Wenn ein Beleg in der Belegübersicht nicht oder nicht mehr auffindbar ist, kann dies verschiedene Ursachen haben:
1. Der Beleg wurde archiviert
Archivierte Belege finden Sie im Reiter Archiviert. Um einen Beleg z.B. anhand der Rechnungsnummer zu finden, nutzen Sie die Übergreifende Suche (Lupe oben rechts). Damit durchsuchen Sie nicht nur die Belegliste, sondern auch die archivierten Belege.
Haben Sie den Beleg im Archiv gefunden und ihn versehentlich dorthin verschoben? So reaktivieren Sie ihn:
Öffnen Sie den Reiter Archiviert in der Belegliste.
Wählen Sie den gewünschten Beleg aus.
Klicken Sie rechts auf das Archivsymbol. Der Beleg erscheint anschließend wieder in Ihrer normalen Belegliste.
Sollten Sie den Beleg auch über die Übergreifende Suche nicht finden, haben Sie ihn höchstwahrscheinlich im Entwurfsstatus gelöscht.
Nachvollzogen werden kann dies über die Protokollierung in Lexware Office. Unter Einstellungen > Protokollierung > Belege, Buchungen & Kasse werden alle für die Buchhaltung relevanten Änderungen festgehalten. Sie können hier einsehen, wann Belege erstellt, bearbeitet, versendet oder gelöscht wurden.
⚠️ Hinweis: Ausgangsrechnungen können nur archiviert werden, wenn sie den Status Bezahlt haben. Eingangsbelege können auch im unbezahlten Zustand archiviert werden – der offene Posten bleibt dabei erhalten.
Wenn die Archivierung fehlschlägt, prüfen Sie, ob das System noch eine Handlung erwartet (z.B. Zuordnung einer Zahlung oder Abschluss des Stornos). Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind in der Protokollierung nicht enthalten, da sie keine buchhalterische Relevanz haben.
2. Der Beleg wurde gelöscht
Ein gelöschter Beleg kann leider nicht wiederhergestellt werden.
Workaround: Sie können den Beleg manuell neu erstellen und dabei die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das ursprüngliche Datum eintragen. Wie Sie die Rechnungsnummer korrekt setzen, erfahren Sie im Artikel Nummernkreise einstellen und Rechnungsnummern vergeben. Speichern und schließen Sie den Beleg anschließend ab. Halten Sie für die buchhalterisch korrekte Vorgehensweise ggf. Rücksprache mit Ihrer Steuerkanzlei.
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