Haben Sie im Kundenmanager bereits Dateien bei einem Kunden hochgeladen (in der Kundenmappe abgelegt), können Sie diese direkt beim Versand einer Rechnung oder eines Angebots anhängen – ohne sie erneut hochzuladen.

Sollten Sie noch keine Dateien im Kundenmanager abgelegt haben, finden Sie hier eine Anleitung.

Um Dateien aus dem Kundenmanager beim Rechnungs- oder Angebotsversand anzuhängen, öffnen Sie zunächst die Rechnung oder das Angebot und klicken Sie auf Versenden. Klicken Sie anschließend im E-Mail-Versand-Dialog auf Aus Kundenmanager wählen, um auf die beim Kunden hinterlegten Dateien zuzugreifen.

Es öffnet sich eine Liste aller im Kundenmanager bei diesem Kunden abgelegten Dateien. Wählen Sie die gewünschte Datei bzw. die gewünschten Dateien aus und klicken Sie auf Anhängen. Die Dateien werden der E-Mail wie herkömmliche Anhänge hinzugefügt.

Möchten Sie eine Datei anhängen, die noch nicht im Kundenmanager abgelegt ist – zum Beispiel eine Stundenübersicht oder ein extern erstelltes Dokument? Dann müssen Sie diese nicht zuerst hochladen. Klicken Sie im E-Mail-Versand-Dialog stattdessen auf Dateien hier ablegen oder auswählen und wählen Sie die Datei direkt von Ihrem Gerät aus. Diese Datei wird nur für den aktuellen Versand angehängt und nicht dauerhaft im Kundenmanager gespeichert.

Unabhängig davon, ob Sie eine Datei aus dem Kundenmanager auswählen oder direkt hochladen, unterstützt Lexware Office die Dateiformate PDF, JPG und PNG. Jede Datei darf maximal 2 MB groß sein, in Summe aller angehängten Dateien maximal 20 MB.

Im Auswahldialog sehen Sie alle beim Kunden abgelegten Dateien mit Dateiname. Markieren Sie die gewünschten Dateien per Checkbox und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Eine Übersicht aller bereits versendeten Dateien finden Sie, indem Sie die entsprechende Rechnung oder das Angebot auswählen und rechts auf Gesendet am ... klicken.