Du kannst deine Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten direkt aus der iOS App heraus deinen Kunden zusenden. Der Vorteil für dich ist, dass deine E-Mails dabei protokolliert werden und du immer den Überblick darüber hast wann du deine Kunden kontaktiert hast.
Zusätzlich kannst du für die meisten Belege auch einen Link auf das Lexware Office Kundencenter mitsenden. Über diesen Link kann dein Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und du wirst über eine E-Mail benachrichtigt.
Einen Beleg per E-Mail versenden
Um eine E-Mail in der Lexware iOS App zu versenden, wähle den gewünschten Beleg im Reiter "Belege" aus und tippe auf das E-Mail Symbol in der Belegübersicht.
Es öffnet sich ein neues Fenster in dem du deine E-Mail vor dem Versenden noch bearbeiten kannst.
Auch kannst du den Beleglink für das Kundencenter mitsenden, wenn du das noch nicht für alle Belege standardmäßig aktiviert hast.
Du kannst auch einen neuen Standard setzen, der für alle neu erstellten Ausgangs-Belege gilt. Bitte beachte, dass der Link in der eMail-Vorschau noch nicht aktiv ist und deshalb auch noch nicht aufgerufen werden kann.
Anhänge an einer E-Mail
Der Beleg wird immer an die E-Mail als PDF-Datei angehängt. Zusätzlich kannst du noch weitere PDF-Dokumente und Bilder anhängen. In den Einstellungen zum E-Mail Versand kannst du außerdem noch Standardanhänge wie zum Beispiel Ihre AGB hinterlegen.
Es werden nur Dateien in den Formaten PDF, JPG und PNG unterstützt. Die maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Insgesamt dürfen alle Anhänge zusammen die Größe von 20 MB nicht übersteigen.
Bitte beachte, dass je nach E-Mail Anbieter der Empfänger zusätzliche Einschränkungen gelten können. Für große Anhänge empfiehlt es sich, diese auf eine andere Art zu übertragen.
E-Mail Versand mit eigener E-Mail Adresse
Standardmäßig wird in Lexware Office die Absenderadresse "versand@belege.lexware.de" verwendet. Du hast jedoch auch die Möglichkeit, deine eigene E-Mail Adresse als Absenderadresse für den Belegversand zu nutzen.
Es gibt hierbei mehrere Wege, die eigene E-Mail Adresse zu hinterlegen:
In den Lexware Office App Einstellungen:
Wechsele auf die Dashboard-Ansicht
Tippe auf das Zahnrad-Symbol oben, rechts, um die Einstellungen zu öffnen
Tippe unter "Allgemein" auf "E-Mail-Versand"
Direkt aus dem E-Mail-Editor:
Auch direkt im E-Mail Editor beim Belegversand kann die eigene E-Mail Adresse als Absender hinterlegt werden.
Tippe dazu im E-Mail-Editor auf die "Kopie, Von:"-Zeile. Dadurch entfaltet sich eine andere Sektion:
Tippe dort dann auf die "Von:"-Zeile um in die E-Mail-Einstellungen zu wechseln.
Danach (in beiden Fällen):
Tippe auf die Zeile "Du versendest Belege mit: …"
Dadurch wird die Einstellungsseite "E-Mail-Server" geöffnet:
Befülle die Informationen zu:
Absender Name
Absender E-Mail
Wähle Ihren E-Mail Anbieter (Sollte dein E-Mail Anbieter nicht hinterlegt sein, findest du im nächsten Abschnitt weitere Informationen)
Gib deinen gewohnten Mail Benutzernamen und Mail Passwort ein.
Tippe auf "Sichern" um deine Angaben abzuspeichern.
Dein E-Mail Anbieter ist nicht hinterlegt?
Wähle unten die Option "Anderer Anbieter". Bei diesem findest du auch die Informationen zu dem benötigten SMTP Ausgangsserver und Port. Dabei kannst du die gängigen Standardports 25, 465 oder 587 nutzen. Andere stehen nicht zur Verfügung. Oft hilft hier schon eine Suche bei Google.
Du erhältst eine Fehlermeldung bei der Einrichtung deiner eigenen E-Mail Adresse?
Einige Anbieter, darunter Google, Yahoo und auch Hotmail/Outlook.com lassen den Zugriff auf deinen Email-Account nicht ohne vorherige "Freischaltung" zu. Für Lexware Office ist das über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Es kann daher notwendig sein, bei deinem E-Mail Anbieter (Provider) den Zugriff auf den SMTP-Server durch Lexware Office freizuschalten. Weitere Informationen findest du in diesem Hilfeartikel im Abschnitt "Du erhältst eine Fehlermeldung bei der Einrichtung Ihrer eigenen E-Mail Adresse?"
Belege mit Kunden über das Kundencenter teilen
Du kannst deine Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten in der iOS App mit deinen Kunden teilen, indem du ihnen einen Link auf das Lexware Office Kundencenter bereitstellst.
Über den Beleglink kann dein Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und du wirst darüber durch eine E-Mail benachrichtigt. Warum du deine Angebote, Rechnungen etc. deinen Kunden per Link im Kundencenter bereitstellen solltest, erfährst du hier.
Um einen Beleg in der Lexware Office iOS App bereitzustellen, gehe zunächst in die Belegdetails, indem du unter "Belege" den entsprechenden Beleg auswählst.
Wenn du ganz nach unten scrollst, findest alle Informationen zum Beleglink. Über den Schalter 'Beleg teilen' kannst du einen Link erstellen oder einen bereits erstellten Link widerrufen.
Wenn du einen Beleglink erstellt hast, wird er automatisch in die Zwischenablage kopiert. Über den Kopieren-Button auf der rechten Seite kannst du einen bereits erstellten Link in die Zwischenablage kopieren.
Nachdem du den Link in die Zwischenablage kopiert hast, kannst du den Link deinem Kunden zusenden. Dein Kunde kann das Angebot oder die Rechnung nun über den Link öffnen, Angebote annehmen oder Rechnungen ansehen.
Verbindliche Angebots-Annahme
Damit die Angebotsannahme durch deinen Kunden verbindlich ist, muss der Kunde unter bestimmten Voraussetzungen über sein Widerrufsrecht belehrt werden.
Wenn du eigene AGB (ggf. inklusive Widerrufsbelehrung) hast, denke daran diese deinem Kunden bereitzustellen. Lade diese in den Firmendaten hoch. Die AGB werden deinem Kunden neben dem Beleg angezeigt.
Kundencenter
Weitere Informationen zum Kundencenter findest du in dem Hilfeartikel Ausgangsbelege per Link bereitstellen (Kundencenter).