Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode
Zum Jahreswechsel stellt sich auch die Frage, wie du mit deinen Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode umgehst. Oft sind die Nummernkreise so konfiguriert, dass das aktuelle Jahr abgebildet ist. Außerdem fängt der Nummernkreis in vielen Fällen im neuen Jahr mit "0001" als nächster Wert an.
In Lexware Office erfolgt das Zurücksetzen des Nummernkreises nicht automatisch, sondern wird von dir individuell konfiguriert. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Nummernkreise für das neue Jahr einfach und korrekt anpasst.
Warum müssen Rechnungsnummern fortlaufend und einmalig sein?
Eine der wichtigsten Vorgaben für Rechnungsnummern ist, dass jede Nummer eindeutig und fortlaufend vergeben wird. Das bedeutet, du darfst keine Rechnungsnummer doppelt verwenden – auch nicht über den Jahreswechsel hinaus. Eine lückenlose und nachvollziehbare Nummerierung ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung.
💡 Gut zu wissen: Bei Belegen, die du von Lieferanten erhältst, sind die Nummernkreise oft nicht lückenlos und unterscheiden sich von Lieferant zu Lieferant. Verwende für deine Buchhaltung immer die Belegnummer, die auf dem jeweiligen Lieferantenbeleg angegeben ist.
Muss die Jahreszahl in der Rechnungsnummer enthalten sein?
Nein, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, die Jahreszahl in der Rechnungsnummer anzugeben. Du kannst problemlos eine fortlaufende Nummerierung ohne Jahresbezug über den Jahreswechsel hinaus weiterführen.
Die Integration der Jahreszahl kann jedoch aus organisatorischen Gründen sinnvoll sein. Dies ist besonders praktisch, wenn du Rechnungen über mehrere Jahre verwaltest und diese auf einen Blick voneinander abgrenzen möchtest.
Wie kann ich die Struktur der Rechnungsnummer festlegen?
Die Struktur deiner Rechnungsnummer kann in Lexware Office aus bis zu drei Gruppen bestehen, um sie klar und informativ zu gestalten:
Kürzel: Lege ein eigenes Kürzel mit bis zu zwei Zeichen für die Belegart fest (z. B. „RE“ für Rechnungen). So unterscheidest du Rechnungen klar von Angeboten oder Gutschriften.
Freifeld: Hier kannst du bis zu neun alphanumerische Zeichen, Striche und Punkte verwenden, um die Nummer weiter zu individualisieren.
Nächster Wert: In diesem Feld legst du die fortlaufende Nummer fest. Der Zähler kann bis zu 19 Zeichen lang sein.
Die Reihenfolge in der Struktur der Nummernkreise ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Beachte: Die von dir festgelegte Mindestlänge der Nummer bezieht sich auf die Zählnummer. Wenn du beispielsweise eine Mindestlänge von fünf Stellen festlegst und die Zählnummer „100“ lautet, wird daraus die Rechnungsnummer „00100“.
Wie stelle ich meinen Nummernkreis in Lexware Office ein?
Wenn du die Rechnungsnummern jährlich zurücksetzen oder die Jahreszahl in die Nummerierung integrieren möchtest, passe dies einfach in den Einstellungen von Lexware Office an.
So geht's:
Wechsle in die Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
Wähle den Bereich Nummernkreise.
Hier kannst du den Startwert und die Struktur deiner Rechnungsnummern festlegen.
Wie kann ich das Jahr oder den Monat in die Rechnungsnummer integrieren?
Du kannst das Jahr oder den Monat automatisch in deine Rechnungsnummer einfügen lassen, indem du Platzhalter im Freifeld verwendest.
{JJ} für das zweistellige Jahr (z. B. 26)
{JJJJ} für das vierstellige Jahr (z. B. 2026)
{MM} für den zweistelligen Monat (z. B. 01 für Januar)
Ein Beispiel für das Format „Rech-2026-0001“:
Kürzel: Rech-
Freifeld: {JJJJ}-
Nächster Wert: 0001
Wie setze ich die Rechnungsnummern zum Jahreswechsel zurück?
Möchtest du zum Jahreswechsel wieder mit der Nummer „1“ starten, gehe wie folgt vor:
Navigiere zu Einstellungen > Nummernkreise.
Gib im Feld Nächster Wert die Startnummer ein (z. B. „1“).
Klicke auf Speichern.
Weitere Informationen zu diesem Thema findest du hier:
📖 Rechnungsnummer, Angebotsnummern etc. (Nummernkreise) festlegen
Wie finde ich fehlende Rechnungsnummern in Lexware Office?
Um fehlende Nummern zu identifizieren, filtere in der Belegliste nach dem Belegtyp „Rechnung“ und sortiere die Liste nach der Belegnummer. So erkennst du Lücken in der fortlaufenden Nummerierung.
Wenn du eine Rechnung suchst und diese in der Belegliste nicht findest, prüfe die Protokollierung.
Gehe über die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) zur Protokollierung.
Hier wird dokumentiert, ob Rechnungen gelöscht und Nummern eventuell neu vergeben wurden.
👉 Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen, Rechnungen nicht zu löschen, sondern zu stornieren. Dadurch bleibt der Nummernkreis nachvollziehbar und lückenlos. Gelöschte Ausgangsrechnungen können nicht wiederhergestellt werden
Weitere Informationen zu diesem Thema findest du hier: Fehlender Beleg / Rechnung gelöscht