Wenn Sie Ihren Lexware Office Account wechseln – zum Beispiel beim Umstieg von der Ist- auf die Sollversteuerung – müssen Sie einen neuen Account anlegen. Ihre bestehenden Kundenkontakte gehen dabei nicht verloren: Mit der Export- und Import-Funktion übertragen Sie alle Stammdaten schnell, sicher und ohne manuelle Neueingabe.
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt den Export aus einem bestehenden Lexware Office Account und den anschließenden Import in einen neuen Account. Wenn Sie Kontakte aus einer externen Quelle (z. B. Excel oder einem Fremdsystem) importieren möchten, lesen Sie stattdessen die allgemeine Anleitung zum Kontakt-Import.
Schritt 1: Kontakte aus Ihrem bisherigen Account exportieren
Loggen Sie sich in Ihren bisherigen Lexware Office Account ein und exportieren Sie Ihre Kundendaten als CSV-Datei.
Wechseln Sie in den Bereich Kontakte.
Öffnen Sie den Kundenmanager.
Klicken Sie auf die drei Punkte rechts oben – direkt neben dem grünen Button + NEUEN KONTAKT ANLEGEN.
Wählen Sie Alle Kunden exportieren (CSV).
Die CSV-Datei wird automatisch in Ihren Downloads-Ordner gespeichert.
Schritt 2: CSV-Datei für den Import vorbereiten
Bevor Sie die Datei in Ihren neuen Account hochladen, prüfen Sie diese Punkte:
Dateiformat: Die Datei muss im CSV-Format vorliegen.
Kopfzeile: Die erste Zeile muss zwingend die Spaltenüberschriften enthalten.
Spaltenbezeichnungen: Korrekte Bezeichnungen (z. B. „Straße", „PLZ") erleichtern die automatische Zuordnung im Import-Dialog erheblich.
Schritt 3: Kontakte in den neuen Account importieren
Für den Import stehen Ihnen zwei Methoden zur Verfügung. Wir empfehlen Methode 1 – sie ist visuell gestützt und deutlich weniger fehleranfällig.
Methode: Zuordnung im Importdialog (empfohlen): Sie ordnen die Spalten Ihrer Datei direkt in Lexware Office über ein Dropdown-Menü den passenden Feldern zu.
Methode: Anpassung der Exportdatei: Sie benennen die Spalten in Ihrer CSV-Datei exakt so um, wie Lexware Office es erwartet, bevor Sie die Datei hochladen.
Methode 1: Zuordnung im Import-Dialog (empfohlen)
Loggen Sie sich in Ihren neuen Lexware Office Account ein.
Wechseln Sie in den Bereich Kontakte. Öffnen Sie den Kundenmanager.
Klicken Sie auf die drei Punkte rechts oben – direkt neben dem grünen Button + NEUEN KONTAKT ANLEGEN.klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Kunden importieren.
Laden Sie Ihre exportierte CSV-Datei hoch.
Das System zeigt Ihnen die erkannten Spalten Ihrer Datei. Öffnen Sie für jede Spalte das Dropdown-Menü und wählen Sie die passende Lexware Office Bezeichnung. Beispiel: Für eine Spalte mit Städtenamen wählen Sie Ort (Rechnungsadresse).
⚠️ Achtung: Ihre Auswahl im Dropdown überschreibt die Überschrift aus Ihrer Datei und stellt sicher, dass die Daten im richtigen Feld landen.
Setzen Sie alle Spalten, die Sie nicht benötigen, auf Spalte nicht importieren.
Klicken Sie auf den Button zum Starten des Imports.
💡 Tipp
Nutzen Sie bevorzugt die hier beschriebene Auswahl über das Dropdown-Menü. Das System verzeiht bei einer rein dateibasierten Zuordnung (ohne manuellen Eingriff) keine Schreibfehler. Schon ein fehlendes Leerzeichen in der Kopfzeile Ihrer CSV-Datei kann dazu führen, dass eine ganze Spalte ignoriert wird.
Methode 2: Spaltenbezeichnungen direkt in der CSV-Datei anpassen
Falls Sie die Zuordnung lieber direkt in der Datei vornehmen möchten, müssen die Spaltenüberschriften exakt mit den Vorgaben von Lexware Office übereinstimmen. Schon ein fehlendes Leerzeichen führt dazu, dass die Spalte beim Import ignoriert wird.
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie Ihre Export-Datei in Excel.
Passen Sie die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile gemäß der folgenden Tabelle an.
Speichern Sie die Datei im CSV-Format.
Laden Sie die Datei in Ihren neuen Lexware Office Account hoch.
Tabelle für erforderliche Spaltenbezeichnungen
Inhalt (Spaltenbezeichnungen) in Ihrer Export-Datei | Erforderliche Spaltenbezeichnung für den Import (exakte Schreibweise) |
Adresszusatz 1 | Adresszusatz (Rechnungsadresse) |
Straße 1 | Straße (Rechnungsadresse) |
PLZ 1 | PLZ (Rechnungsadresse) |
Ort 1 | Ort (Rechnungsadresse) |
Land 1 | Land (Rechnungsadresse) |
Adresszusatz 2 | Adresszusatz (Lieferadresse) |
Straße 2 | Straße (Lieferadresse) |
PLZ 2 | PLZ (Lieferadresse) |
Ort 2 | Ort (Lieferadresse) |
Land 2 | Land (Lieferadresse) |
Telefon 1 | Geschäftlich (Rufnummer) |
Telefon 2 | Büro (Rufnummer) |
E-Mail 1 | Geschäftlich (E-Mail) |
E-Mail 2 | Büro (E-Mail) |
Ansprechpartner 1 Anrede | Anrede (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Vorname | Vorname (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Nachname | Nachname (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 E-Mail | E-Mail (Ansprechpartner) |
Ansprechpartner 1 Telefon | Rufnummer (Ansprechpartner) |
Wichtige Hinweise zu den Spalten:
Die Bezeichnungen Kundennummer, Firmenname, Anrede, Vorname, Nachname, Steuernummer und Umsatzsteuernummer werden automatisch korrekt erkannt und übernommen.
Die Spalte Lieferantennummer kann bei Kundenkontakten nicht importiert werden, daher wird diese auf "Spalte nicht importieren" gesetzt.
Die Spalte Kundennummer kann bei Lieferantenkontakten nicht importiert werden.
Schritt 4: Import-Ergebnis prüfen
Navigieren Sie nach dem Importvorgang in Ihre Kontaktübersicht. Der Import war erfolgreich, wenn:
alle Datensätze aus Ihrer CSV-Datei als Kontakte angelegt wurden,
Felder wie Straße, PLZ und E-Mail-Adresse korrekt befüllt sind.
Was Sie außerdem wissen sollten
Duplikatprüfung: Lexware Office erkennt Kontakte anhand der Kunden- bzw. Lieferantennummer. Existiert eine Nummer bereits in Ihrem neuen Account, werden die zugehörigen Daten nicht erneut angelegt und nicht überschrieben.
Fehlerkorrektur: War ein Import fehlerhaft, müssen die betroffenen Kontakte zunächst manuell aus dem System gelöscht werden. Erst danach ist ein erneuter Import dieser Datensätze möglich.
Problemlösung bei Fehlern
Problem | Lösung |
Eine Spalte fehlt nach dem Import komplett. | Das System hat die Spaltenbezeichnung wahrscheinlich nicht erkannt (z. B. Tippfehler in der CSV). Wiederholen Sie den Import und ordnen Sie die Spalte manuell über das Dropdown-Menü zu. |
Daten stehen im falschen Feld. | Die Zuordnung war fehlerhaft (z. B. Telefonnummer im E-Mail-Feld). Prüfen Sie beim erneuten Import, ob im Dropdown die korrekte Zielbezeichnung ausgewählt wurde. |
Bestimmte Spalten wurden nicht übernommen. | Wenn eine Spalte auf Spalte nicht importieren gesetzt ist, wird diese vollständig ignoriert. Das ist das erwartete Verhalten für irrelevante Daten – kein Fehler. |
Import bricht ab oder Daten sind unvollständig. | Prüfen Sie Ihre CSV-Datei auf Sonderzeichen in den Überschriften. Stellen Sie bei Methode 2 sicher, dass die Spaltenbezeichnungen exakt mit den Anforderungen übereinstimmen (Zeichensetzung, Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung). |