Du kannst deine Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten direkt aus der iOS App heraus deinen Kunden zusenden. Der Vorteil für dich ist, dass deine E-Mails dabei protokolliert werden und du immer den Überblick darüber hast wann du deine Kunden kontaktiert hast.

Zusätzlich kannst du für die meisten Belege auch einen Link auf das Lexware Office Kundencenter mitsenden. Über diesen Link kann dein Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und du wirst über eine E-Mail benachrichtigt.

Um eine E-Mail in der Lexware Android App zu versenden, tippe auf das E-Mail Symbol in der Belegübersicht.

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem du deine E-Mail vor dem Versenden noch bearbeiten kannst.

Über den kleinen Pfeil rechts von den Empfängern kannst du dir weitere Optionen anzeigen lassen. Hier kannst du auch den Beleglink für das Kundencenter mitsenden, wenn du das noch nicht für alle Belege standardmäßig aktiviert hast.

Der Beleg wird immer an die E-Mail angehängt. Zusätzlich kannst du noch weitere PDF-Dokumente und Bilder anhängen. In den Einstellungen zum E-Mail Versand kannst du außerdem noch Standardanhänge wie zum Beispiel Ihre AGB hinterlegen.

Es werden nur Dateien in den Formaten PDF, JPG und PNG unterstützt. Die maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Insgesamt dürfen alle Anhänge zusammen die Größe von 20 MB nicht übersteigen.

Bitte beachte, dass je nach E-Mail Anbieter der Empfänger zusätzliche Einschränkungen gelten können. Für große Anhänge empfiehlt es sich diese auf eine andere Art zu übertragen.

Standardmäßig wird in Lexware Office die Absenderadresse "versand@belege.lexware.de" verwendet. Du hast jedoch auch die Möglichkeit, deine eigene E-Mail Adresse als Absenderadresse für den Belegversand zu nutzen.

Um deine E-Mail-Adresse als Absender-Adresse zu verwenden, musst du zuerst in die Einstellungen für den E-Mail Versand wechseln. Tippe dafür auf das Zahnradsymbol beim Verfassen einer neuen E-Mail. Alternativ gelangst du auch über die allgemeinen Einstellungen zu den E-Mail-Einstellungen, indem du auf E-Mail Versand tippst.

In den Einstellungen siehst du die E-Mail-Adresse die aktuell für den Versand von neuen E-Mails verwendet wird. Über den Button Absender-Adresse bearbeiten kannst du die Einstellungen anpassen.

Damit Lexware Office E-Mails mit deiner Absender-Adresse versenden kann, musst du deine Anmeldedaten für deinen Mail-Account eingeben. Lexware Office meldet sich dann für das Versenden von E-Mails bei deinem Mail-Anbieter an. Selbstverständlich hat Lexware Office keinerlei Einblick in dein verbundenes E-Mail-Postfach. Über Lexware Office versendete E-Mails werden daher ausschließlich in Lexware Office abgelegt.

Wenn dein Anbieter bereits in der Liste von bekannten Anbietern ist, musst du ihn lediglich in der Liste auswählen und deine Anmeldedaten eingeben. Der Benutzername ist dabei in den meisten Fällen deine E-Mail-Adresse.

Sollte dein Anbieter nicht in der Liste sein, wähle Anderer Anbieter aus. Je nach Anbieter musst du andere Werte für den SMTP-Server und den Port eintragen. Genauere Informationen bekommst du in dem Fall direkt von deinem Anbieter mit den Stichworten SMTP-Einstellungen, Postausgangsserver oder allgemein Serverdaten.

Nachdem du alle Daten eingetragen haben, kannst du die Einstellungen sichern. Lexware Office meldet sich anschließend einmal bei deinem Mail-Anbieter an und verschickt eine Testnachricht an die angegebene E-Mail-Adresse. Bitte vergewissere dich, dass du die Testnachricht empfangen hast. Ab sofort werden alle neuen E-Mails mit deiner eigenen Absender-Adresse versendet.

Du erhältst eine Fehlermeldung bei der Einrichtung deiner eigenen E-Mail-Adresse?

Einige Anbieter, darunter Google, Yahoo und auch Outlook lassen den Zugriff auf deinen Mail-Account nicht ohne vorherige Freischaltung zu. Für Lexware Office ist das über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Es kann daher notwendig sein, bei deinem E-Mail-Anbieter (Provider) den Zugriff auf den SMTP-Server durch Lexware Office freizuschalten. Weitere Informationen dazu findest du in dem Hilfeartikel Belegversand mit eigener E-Mailadresse.

Du kannst deine Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten in der Android App mit deinen Kunden teilen, indem du ihnen einen Link auf das Lexware Office Kundencenter bereitstellst.

Über den Beleglink kann dein Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und du wirst darüber durch eine E-Mail benachrichtigt. Warum du deine Angebote, Rechnungen etc. deinen Kunden per Link im Kundencenter bereitstellen solltest, erfährst du hier.

Um einen Beleg in der Lexware Office Android App bereitzustellen, gehe zunächst in die Belegdetails, indem du unter "Belege" den entsprechenden Beleg auswählst.

Wenn du ganz nach unten scrollst, findest alle Informationen zum Beleglink. Über den Schalter 'Beleg teilen' kannst du einen Link erstellen oder einen bereits erstellten Link widerrufen.

Wenn du einen Beleglink erstellt hast, wird er automatisch in die Zwischenablage kopiert. Über den Kopieren-Button auf der rechten Seite kannst du einen bereits erstellten Link in die Zwischenablage kopieren.

Nachdem du den Link in die Zwischenablage kopiert hast, kannst du den Link deinem Kunden zusenden. Dein Kunde kann das Angebot oder die Rechnung nun über den Link öffnen, Angebote annehmen oder Rechnungen ansehen.

Verbindliche Angebots-Annahme

Damit die Angebotsannahme durch deinen Kunden verbindlich ist, muss der Kunde unter bestimmten Voraussetzungen über sein Widerrufsrecht belehrt werden.

Wenn du eigene AGB (ggf. inklusive Widerrufsbelehrung) hast, denke daran diese deinem Kunden bereitzustellen. Lade diese in den Firmendaten hoch. Die AGB werden deinem Kunden neben dem Beleg angezeigt.

Kundencenter

Weitere Informationen zum Kundencenter findest du in dem Hilfeartikel Ausgangsbelege per Link bereitstellen (Kundencenter).
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