Suchst du einen fehlenden Beleg?
Wenn ein Beleg plötzlich nicht mehr in deiner Liste erscheint, lies stattdessen: Fehlender Beleg / Rechnung gelöscht.
Mit dieser Anleitung löschst du Rechnungen, Testbelege oder andere Belege in Lexware Office sicher und nachvollziehbar. Am Ende ist der Beleg nicht mehr in der Belegliste sichtbar und wird nicht mehr in der Buchhaltung berücksichtigt.
Was vor dem Löschen eines Belegs erfüllt sein muss
Bevor du einen Beleg in Lexware Office löschst, prüfe bitte diese Voraussetzungen:
Der Beleg darf nicht exportiert sein.
Der Beleg darf nicht final festgeschrieben sein. Festschreiben bedeutet: Der Beleg wurde final abgeschlossen und ist buchhaltungsrelevant. Ist das der Fall, musst du den Beleg zuerst wieder in den Status Entwurf zurückversetzen - wie das geht, beschreibt Phase 2 dieser Anleitung.
Alle zugeordneten Zahlungen müssen vor dem Löschen gelöst werden.
Weitergeführte Belege - also Folgedokumente wie eine Gutschrift oder Stornorechnung, die auf Basis dieses Belegs erstellt wurden - musst du ebenfalls zuerst entfernen oder die Verknüpfung lösen.
Hinweis: Ein Beleg lässt sich nur dann endgültig löschen, wenn keine Zahlungen und keine abhängigen Belege mehr damit verbunden sind.
So löschst du einen Beleg Schritt für Schritt
Das Löschen eines Belegs läuft je nach Belegstatus in bis zu drei Phasen ab. Ist dein Beleg bereits ein Entwurf ohne Zahlungen, starte direkt mit Phase 3.
Phase 1 – Zahlungszuordnung lösen
Überspringe Phase 1, wenn deinem Beleg keine Zahlung zugeordnet ist.
Öffne die Belegliste in Lexware Office, indem du auf Belege in der oberen Navigationsleiste klickst.
Wähle den Beleg aus, den du entfernen möchtest.
Klicke im rechten Detailbereich neben der zugeordneten Zahlung auf das Papierkorbsymbol, um die Verknüpfung aufzuheben.
Hinweis: Bei Zahlungen, die über das Online-Banking zugeordnet wurden, klicke auf den Link zur jeweiligen Transaktion und hebe die Verknüpfung direkt in der Transaktionsansicht auf.
Phase 2 – Beleg in den Entwurfsstatus zurückversetzen
Überspringe Phase 2, wenn dein Beleg bereits den Status Entwurf hat.
Klicke in der Detailansicht des Belegs auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
Bestätige das aufkommende Hinweisfenster.
Klicke auf den Button Speichern. Der Beleg wechselt nun in den Status Entwurf.
Phase 3 – Entwurf endgültig löschen
Wähle den Beleg erneut in der Belegliste aus. Nach dem Speichern wird die Liste kurz aktualisiert. Wähle den Beleg mit dem Status Entwurf aus.
Klicke abschließend auf das Papierkorbsymbol, um den Entwurf unwiderruflich zu löschen.
Woran du erkennst, dass der Beleg erfolgreich gelöscht wurde
Das Löschen des Belegs war erfolgreich, wenn diese Punkte zutreffen:
Der Beleg erscheint nicht mehr in deiner Belegliste.
Der Beleg hat keinen Status mehr in Lexware Office, weil er vollständig entfernt wurde.
Der Beleg wird nicht mehr in die Buchhaltung einbezogen.
Wenn der Beleg weiterhin sichtbar ist, prüfe erneut:
ob noch eine Zahlung zugeordnet ist
ob der Beleg noch nicht im Status Entwurf war
ob abhängige oder weitergeführte Belege vorhanden sind
Gelöschte Belegnummer erneut verwenden
Wenn du einen Beleg löschst, wird die verwendete Belegnummer nicht automatisch wieder frei. Du kannst die Nummer aber manuell erneut vergeben.
So setzt du die nächste Belegnummer zurück:
Öffne Einstellungen.
Öffne Nummernkreise.
Trag im Feld Nächster Wert die gelöschte Belegnummer ein.
Klicke auf Speichern.
Beim nächsten Erstellen eines neuen Belegs verwendet Lexware Office diese Nummer. Weitere Informationen zu Nummernkreisen findest du im Artikel Nummernkreise einstellen und Rechnungsnummern vergeben.
Beispiel zur erneuten Vergabe einer Belegnummer
So funktioniert die erneute Vergabe in der Praxis:
Ausgangslage: Du hast die Rechnung mit der Nummer 1005 gelöscht.
Vorgehen: Trag in Einstellungen > Nummernkreise unter Nächster Wert die Nummer 1005 ein.
Ergebnis: Der nächste neu erstellte Beleg erhält die Nummer 1005.
Was du in Sonderfällen beachten solltest
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Dem Beleg ist bereits eine Zahlung zugeordnet. | Löse zuerst die Zahlungszuordnung über das Papierkorb-Symbol in der Belegdetailansicht. Bei Online-Banking-Zahlungen löse die Verknüpfung direkt in der Transaktion. |
Der Beleg ist abgeschlossen und lässt sich nicht sofort löschen. | Öffne den Beleg über das Stift-Symbol, bestätige das Hinweisfenster und klicke auf Speichern. Erst im Status Entwurf kannst du den Beleg löschen. |
Nach dem Löschen fehlt die gewünschte Belegnummer bei neuen Belegen. | Öffne Einstellungen > Nummernkreise und setze im Feld Nächster Wert die gelöschte Nummer manuell wieder ein. |
Ein Angebot oder Lieferschein kann nicht gelöscht werden. | Da Angebote und Lieferscheine keine buchhalterische Relevanz haben, können sie direkt gelöscht werden, sofern keine Folgebelege (z. B. eine daraus erstellte Rechnung) existieren. Sind bereits weitergeführte Belege vorhanden, ist ein Löschen nicht möglich. |