Mit dieser Anleitung löschen Sie Rechnungen, Testbelege oder andere Belege in Lexware Office sicher und nachvollziehbar. Am Ende ist der Beleg nicht mehr in der Belegliste sichtbar und wird nicht mehr in der Buchhaltung berücksichtigt.
Was vor dem Löschen eines Belegs erfüllt sein muss
Bevor Sie einen Beleg in Lexware Office löschen, prüfen Sie bitte diese Voraussetzungen:
Der Beleg darf nicht exportiert sein.
Der Beleg darf nicht final festgeschrieben sein. Festschreiben bedeutet: Der Beleg wurde final abgeschlossen und ist buchhaltungsrelevant. Ist das der Fall, müssen Sie den Beleg zuerst wieder in den Status Entwurf zurückversetzen - wie das geht, beschreibt Phase 2 dieser Anleitung.
Alle zugeordneten Zahlungen müssen vor dem Löschen gelöst werden.
Weitergeführte Belege - also Folgedokumente wie eine Gutschrift oder Stornorechnung, die auf Basis dieses Belegs erstellt wurden - müssen Sie ebenfalls zuerst entfernen oder die Verknüpfung lösen.
Hinweis: Ein Beleg lässt sich nur dann endgültig löschen, wenn keine Zahlungen und keine abhängigen Belege mehr damit verbunden sind.
So löschen Sie einen Beleg Schritt für Schritt
Das Löschen eines Belegs läuft je nach Belegstatus in bis zu drei Phasen ab. Ist Ihr Beleg bereits ein Entwurf ohne Zahlungen, starten Sie direkt mit Phase 3.
Phase 1 – Zahlungszuordnung lösen
Überspringen Sie Phase 1, wenn Ihrem Beleg keine Zahlung zugeordnet ist.
Öffnen Sie die Belegliste in Lexware Office, indem Sie auf Belege in der oberen Navigationsleiste klicken.
Wählen Sie den Beleg aus, den Sie entfernen möchten.
Klicken Sie im rechten Detailbereich neben der zugeordneten Zahlung auf das Papierkorbsymbol, um die Verknüpfung aufzuheben.
Hinweis: Bei Zahlungen, die über das Online-Banking zugeordnet wurden, klicken Sie auf den Link zur jeweiligen Transaktion und heben Sie die Verknüpfung direkt in der Transaktionsansicht auf.
Phase 2 – Beleg in den Entwurfsstatus zurückversetzen
Überspringen Sie Phase 2, wenn Ihr Beleg bereits den Status Entwurf hat.
Klicken Sie in der Detailansicht des Belegs auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
Bestätigen Sie das aufkommende Hinweisfenster.
Klicken Sie auf den Button Speichern. Der Beleg wechselt nun in den Status Entwurf.
Phase 3 – Entwurf endgültig löschen
Wählen Sie den Beleg erneut in der Belegliste aus. Nach dem Speichern wird die Liste kurz aktualisiert. Wählen Sie den Beleg mit dem Status Entwurf aus.
Klicken Sie abschließend auf das Papierkorbsymbol, um den Entwurf unwiderruflich zu löschen.
Woran Sie erkennen, dass der Beleg erfolgreich gelöscht wurde
Das Löschen des Belegs war erfolgreich, wenn diese Punkte zutreffen:
Der Beleg erscheint nicht mehr in Ihrer Belegliste.
Der Beleg hat keinen Status mehr in Lexware Office, weil er vollständig entfernt wurde.
Der Beleg wird nicht mehr in die Buchhaltung einbezogen.
Wenn der Beleg weiterhin sichtbar ist, prüfen Sie erneut:
ob noch eine Zahlung zugeordnet ist
ob der Beleg noch nicht im Status Entwurf war
ob abhängige oder weitergeführte Belege vorhanden sind
Gelöschte Belegnummer erneut verwenden
Wenn Sie einen Beleg löschen, wird die verwendete Belegnummer nicht automatisch wieder frei. Sie können die Nummer aber manuell erneut vergeben.
So setzen Sie die nächste Belegnummer zurück:
Öffnen Sie Einstellungen.
Öffnen Sie Nummernkreise.
Tragen Sie im Feld Nächster Wert die gelöschte Belegnummer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Beim nächsten Erstellen eines neuen Belegs verwendet Lexware Office diese Nummer.
Beispiel zur erneuten Vergabe einer Belegnummer
So funktioniert die erneute Vergabe in der Praxis:
Ausgangslage: Sie haben die Rechnung mit der Nummer 1005 gelöscht.
Vorgehen: Tragen Sie in Einstellungen > Nummernkreise unter Nächster Wert die Nummer 1005 ein.
Ergebnis: Der nächste neu erstellte Beleg erhält die Nummer 1005.
Was Sie in Sonderfällen beachten sollten
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Dem Beleg ist bereits eine Zahlung zugeordnet. | Lösen Sie zuerst die Zahlungszuordnung über das Papierkorb-Symbol in der Belegdetailansicht. Bei Online-Banking-Zahlungen lösen Sie die Verknüpfung direkt in der Transaktion. |
Der Beleg ist abgeschlossen und lässt sich nicht sofort löschen. | Öffnen Sie den Beleg über das Stift-Symbol, bestätigen Sie das Hinweisfenster und klicken Sie auf Speichern. Erst im Status Entwurf können Sie den Beleg löschen. |
Nach dem Löschen fehlt die gewünschte Belegnummer bei neuen Belegen. | Öffnen Sie Einstellungen > Nummernkreise und setzen Sie im Feld Nächster Wert die gelöschte Nummer manuell wieder ein. |