zum Beispiel den Steuersatz oder den Positionstext).
Tragen Sie im Feld Einleitungstext einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung ein, damit Ihr Kunde und Ihre Buchhaltung den Zusammenhang nachvollziehen können.
Beispiel: „Korrektur zur stornierten Rechnung Nr. [alte Nummer]“.
Klicken Sie auf den Button Abschließen. Die korrigierte Rechnung erhält automatisch die nächste freie Nummer aus Ihrem Nummernkreis.
Hinweis: Dieser Verweis ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine empfohlene Best Practice für eine lückenlose Dokumentation.
Woran erkenne ich, dass die Stornierung und Neuausstellung erfolgreich war?
Sie haben Ihre Rechnung erfolgreich storniert und korrigiert, wenn:
Die ursprüngliche Rechnung in Ihrer Übersicht einen deutlich sichtbaren Stornostempel trägt.
Die zugehörige Buchung der alten Rechnung im System vollständig aufgehoben ist.
Die neu erstellte Rechnung automatisch die nächste freie Nummer aus Ihrem Nummernkreis erhalten hat.
So gelingt der Abschluss in Sonderfällen
In bestimmten Situationen benötigen Sie leicht abweichende Lösungswege. Hier finden Sie die wichtigsten Sonderfälle:
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Die Rechnung wurde noch nicht an den Kunden versendet. | Klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten). Die Rechnung wird sofort in den Entwurf zurückgesetzt; ein Storno ist hier nicht nötig. |
Sie möchten einen reinen Rechnungsentwurf löschen. | Entwürfe müssen generell nicht storniert werden. Klicken Sie einfach auf das Papierkorb-Symbol, um den Entwurf restlos zu entfernen. |
Der Kunde benötigt zwingend eine Gutschrift für seine Buchhaltung. | Eine Stornierung ist ideal für inhaltliche Korrekturen. Möchten Sie jedoch einen neuen Beleg mit eigener Belegnummer generieren, wählen Sie stattdessen die Funktion Rechnungskorrektur.
Wie Sie eine Rechnungskorrektur erstellen, erfahren Sie in der folgenden Anleitung Rechnungskorrektur erstellen/ Rechnung gutschreiben. |
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