Hast du im Kundenmanager bereits Dateien bei einem Kunden hochgeladen (in der Kundenmappe abgelegt), kannst du diese direkt beim Versand einer Rechnung oder eines Angebots anhängen – ohne sie erneut hochzuladen.
ℹ️ Wichtig: Der Datei-Upload im Kundenmanager steht dir erst ab Version XL zur Verfügung. Details zu den Unterschieden zwischen den Tarifversionen findest du im Artikel Wie kann ich Dateien beim Kunden und Lieferanten hochladen?.
Dateien beim Rechnungs- oder Angebotsversand aus dem Kundenmanager anhängen
Um Dateien aus dem Kundenmanager beim Rechnungs- oder Angebotsversand anzuhängen, öffne zunächst die Rechnung oder das Angebot und klicke auf Versenden. Klicke anschließend im E-Mail-Versand-Dialog auf Aus Kundenmanager wählen, um auf die beim Kunden hinterlegten Dateien zuzugreifen.
Es öffnet sich eine Liste aller im Kundenmanager bei diesem Kunden abgelegten Dateien. Wähle die gewünschte Datei bzw. die gewünschten Dateien aus und klicke auf Anhängen. Die Dateien werden der E-Mail wie herkömmliche Anhänge hinzugefügt.
Neue Datei direkt beim Versand hochladen (ohne Kundenmanager)
Möchtest du eine Datei anhängen, die noch nicht im Kundenmanager abgelegt ist – zum Beispiel eine Stundenübersicht oder ein extern erstelltes Dokument? Dann musst du diese nicht zuerst hochladen. Klicke im E-Mail-Versand-Dialog stattdessen auf Dateien hier ablegen oder auswählen und wähle die Datei direkt von deinem Gerät aus. Diese Datei wird nur für den aktuellen Versand angehängt und nicht dauerhaft im Kundenmanager gespeichert.
Unterstützte Dateiformate und maximale Größe beim Versand aus dem Kundenmanager
Unabhängig davon, ob du eine Datei aus dem Kundenmanager auswählst oder direkt hochlädst, unterstützt Lexware Office die Dateiformate PDF, JPG und PNG. Jede Datei darf maximal 2 MB groß sein, in Summe aller angehängten Dateien maximal 20 MB.
Im Auswahldialog siehst du alle beim Kunden abgelegten Dateien mit Dateiname. Markiere die gewünschten Dateien per Checkbox und bestätige deine Auswahl.
Bereits versendete Dateien aus dem Kundenmanager einsehen
Eine Übersicht aller bereits versendeten Dateien findest du, indem du die entsprechende Rechnung oder das Angebot auswählst und rechts auf Gesendet am ... klickst.