Damit Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, muss jede Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend vergeben werden. In Lexware Office übernehmen das die Nummernkreise — und Sie können sie individuell an Ihren Workflow anpassen.
Nummernkreis einstellen und Struktur festlegen
Den Nummernkreis für Rechnungen und andere Belege finden Sie in den Einstellungen von Lexware Office. Die Einstellungen sind ausschließlich über die Web-Version zugänglich — in der Lexware Office App stehen sie nicht zur Verfügung.
So öffnen Sie die Nummernkreise:
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts.
Wählen Sie den Bereich Nummernkreise.
In der Übersicht sehen Sie je Belegtyp die Felder Kürzel, Freifeld und Nächster Wert sowie eine Vorschau der nächsten Belegnummer rechts.
Eine Rechnungsnummer kann aus bis zu drei Gruppen bestehen:
Kürzel: Bis zu 2 Zeichen — z. B. „RE" für Rechnung. Hilft, Rechnungen von Angeboten oder Gutschriften zu unterscheiden.
Freifeld: Bis zu 9 alphanumerische Zeichen, Striche und Punkte. Hier können Sie Platzhalter für Jahr und Monat einsetzen (siehe nächster Abschnitt).
Nächster Wert: Die fortlaufende Zählnummer — bis zu 19 Zeichen.
⚠️ Hinweis: Die Reihenfolge der drei Gruppen ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Die Vorschau der nächsten Belegnummer sehen Sie rechts beim jeweiligen Belegtyp.
Jahr oder Monat in die Rechnungsnummer einbauen
Sie können Jahr und Monat automatisch in Ihre Rechnungsnummer einfügen lassen — über Platzhalter im Freifeld. Lexware Office ersetzt diese Platzhalter beim Erstellen jedes Belegs automatisch mit dem aktuellen Wert.
Verfügbare Platzhalter:
{JJ} — zweistelliges Jahr, z. B. 26
{JJJJ} — vierstelliges Jahr, z. B. 2026
{MM} — zweistelliger Monat, z. B. 01 für Januar
💡 Beispiel: Rechnungsnummer im Format RE-2026-0001
Kürzel: RE-
Freifeld: {JJJJ}-
Nächster Wert: 0001
⚠️ Hinweis: Ein Platzhalter für den Tag ist nicht verfügbar. Die Nummernkreise lassen sich ausschließlich mit Platzhaltern für Jahr und Monat konfigurieren.
Eine Jahresangabe in der Rechnungsnummer ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie können die fortlaufende Nummerierung problemlos über den Jahreswechsel hinaus weiterführen. Wichtig ist nur, dass jede Nummer eindeutig und einmalig vergeben wird.
⚠️ Hinweis: Die Mindestlänge der Zählnummer wird mit führenden Nullen aufgefüllt. Beispiel: Bei einer Mindestlänge von 5 Stellen und der Zählnummer „100" ergibt sich die Rechnungsnummer „00100".
Nummernkreis zurücksetzen
Möchten Sie zum Jahreswechsel oder nach dem Löschen eines Belegs mit einer bestimmten Nummer neu starten, setzen Sie den Nummernkreis manuell zurück.
Öffnen Sie Einstellungen > Nummernkreise.
Tragen Sie im Feld Nächster Wert die gewünschte Startnummer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Der nächste neu erstellte Beleg erhält diese Nummer. Bereits vergebene Nummern überspringt Lexware Office automatisch.
💡 Tipp: Möchten Sie eine gelöschte Rechnungsnummer wiederverwenden, tragen Sie diese Nummer einfach als Nächster Wert ein. Beachten Sie: Eine Rechnungsnummer kann nur dann erneut vergeben werden, wenn die zugehörige Rechnung zuvor gelöscht wurde.
Warum bekommt ein Entwurf sofort eine Rechnungsnummer?
In Lexware Office erhält jeder Rechnungsentwurf automatisch eine Rechnungsnummer — auch wenn Sie die Rechnung noch nicht abgeschlossen oder versendet haben. Das ist so gewollt.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass Rechnungsnummern eindeutig und lückenlos vergeben werden. Lücken in der Nummerierung sind zulässig — entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt. Lexware Office stellt das durch die sofortige Vergabe sicher.
Wenn Sie einen Entwurf löschen und die freigewordene Nummer wiederverwenden möchten, setzen Sie das Feld Nächster Wert in den Nummernkreisen entsprechend zurück. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Nummernkreise, tragen Sie im Feld Nächster Wert die gewünschte Nummer ein und klicken Sie auf Speichern.
Fehlende Rechnungsnummern finden
Um fehlende Rechnungsnummern zu erkennen, filtern Sie die Belegliste nach dem Belegtyp Rechnung und sortieren Sie die Liste nach der Belegnummer. So sehen Sie auf einen Blick, ob Nummern fehlen.
In der gefilterten Ansicht sehen Sie alle Rechnungen sortiert nach Belegnummer — Lücken in der Nummerierung sind so direkt erkennbar.
Wenn Sie eine Rechnung über die Belegliste nicht finden, nutzen Sie die übergreifende Suche (Lupe oben rechts). Diese durchsucht auch archivierte Belege.
Die übergreifende Suche findet auch Belege, die archiviert oder aus der regulären Belegliste ausgeblendet sind.
Bleibt die Suche erfolglos, prüfen Sie die Protokollierung:
Öffnen Sie Einstellungen > Protokollierung.
Hier sind alle buchungsrelevanten Änderungen dokumentiert — auch gelöschte Rechnungen und Neuvergaben von Nummern.
⚠️ Hinweis: Gelöschte Ausgangsrechnungen können nicht wiederhergestellt werden. Wir empfehlen, Rechnungen stattdessen zu stornieren — so bleibt der Nummernkreis lückenlos nachvollziehbar.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Fehlender Beleg / Rechnung gelöscht.
Häufige Fragen zu Nummernkreisen
Muss ich die Jahreszahl in der Rechnungsnummer angeben?
Eine Jahresangabe in der Rechnungsnummer ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie können die Nummerierung fortlaufend über den Jahreswechsel hinaus weiterführen. Wichtig ist ausschließlich, dass jede Rechnungsnummer eindeutig und einmalig vergeben wird.
Kann ich einen Platzhalter für den Tag in der Rechnungsnummer verwenden?
Ein Platzhalter für den Tag steht in den Nummernkreisen nicht zur Verfügung. Sie können ausschließlich die Platzhalter {JJ}, {JJJJ} (Jahr) und {MM} (Monat) verwenden.
Wo finde ich die Nummernkreise in der Lexware Office App?
Die Nummernkreise sind in der Lexware Office App nicht verfügbar. Sie können die Einstellungen ausschließlich über die Web-Version unter app.lexware.de aufrufen.
Eine Rechnungsnummer wird als bereits vergeben angezeigt, obwohl ich sie nicht finde. Was tun?
Wenn eine Rechnungsnummer als bereits vergeben angezeigt wird, obwohl Sie den Beleg nicht finden, nutzen Sie die übergreifende Suche (Lupe oben rechts). Diese durchsucht auch archivierte Belege — es ist möglich, dass die Rechnung versehentlich archiviert wurde. Eine bereits vergebene Rechnungsnummer kann nicht für einen weiteren Beleg verwendet werden, solange die ursprüngliche Rechnung noch existiert.