Statt Produkte und Services einzeln einzutippen, laden Sie Ihren gesamten Artikelkatalog in einem Schritt per CSV-Datei hoch. So steht Ihr Katalog sofort für die Rechnungserstellung bereit.
Erklärvideo: Artikel importieren und verwalten
Das folgende Video zeigt den vollständigen Import-Prozess — von der Mustervorlage bis zur fertigen Artikelübersicht in Lexware Office:
Voraussetzungen für den Artikel-Import
Bevor Sie Ihre CSV-Datei hochladen, prüfen Sie diese Voraussetzungen:
CSV-Datei vorhanden: Ihre Daten müssen im CSV-Format vorliegen.
Einheiten angelegt: Wenn Sie eigene Einheiten wie „Pakete", „Tage" oder „km" verwenden, legen Sie diese vorher unter Einstellungen > Alle Einstellungen > Buchhaltung > Einheiten an. Die Einheiten „Stück" und „Stunde" sind standardmäßig vorhanden.
Pflichtfelder befüllt: Jede Zeile in Ihrer Importdatei muss mindestens diese vier Angaben enthalten: Bezeichnung, Einheit, Steuerart und Verkaufspreis.
⚠️ Hinweis: Fehlt eines dieser Pflichtfelder, überspringt Lexware Office den betroffenen Eintrag beim Import.
Produkte oder Services importieren – Schritt für Schritt
So importieren Sie Ihre Artikel per CSV-Datei in Lexware Office:
Öffnen Sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Artikel.
Klicken Sie auf Importieren und wählen Sie Produkte oder Services.
Klicken Sie auf Mustervorlage herunterladen und tragen Sie Ihre Daten in die Vorlage ein.
💡 Tipp: Füllen Sie in der Mustervorlage mindestens die Pflichtfelder Bezeichnung, Einheit, Steuerart und Verkaufspreis aus. Ohne diese Angaben schlägt der Import fehl.
Ziehen Sie Ihre fertige CSV-Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld — oder klicken Sie auf das Upload-Feld, um die Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Spaltenüberschriften korrekt zugeordnet sind. Nicht benötigte Spalten können Sie abwählen.
Klicken Sie auf Produkte importieren oder Services importieren, um den Vorgang zu starten.
⚠️ Hinweis: Ein Import legt ausschließlich neue Einträge an. Vorhandene Produkte oder Services werden dabei nicht geändert oder überschrieben.
Import-Ergebnis prüfen
Der Import Ihrer Produkte und Services war erfolgreich, wenn diese beiden Punkte erfüllt sind:
Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre Lexware-Login-Adresse.
Die importierten Einträge erscheinen in der Übersicht unter Artikel.
💡 Tipp: Erhalten Sie keine E-Mail, schauen Sie bitte auch in Ihrem Spam-Ordner nach.
Bestehende Artikel aktualisieren – Export und Re-Import
Ein CSV-Import kann vorhandene Artikel nicht direkt aktualisieren. Wenn Sie viele Artikel auf einmal ändern möchten — zum Beispiel Verkaufspreise anpassen — nutzen Sie den folgenden Umweg:
Schritt 1: Aktuelle Artikeldaten exportieren
Öffnen Sie den Bereich Artikel.
Klicken Sie auf Exportieren.
Speichern Sie die exportierte CSV-Datei auf Ihrem Computer.
Schritt 2: Werte in der CSV-Datei anpassen
Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei.
Ändern Sie die gewünschten Werte, zum Beispiel den Verkaufspreis.
Beispiel: Alter Verkaufspreis 49,00 → Neuer Verkaufspreis 59,00Speichern Sie die Datei.
Schritt 3: Alte Einträge in Lexware Office löschen
Öffnen Sie die Artikelübersicht.
Stellen Sie unten rechts die Anzahl der angezeigten Zeilen auf 50 oder 100.
Aktivieren Sie oben links in der Tabellenüberschrift das Kontrollkästchen, um alle angezeigten Artikel auszuwählen.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um die ausgewählten Artikel zu löschen.
Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle zu ersetzenden Einträge gelöscht sind.
⚠️ Hinweis: Bereits erstellte Belege wie Rechnungen oder Angebote bleiben unverändert. Die gelöschten und neu importierten Artikel wirken sich nur auf zukünftige Dokumente aus.
Schritt 4: Korrigierte CSV-Datei importieren
Öffnen Sie Artikel > Importieren und wählen Sie Produkte oder Services.
Laden Sie die korrigierte CSV-Datei hoch.
Prüfen Sie die Spaltenzuordnung in der Vorschau.
Klicken Sie auf Produkte importieren oder Services importieren.
Häufige Fragen zum Artikel-Import
Was passiert, wenn ein Artikel beim Import übersprungen wird?
Lexware Office prüft beim Import jede Artikelnummer. Wenn eine Artikelnummer bereits in Ihrem Account vorhanden ist, wird dieser Eintrag übersprungen und nicht neu angelegt. Ändern Sie die Artikelnummer in der CSV-Datei oder löschen Sie den bestehenden Eintrag zuerst.
Was passiert, wenn ich ohne Artikelnummern importiere?
Wenn Sie Ihre Artikel ohne Artikelnummern importieren, kann Lexware Office bestehende Einträge nicht eindeutig erkennen. Importieren Sie dieselbe Datei ein zweites Mal, entstehen Dubletten. Vergeben Sie daher möglichst immer eindeutige Artikelnummern.
Wie viele Artikel kann ich auf einmal importieren?
Sie können pro Import-Vorgang bis zu 5.000 Artikel hochladen. Bei größeren Katalogen teilen Sie die CSV-Datei in mehrere Pakete auf.
Welche Einheiten kann ich im Import verwenden?
Die Einheiten „Stück" und „Stunde" sind in Lexware Office standardmäßig hinterlegt. Weitere Einheiten wie „Pakete", „Tage" oder „km" müssen Sie vor dem Import unter Einstellungen > Alle Einstellungen > Buchhaltung > Einheiten anlegen. Die Schreibweise in der CSV-Datei muss dabei exakt mit der hinterlegten Einheit übereinstimmen.
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