Du kannst bestehende Kunden und Lieferanten per CSV-Datei in Lexware Office importieren. So musst du deine Kontakte nicht einzeln anlegen, zum Beispiel beim Umstieg aus einem anderen Programm.
Voraussetzungen für den Kontaktimport
Für den Kontaktimport in Lexware Office muss deine Datei diese Voraussetzungen erfüllen:
Die Datei liegt im CSV-Format vor. Hast du deine Kontaktdaten z. B. in Excel, speichere die Datei vorher als CSV-Datei.
Die Datei ist maximal 2 MB groß.
Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften.
Kunden und Lieferanten importierst du getrennt, jeweils mit einer eigenen Datei.
So importierst du deine Kontakte in Lexware Office
Den Kontaktimport startest du im Bereich Kontakte. Kunden und Lieferanten importierst du jeweils in einem eigenen Durchgang.
Schritt 1: Kontaktimport öffnen
Öffne Kontakte und klicke oben rechts neben + NEUEN KONTAKT ANLEGEN auf …. Wähle Kunden importieren oder Lieferanten importieren.
Schritt 2: Mustervorlage herunterladen und ausfüllen
Lade die Mustervorlage herunter und kopiere deine Kontaktdaten in die passenden Spalten. Welche Spalten Pflicht sind und welche Regeln gelten, steht im Abschnitt Tabellenaufbau für den Kontaktimport.
Du hast bereits eine eigene CSV-Datei mit Kontaktdaten? Dann passe die Spaltenüberschriften an die Mustervorlage an. Alternativ ordnest du die Spalten in Schritt 4 im Dropdown-Menü den richtigen Datenfeldern zu.
Schritt 3: CSV-Datei hochladen
Wähle deine CSV-Datei für den Kontaktimport aus und lade die Datei hoch. Du kannst die Datei auch per Drag & Drop in das Upload-Fenster ziehen.
Schritt 4: Spaltenüberschriften prüfen
Lexware Office zeigt dir die erkannten Spalten deiner Datei. Prüfe, ob jede Spalte dem richtigen Datenfeld zugeordnet ist. Ist eine Spalte falsch zugeordnet, öffne das Dropdown-Menü und wähle das passende Datenfeld, z. B. Ort (Rechnungsadresse). Spalten, die du nicht brauchst, setzt du auf Spalte nicht importieren.
💡 Tipp: Ordne die Spalten am besten im Dropdown-Menü zu. Ohne manuelle Zuordnung müssen die Spaltenüberschriften exakt der Mustervorlage entsprechen. Schon ein fehlendes Leerzeichen führt dazu, dass Lexware Office die ganze Spalte ignoriert.
Schritt 5: Import starten
Prüfe deine Daten in der Vorschau. Wenn die komplette Datei geladen ist, klicke auf KONTAKTE IMPORTIEREN.
Lexware Office informiert dich per E-Mail, sobald der Kontaktimport abgeschlossen ist.
ℹ️ Bei Importfehlern erhältst du per E-Mail eine Datei. Darin siehst du, welche Daten beim Kontaktimport zu Fehlern geführt haben.
Tabellenaufbau für den Kontaktimport
Beim Kontaktimport erkennt Lexware Office die Datenfelder an den Spaltenüberschriften deiner CSV-Datei. Die Spalten B bis AF sind beim Import von Kunden und Lieferanten gleich. Nur Spalte A unterscheidet sich.
Für die Regeln gilt: Spalte vorhanden heißt, die Spaltenüberschrift steht in deiner Datei. Feld ausgefüllt heißt, in der Zeile des Kontakts steht ein Wert.
Kundennummer und Lieferantennummer beim Kontaktimport (Spalte A)
In Spalte A steht beim Kontaktimport die Kundennummer oder die Lieferantennummer.
Spalte | Spaltenname | Regel |
A | Kundennummer |
|
A | Lieferantennummer |
|
Firmendaten beim Kontaktimport (Spalten B bis D)
Um eine Firma als Kontakt zu importieren, muss die Spalte B Firmenname vorhanden sein. Ist das Feld Firmenname ausgefüllt, legt Lexware Office den Kontakt als Firmenkontakt an.
Spalte | Spaltenname | Regel |
B | Firmenname |
|
C | Steuernummer |
|
D | Umsatzsteuer ID |
|
Personendaten beim Kontaktimport (Spalten E bis G)
Um eine Person als Kontakt zu importieren, muss das Feld G Nachname ausgefüllt sein. Ist das Feld E Anrede oder das Feld F Vorname ausgefüllt, muss auch das Feld G Nachname ausgefüllt sein.
Bei einem Firmenkontakt importiert Lexware Office die Spalten E bis G nicht.
Spalte | Spaltenname | Regel |
E | Anrede |
|
F | Vorname |
|
G | Nachname |
|
Notiz und Rechnungsadresse beim Kontaktimport (Spalten H bis M)
Um beim Kontaktimport eine Rechnungsadresse zu importieren, müssen die Spalten I bis M vorhanden sein. Die einzelnen Felder dürfen leer bleiben.
Spalte | Spaltenname | Regel |
H | Notiz |
|
I | Straße (Rechnungsadresse) |
|
J | Adresszusatz (Rechnungsadresse) |
|
K | Ort (Rechnungsadresse) |
|
L | PLZ (Rechnungsadresse) |
|
M | Land (Rechnungsadresse) |
|
Lieferadresse beim Kontaktimport (Spalten N bis R)
Um beim Kontaktimport eine Lieferadresse zu importieren, müssen die Spalten N bis R vorhanden sein. Die einzelnen Felder dürfen leer bleiben.
Spalte | Spaltenname | Regel |
N | Straße (Lieferadresse) |
|
O | Adresszusatz (Lieferadresse) |
|
P | Ort (Lieferadresse) |
|
Q | PLZ (Lieferadresse) |
|
R | Land (Lieferadresse) |
|
Rufnummern und E-Mail-Adressen beim Kontaktimport (Spalten S bis W)
In den Spalten S bis W importierst du Rufnummern und E-Mail-Adressen des Kontakts. Alle Felder dürfen leer bleiben.
Spalte | Spaltenname | Regel |
S | Geschäftlich (Rufnummer) |
|
T | Mobil (Rufnummer) |
|
U | Fax (Rufnummer) |
|
V | Geschäftlich (E-Mail) |
|
W | Privat (E-Mail) |
|
Bankverbindung beim Kontaktimport (Spalten X bis AA)
Ist beim Kontaktimport eines der Bankfelder X, Y, Z oder AA ausgefüllt, müssen alle vier Bankfelder ausgefüllt sein.
Spalte | Spaltenname | Regel |
X | Bankname |
|
Y | Kontoinhaber |
|
Z | IBAN |
|
AA | BIC |
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Ansprechpartner beim Kontaktimport (Spalten AB bis AF)
Einen Ansprechpartner kannst du nur für einen Firmenkontakt importieren. Ein Personenkontakt hat in Lexware Office keinen Ansprechpartner.
Um einen Ansprechpartner zu importieren, müssen die Spalten AB bis AF vorhanden sein. Einzelne Felder dürfen leer bleiben. Ist eines dieser Felder ausgefüllt, muss auch das Feld AD Nachname (Ansprechpartner) ausgefüllt sein.
Spalte | Spaltenname | Regel |
AB | Anrede (Ansprechpartner) |
|
AC | Vorname (Ansprechpartner) |
|
AD | Nachname (Ansprechpartner) |
|
AE | Rufnummer (Ansprechpartner) |
|
AF | E-Mail (Ansprechpartner) |
|
Zusätzliche Datenfelder beim Kontaktimport
Einige Datenfelder sind nicht in der Mustervorlage enthalten. Du kannst sie beim Kontaktimport trotzdem importieren: Füge dafür weitere Spalten mit den folgenden Spaltenüberschriften hinzu. Bei exakter Schreibweise erkennt Lexware Office die Spalten automatisch.
Spaltenname | Regel |
Büro (E-Mail) |
|
Alternativ (E-Mail) |
|
Privat (Rufnummer) | – |
Büro (Rufnummer) | – |
Alternativ (Rufnummer) | – |
Website | – |
Erklärvideo: Kontakte importieren und verwalten
Im Erklärvideo siehst du den Kontaktimport in Lexware Office Schritt für Schritt. Alle Schritte aus dem Video findest du auch im Abschnitt So importierst du deine Kontakte in Lexware Office.
Kontakte mehrfach importieren und Importfehler korrigieren
Beim Kontaktimport erkennt Lexware Office bestehende Kontakte an der Kunden- bzw. Lieferantennummer. Existiert eine Nummer bereits, legt Lexware Office den Kontakt nicht erneut an und überschreibt die vorhandenen Daten nicht.
Mehrfache Importe derselben Kontaktdaten sind die häufigste Ursache für doppelte Kontakte. Wie du doppelte Kontakte bereinigst, erfährst du im Artikel Doppelte Kunden bzw. Lieferanten zusammenführen.
Ist ein Kontaktimport fehlerhaft, lösche zuerst die betroffenen Kontakte. Danach kannst du die korrigierte Datei erneut importieren.
Wenn der Kontaktimport fehlschlägt
Wenn beim Kontaktimport Fehler auftreten, hilft dir der Artikel Umgang mit Fehlermeldungen beim Kontaktimport. Dort findest du die häufigsten Fehlermeldungen und ihre Lösungen.