In Lexware Office kannst du Dateien direkt beim Kunden oder Lieferanten ablegen. Praktisch für Verträge, Notizen oder Belege, die nicht Teil der Buchhaltung sind. Öffne dazu unter Kontakte einen Kunden oder Lieferanten und wechsle zum Reiter Aktivitäten. Alternativ kannst du eine Datei auch direkt während der Rechnungserstellung hochladen (siehe Abschnitt weiter unten in diesem Artikel).
Klicke auf das grüne Plus-Icon und wähle Datei. Nun kannst du Dateien per Drag&Drop in den Bereich ziehen oder ganz einfach über deinen Explorer auswählen. Du kannst auch mehrere Dateien gemeinsam hochladen. Möchtest du die Datei nicht zum aktuellen Zeitpunkt in der Kontakthistorie einreihen, kannst du das Datum hier bearbeiten. Alternativ kannst du Dateien auch an bestehende Belege anhängen (nur möglich bei Belegen, die mit Lexware Office erstellt wurden): Klicke dazu auf die drei Punkte beim gewünschten Beleg und wähle Datei(en) anhängen.
Um während der Rechnungserstellung eine Datei hochzuladen, öffne über den Pfeil rechts oben die Kundenhistorie und klicke auf Hinzufügen. Der Upload läuft dort genauso wie oben beschrieben per Drag & Drop oder Dateiauswahl. Über die drei Punkte hast du außerdem die Möglichkeit, einen Kommentar für dich selbst und deine Kolleg:innen zu hinterlegen. Mehr dazu, wie du während der Beleg-Erstellung auf die Kundenhistorie zugreifst, liest du im Artikel Wie kann ich während der Rechnungs-/Angebotserstellung auf die Kundenhistorie zugreifen?. Wie du im Kundenmanager abgelegte Dateien beim Rechnungs- oder Angebotsversand anhängst, erfährst du im Artikel Wie kann ich Dateien aus dem Kundenmanager mit der Rechnung oder dem Angebot versenden?.
Warum kann ich keine Dateien hochladen?
Der Datei-Upload beim Kunden oder Lieferanten ist nicht in jeder Tarifversion enthalten. In den Tarifversionen M und L kannst du Aufgaben, Erinnerungen, Tags und Notizen verwalten, aber keine Dateien hochladen. Den vollen Funktionsumfang des Kundenmanagers – inklusive Datei-Upload und Zugriff auf Umsatzstatistiken und Berichte – erhältst du ab Version XL. Unter Einstellungen – Mein Vertrag – Vertrag ändern vergleichst du die Inhalte und Preise der einzelnen Versionen. Deine aktuell gebuchte Version siehst du ebenfalls unter Einstellungen – Mein Vertrag.
Dateien werden in der App nicht angezeigt
Hast du eine Datei über den Kundenmanager einer Rechnung zugeordnet, siehst du diese am Computer direkt beim Öffnen der Rechnung. Das ist kein Fehler, sondern liegt an der unterschiedlichen Ansicht von App und Desktop-Version. In der App rufst du die Datei stattdessen über den Pfeil bei der jeweiligen Rechnung auf. Dort werden dir alle hochgeladenen Dateien angezeigt.