Kund:innen in Lexware Office erhalten automatisch eine eindeutige Kundennummer. Du kannst diese Nummer aber auch selbst festlegen, zum Beispiel wenn du bestehende Kundennummern aus einem anderen System übernehmen möchtest.
Voraussetzungen
Du benötigst Zugriff auf den Bereich Kontakte und die Berechtigung, Kontakte anzulegen oder zu bearbeiten. Ohne diese Berechtigung kannst du das Feld Kunden-Nr. nicht bearbeiten.
Kundennummer manuell vergeben
So vergibst du eine Kundennummer manuell:
Öffne Kontakte und klicke auf Neuen Kontakt anlegen – oder wähle einen bestehenden Kontakt zum Bearbeiten aus.
Trage die gewünschte Nummer im Feld Kunden-Nr. ein.
Achte darauf, dass die Nummer zwischen 10000 und 69999 liegt und noch nicht an einen anderen Kontakt vergeben ist.
Speichere den Kontakt.
📸 Screenshot: Kontaktformular in Lexware Office mit dem Eingabefeld Kunden-Nr., in das du die gewünschte Kundennummer einträgst.
Kundennummer nachträglich ändern
Du kannst die Kundennummer eines bestehenden Kontakts nachträglich ändern – allerdings nur, solange für diesen Kontakt noch keine Belege (zum Beispiel Rechnungen) erstellt wurden. Sobald ein Beleg vorliegt, ist die Kundennummer fest damit verknüpft und lässt sich nicht mehr ändern.
So gehst du vor:
Öffne Kontakte und wähle den betreffenden Kontakt zum Bearbeiten aus.
Trage im Feld Kunden-Nr. die neue Nummer ein.
Achte auch hier darauf, dass die Nummer zwischen 10000 und 69999 liegt und noch nicht vergeben ist.
Speichere den Kontakt.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
Die vergebene Kundennummer wird dir direkt im Kontakt sowie in der Kontaktliste unter Kontakte angezeigt. Öffnest du den Kontakt erneut, findest du die Nummer im Feld Kunden-Nr. wieder.
Wissenswertes & Rahmenbedingungen
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Feld Kunden-Nr. bleibt leer | Lexware Office vergibt automatisch die nächste freie Kundennummer. |
Nummer liegt außerhalb von 10000–69999 | Lexware Office zeigt die Fehlermeldung „Der eingegebene Wert ist keine gültige Nummer". Wähle eine Nummer im gültigen Bereich. |
Nummer ist bereits vergeben | Lexware Office zeigt die Fehlermeldung „Diese Nummer ist bereits vergeben". Wähle eine andere Kundennummer. |
Kundennummer soll geändert werden, es liegen aber schon Belege vor | Die Nummer lässt sich dann nicht mehr ändern. Lege bei Bedarf einen neuen Kontakt an. |