Wenn du Artikeldaten per CSV-Datei in Lexware Office importierst, können sogenannte Validierungsfehler auftreten. Diese Fehlermeldungen bedeuten, dass bestimmte Daten in deiner Datei nicht exakt den Vorgaben des Systems entsprechen. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Fehlermeldungen im Prüfbericht findest, was sie bedeuten und wie du sie behebst.
Diagnose: So findest du die Fehlermeldungen
Die Fehlermeldungen findest du im Prüfbericht. Den Prüfbericht bietet dir Lexware Office direkt nach einem gescheiterten Import-Versuch zum Herunterladen an. Wie der Import selbst funktioniert, erfährst du im Artikel Produkte und Services per CSV-Datei importieren.
Lade den Prüfbericht direkt nach dem Import-Versuch herunter.
Öffne den Prüfbericht. Er liegt als CSV-Datei vor.
Spalte I enthält die Text-Meldung (Ursache).
Spalte J enthält den technischen Fehlercode.
ℹ️ Hinweis: Nach dem Import erhältst du die E-Mail Datenimport abgeschlossen. Du findest sie im Postfach deiner Login-E-Mail-Adresse. Prüfe auch deinen Spam-Ordner, falls du keine Nachricht erhalten hast.
⚠️ Wichtig: Vermeide Dubletten und übersprungene Artikel
Keine Updates: Das System prüft beim Import auf bereits vorhandene Artikelnummern. Wenn eine Artikelnummer in Lexware Office existiert, wird dieser Artikel nicht aktualisiert, sondern blockiert und übersprungen.
Dubletten-Gefahr: Wenn du deine CSV-Datei ohne Artikelnummern hochlädst, führt ein wiederholter Import derselben Datei zu doppelten Einträgen.
Der Fehler-Decoder für den Artikel-Import
Nutze diesen Fehler-Decoder für den Artikel-Import, um die Meldung aus dem Prüfbericht einfach zu übersetzen. Suche deinen Fehlercode aus Spalte J in der Tabelle und folge der Anweisung:
Fehlercode / Meldung (Spalte J & I) | Bedeutung (Was fehlt technisch?) | Lösung in der Software / CSV-Datei |
invalid_size: materialNumber | Die eingegebene Artikelnummer ist zu lang. | Kürze die Artikelnummer in deiner CSV-Datei auf maximal 18 Zeichen. |
material_number_already_exists | Diese Artikelnummer existiert bereits in deinem Account. | Ändere die Nummer in der CSV-Datei. Alternativ: Navigiere zu Artikel > Artikelübersicht und lösche den alten Artikel, falls dieser ersetzt werden soll. |
invalid_gtin: gtin | Die GTIN/EAN (die Barcode-Nummer des Produkts) entspricht nicht dem Standard-Format, z. B. weil die Prüfziffer falsch ist. | Prüfe und korrigiere die Länge in der Datei (8, 12, 13 oder 14 Ziffern) und stelle sicher, dass die Prüfziffer stimmt. |
missing_entity: title | Das Pflichtfeld für den Artikelnamen ist leer. | Ergänze in der CSV-Datei die Bezeichnung. Dieses Feld erfordert mindestens 1 Zeichen. |
invalid_size: title | Der Artikelname ist zu lang. | Kürze den Namen in der CSV-Datei auf maximal 100 Zeichen. |
invalid_size: description oder note | Der Text in der Beschreibung oder der internen Notiz überschreitet das Systemlimit. | Kürze die Beschreibung auf unter 2.000 Zeichen und die Notiz auf unter 1.000 Zeichen. |
missing_entity: unit | Dem Artikel wurde keine gültige Einheit zugewiesen, oder die Einheit ist in deinem Account nicht angelegt. | Gib eine Einheit an (z. B. Stück, Stunde). Achte darauf, dass die Schreibweise exakt den Einheiten in deinem Account entspricht. Standardmäßig sind nur die Einheiten Stück und Stunde angelegt. Alle anderen Einheiten musst du vor dem Import anlegen: Navigiere zu Artikel > Neu und klicke im Bereich Preise auf den Button neben dem Feld Einheit. Mehr dazu erfährst du im Artikel Wie lege ich eine neue Einheit bei Artikeln an? |
missing_entity: taxRate | Der Steuersatz fehlt oder ist falsch formatiert. | Trage in der CSV-Datei einen gültigen Wert exakt so ein: |
missing_entity: grossPrice / netPrice / leadingPrice | Der Preis enthält ungültige Zeichen oder fehlt komplett. | Entferne Währungszeichen wie das €-Symbol aus der CSV-Datei. Nutze maximal 4 Nachkommastellen und prüfe, ob die Werte zu deinen Brutto-/Netto-Einstellungen passen. |
Spezielle Import-Fehler beheben
Diese Schritt-für-Schritt-Behebung für spezielle Import-Fehler hilft dir weiter, wenn der gesamte Vorgang scheitert oder du einen sauberen Neustart benötigst.
Der Import startet nicht (Fehlermeldung: "> 5000 Artikel")
Wenn der Import mit der Meldung "> 5000 Artikel" abbricht, liegt das an der Dateigröße oder an versteckten Formatierungen in der CSV-Datei. So behebst du das Problem:
Zeilenanzahl prüfen: Wenn deine Datei mehr als 5.000 Artikel enthält, teile die CSV-Datei in mehrere kleinere Pakete mit jeweils maximal 5.000 Zeilen auf.
Versteckte Zeilenumbrüche prüfen: Enthält deine Datei weniger als 5.000 Artikel, zählt das System Zeilenumbrüche innerhalb von Textzellen (z. B. in einer langen Beschreibung) als zusätzliche Zeilen.
Datei bereinigen: Öffne die CSV-Datei in einem einfachen Texteditor (wie Notepad++). Prüfe die tatsächliche Zeilenanzahl am Ende des Dokuments und entferne überflüssige Absätze innerhalb der Textblöcke. Speichere die Datei und starte den Import neu.
Artikel massenhaft löschen für einen sauberen Neu-Import
Du hast fehlerhafte Artikel importiert? Lösche sie vor einem korrigierten Neu-Import, um Dubletten zu vermeiden. So gehst du vor:
Navigiere in Lexware Office zu Artikel > Artikelübersicht.
Scrolle ganz nach unten und stelle den Anzeige-Zähler auf 20, 50 oder 100 Artikel pro Seite.
Setze oben links das Häkchen bei Alle auswählen.
Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um die ausgewählten Artikel zu löschen.
Wiederhole diesen Vorgang für jede Seite, bis deine Artikelübersicht komplett leer ist. Starte im Anschluss den korrigierten Import.
Checkliste für den Support: Wenn der Fehler bestehen bleibt
Nutze diese Checkliste für den Support, wenn der Fehler bestehen bleibt und du die Ursache nicht selbst beheben kannst. Sende uns im Support-Chat folgende Informationen:
Die verwendete Importdatei: Hänge die originale CSV-Datei an.
Den Prüfbericht: Hänge die CSV-Datei an, die du nach dem Import-Versuch heruntergeladen hast.
Deine bisherigen Schritte: Beschreibe kurz, welche Lösungen du bereits ausprobiert hast, z. B. Fehlercode im Fehler-Decoder nachgeschlagen, CSV-Datei bereinigt oder Artikel für einen Neu-Import gelöscht.