Beim Wechsel deines Lexware Office Accounts – etwa beim Umstieg von der Ist- auf die Sollversteuerung – legst du einen neuen Account an. Deine bestehenden Kundenkontakte gehen dabei nicht verloren: Mit der Export- und Import-Funktion überträgst du alle Stammdaten schnell, sicher und ohne manuelle Neueingabe.
ℹ️ Hinweis: Dieser Artikel beschreibt den Export aus einem bestehenden Lexware Office Account und den anschließenden Import in einen neuen Account. Wenn du Kontakte aus einer externen Quelle (z. B. Excel oder einem Fremdsystem) importieren möchtest, lies stattdessen die allgemeine Anleitung zum Kontakt-Import.
Schritt 1: Kontakte aus deinem bisherigen Account exportieren
Logge dich in deinen bisherigen Lexware Office Account ein und exportiere deine Kundendaten als CSV-Datei.
Wechsle in den Bereich Kontakte.
Öffne den Kontaktmanager
Klicke auf die drei Punkte rechts oben – direkt neben dem grünen Button + NEUEN KONTAKT ANLEGEN.
Wähle Alle Kunden exportieren (CSV).
Die CSV-Datei wird automatisch in deinem Downloads-Ordner gespeichert.
Schritt 2: CSV-Datei für den Import vorbereiten
Bevor du die CSV-Datei in deinen neuen Account hochlädst, prüfe diese Punkte:
Dateiformat: Die Datei muss im CSV-Format vorliegen.
Kopfzeile: Die erste Zeile muss zwingend die Spaltenüberschriften enthalten.
Spaltenbezeichnungen: Korrekte Bezeichnungen (z. B. „Straße", „PLZ") erleichtern die automatische Zuordnung im Import-Dialog erheblich.
Schritt 3: Kontakte in den neuen Account importieren
Für den Import stehen dir zwei Methoden zur Verfügung. Wir empfehlen Methode 1 – sie ist visuell gestützt und deutlich weniger fehleranfällig.
Methode: Zuordnung im Import-Dialog (empfohlen): Du ordnest die Spalten deiner Datei direkt in Lexware Office über ein Dropdown-Menü den passenden Feldern zu.
Methode: Anpassung der Exportdatei: Du benennst die Spalten in deiner CSV-Datei exakt so um, wie Lexware Office es erwartet, bevor du die Datei hochlädst.
Methode 1: Zuordnung im Import-Dialog (empfohlen)
Logge dich in deinen neuen Lexware Office Account ein.
Wechsle in den Bereich Kontakte. Öffne den Kontaktmanager.
Klicke auf die drei Punkte rechts oben – direkt neben dem grünen Button + NEUEN KONTAKT ANLEGEN – und wähle Kunden importieren.
Lade deine exportierte CSV-Datei hoch.
Das System zeigt dir die erkannten Spalten deiner Datei. Öffne für jede Spalte das Dropdown-Menü und wähle die passende Lexware Office Bezeichnung. Beispiel: Für eine Spalte mit Städtenamen wählst du Ort (Rechnungsadresse).
⚠️ Achtung: Deine Auswahl im Dropdown überschreibt die Überschrift aus deiner Datei und stellt sicher, dass die Daten im richtigen Feld landen.
Setze alle Spalten, die du nicht benötigst, auf Spalte nicht importieren.
Klicke auf den Button zum Starten des Imports.
💡 Tipp
Nutze bevorzugt die hier beschriebene Auswahl über das Dropdown-Menü. Das System verzeiht bei einer rein dateibasierten Zuordnung (ohne manuellen Eingriff) keine Schreibfehler. Schon ein fehlendes Leerzeichen in der Kopfzeile deiner CSV-Datei kann dazu führen, dass eine ganze Spalte ignoriert wird.
Methode 2: Spaltenbezeichnungen direkt in der CSV-Datei anpassen
Falls du die Zuordnung lieber direkt in der Datei vornehmen möchtest, müssen die Spaltenüberschriften exakt mit den Vorgaben von Lexware Office übereinstimmen. Schon ein fehlendes Leerzeichen führt dazu, dass die Spalte beim Import ignoriert wird.
So gehst du vor:
Öffne deine Export-Datei in Excel.
Passe die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile gemäß der folgenden Tabelle an.
Speichere die Datei im CSV-Format.
Lade die Datei in deinen neuen Lexware Office Account hoch.
Tabelle für erforderliche Spaltenbezeichnungen
Inhalt (Spaltenbezeichnungen) in deiner Export-Datei | Erforderliche Spaltenbezeichnung für den Import (exakte Schreibweise) |
Adresszusatz 1 | Adresszusatz (Rechnungsadresse) |
Straße 1 | Straße (Rechnungsadresse) |
PLZ 1 | PLZ (Rechnungsadresse) |
Ort 1 | Ort (Rechnungsadresse) |
Land 1 | Land (Rechnungsadresse) |
Adresszusatz 2 | Adresszusatz (Lieferadresse) |
Straße 2 | Straße (Lieferadresse) |
PLZ 2 | PLZ (Lieferadresse) |
Ort 2 | Ort (Lieferadresse) |
Land 2 | Land (Lieferadresse) |
Telefon 1 | Geschäftlich (Rufnummer) |
Telefon 2 | Büro (Rufnummer) |
E-Mail 1 | Geschäftlich (E-Mail) |
E-Mail 2 | Büro (E-Mail) |
Ansprechpartner 1 Anrede | Anrede (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Vorname | Vorname (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Nachname | Nachname (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 E-Mail | E-Mail (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Telefon | Rufnummer (Ansprechpartner) |
Wichtige Hinweise zu den Spalten:
Die Bezeichnungen Kundennummer, Firmenname, Anrede, Vorname, Nachname, Steuernummer und Umsatzsteuernummer werden automatisch korrekt erkannt und übernommen.
Die Spalte Lieferantennummer kann bei Kundenkontakten nicht importiert werden, daher wird diese auf "Spalte nicht importieren" gesetzt.
Die Spalte Kundennummer kann bei Lieferantenkontakten nicht importiert werden.
Schritt 4: Import-Ergebnis prüfen
Navigiere nach dem Importvorgang in deine Kontaktübersicht. Der Import war erfolgreich, wenn:
alle Datensätze aus deiner CSV-Datei als Kontakte angelegt wurden,
Felder wie Straße, PLZ und E-Mail-Adresse korrekt befüllt sind.
Was du außerdem wissen solltest
Duplikatprüfung: Lexware Office erkennt Kontakte anhand der Kunden- bzw. Lieferantennummer. Existiert eine Nummer bereits in deinem neuen Account, werden die zugehörigen Daten nicht erneut angelegt und nicht überschrieben.
Fehlerkorrektur: War ein Import fehlerhaft, müssen die betroffenen Kontakte zunächst manuell aus dem System gelöscht werden. Erst danach ist ein erneuter Import dieser Datensätze möglich.
Problemlösung bei Fehlern
Problem | Lösung |
Eine Spalte fehlt nach dem Import komplett. | Das System hat die Spaltenbezeichnung wahrscheinlich nicht erkannt (z. B. Tippfehler in der CSV). Wiederhole den Import und ordne die Spalte manuell über das Dropdown-Menü zu. |
Daten stehen im falschen Feld. | Die Zuordnung war fehlerhaft (z. B. Telefonnummer im E-Mail-Feld). Prüfe beim erneuten Import, ob im Dropdown die korrekte Zielbezeichnung ausgewählt wurde. |
Bestimmte Spalten wurden nicht übernommen. | Wenn eine Spalte auf Spalte nicht importieren gesetzt ist, wird diese vollständig ignoriert. Das ist das erwartete Verhalten für irrelevante Daten – kein Fehler. |
Import bricht ab oder Daten sind unvollständig. | Prüfe deine CSV-Datei auf Sonderzeichen in den Überschriften. Stelle bei Methode 2 sicher, dass die Spaltenbezeichnungen exakt mit den Anforderungen übereinstimmen (Zeichensetzung, Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung). |
Für weitere Fehlermeldungen und detaillierte Lösungswege zu einzelnen Feldern findest du die ausführliche Anleitung zu Fehlermeldungen beim Kontaktimport.