Wenn ein Beleg in der Belegübersicht nicht oder nicht mehr auffindbar ist, kann dies verschiedene Ursachen haben:
1. Der Beleg wurde archiviert
Archivierte Belege findest du im Reiter Archiviert. Um einen Beleg z.B. anhand der Rechnungsnummer zu finden, nutze die Übergreifende Suche (Lupe oben rechts). Damit durchsuchst du nicht nur die Belegliste, sondern auch die archivierten Belege.
Hast du den Beleg im Archiv gefunden und ihn versehentlich dorthin verschoben? So reaktivierst du ihn:
Öffne den Reiter Archiviert in der Belegliste.
Wähle den gewünschten Beleg aus.
Klicke rechts auf das Archivsymbol. Der Beleg erscheint anschließend wieder in deiner normalen Belegliste.
Solltest du den Beleg auch über die Übergreifende Suche nicht finden, hast du ihn höchstwahrscheinlich im Entwurfsstatus gelöscht.
Nachvollzogen werden kann dies über die Protokollierung in Lexware Office. Unter Einstellungen > Protokollierung > Belege, Buchungen & Kasse werden alle für die Buchhaltung relevanten Änderungen festgehalten. Du kannst hier einsehen, wann Belege erstellt, bearbeitet, versendet oder gelöscht wurden.
⚠️ Hinweis: Ausgangsrechnungen können nur archiviert werden, wenn sie den Status Bezahlt haben. Eingangsbelege können auch im unbezahlten Zustand archiviert werden – der offene Posten bleibt dabei erhalten.
Wenn die Archivierung fehlschlägt, prüfe, ob das System noch eine Handlung erwartet (z.B. Zuordnung einer Zahlung oder Abschluss des Stornos). Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind in der Protokollierung nicht enthalten, da sie keine buchhalterische Relevanz haben.
2. Der Beleg wurde gelöscht
Ein gelöschter Beleg kann leider nicht wiederhergestellt werden.
Workaround: Du kannst den Beleg manuell neu erstellen und dabei die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das ursprüngliche Datum eintragen. Wie du die Rechnungsnummer korrekt setzt, erfährst du im Artikel Nummernkreise einstellen und Rechnungsnummern vergeben. Speichere und schließe den Beleg anschließend ab. Halte für die buchhalterisch korrekte Vorgehensweise ggf. Rücksprache mit deiner Steuerkanzlei.
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