Bestehende Daten zu Artikeln (Produkte und Services) kannst du ganz einfach in Lexware Office importieren und musst sie nicht manuell eingeben.
Erklärvideo: Artikel (Produkte und Services) importieren und verwalten
Du hast eine Liste der Artikel, die du anbietest? Dann informiere dich in dem folgenden Video und starte mit dem Import:
Anleitung zum Import und zur Verwaltung von Artikeln in Lexware Office:
Artikelimport starten:
Gehe in der Navigationsleiste auf „Artikel“ und wähle die Option, "Produkte" oder "Services" zu importieren.
Falls zusätzliche Einheiten benötigt werden, müssen diese vor dem Import in Lexware Office hinterlegt werden.
Mustervorlage nutzen:
Lade die Mustervorlage herunter und trage die Produktdaten ein.
Pflichtfelder: Bezeichnung, Einheit, Steuerart, Verkaufspreis Netto oder Brutto je nach Angabe in deinen "Allgemeinen Einstellungen".
Optional: Artikelnummer, GTIN (globale Produktkennzeichnung), Beschreibung und Notizen.
CSV-Datei vorbereiten:
Falls eine eigene CSV-Datei genutzt wird, müssen die Spaltenüberschriften mit denen der Mustervorlage übereinstimmen.
Die Datei kann per Drag & Drop hochgeladen werden.
Datenprüfung:
Überprüfe, ob die Spaltenüberschriften den Inhalten entsprechen und die Datei vollständig ist.
Nicht benötigte Spalten können vom Import ausgeschlossen werden.
Import abschließen:
Klicke auf „Produkte importieren“ oder "Services importieren". Der Prozess kann einige Zeit dauern; du erhältst eine E-Mail, sobald er abgeschlossen ist.
Artikelübersicht verwalten:
Nach dem Import werden alle Produkte und Services in der Artikelübersicht angezeigt.
Du kannst nach Artikeln suchen, Spalten individualisieren und Artikel bearbeiten, duplizieren, löschen oder archivieren.
Neue Artikel können über den Button „Neu“ angelegt werden.
Wie du weitere Einheiten vor dem Import anlegen kannst, erfährst du hier.
Klicke hier um jetzt deine Produkte und Services in Lexware Office anzulegen.
Wichtiger Hinweis: Bestehende Artikel aktualisieren
Artikel können nicht über einen Import aktualisiert werden. Das System prüft bei jedem Import die Artikelnummer. Ist diese bereits vorhanden, wird der Artikel übersprungen und nicht importiert.
Wenn du ohne Artikelnummern arbeitest: Bei einem erneuten Import würden Duplikate entstehen, da das System die Artikel nicht eindeutig zuordnen kann.
Workaround für Massenänderungen: Wenn du viele Artikel gleichzeitig ändern möchtest (z. B. Preise anpassen), gehe wie folgt vor:
Exportiere deine bestehenden Artikel aus Lexware Office
Lösche die Artikel in deinem Account
Ändere die gewünschten Werte (z. B. Preise) in der exportierten CSV-Datei
Importiere die bearbeitete Datei wieder
Wichtig: Bereits erstellte Belege (Rechnungen, Angebote etc.) bleiben unverändert. Die Artikeländerungen wirken sich nicht auf bereits ausgestellte Dokumente aus.
Produkt, Service, Artikel, Import, importieren, anlegen