Das Thema E-Rechnung umfasst nicht nur die Erstellung, sondern auch den Versand und Empfang. In diesem Artikel möchten wir dir die relevanten Abläufe näherbringen und dir zeigen, worauf du dabei besonders achten solltest.
Eine E-Rechnung mit Lexware Office versenden
Wenn du eine E-Rechnung versenden willst, gehe folgendermaßen vor:
Erstelle deine Rechnung unter "Belege" > "+Belege" > "Rechnung".
Wenn du in der Vorschau-Ansicht bist, wird dir in der rechten Spalte angezeigt, dass du eine E-Rechnung schreibst. Außerdem kannst du die erstellte E-Rechnung direkt "Per E-Mail senden"
Wähle "ABSCHLIESSEN & SPEICHERN" kannst du die Rechnung über dein eigenes E-Mail-Programm versenden.
Dir wird die Maske zum E-Mail-Versand angezeigt, die du anpassen kannst. Der Empfänger kann die Rechnung über den "Link zum Kundencenter" abrufen und/oder bekommt sie per PDF im Anhang zugeschickt.
👉 Den Namen der E-Rechnungs-Datei kannst du an dieser Stelle nicht anpassen. Dieser ist standardisiert. Schicke dafür die E-Mail über dein privates E-Mail-Programm. In diesem Zuge hast du die Möglichkeit, die Datei zuvor herunterzuladen und einen eigenen Namen zu vergeben.
So wird die Rechnung dem Empfänger angezeigt:
Hast du den Link aktiviert, kann der Empfänger über "Öffnen" (1) den Link mit Angabe seiner Postleitzahl über das Kundencenter öffnen.
Die E-Rechnung wird außerdem im Anhang mitgeschickt (2) - entweder als PDF (ZUGFeRD-Format) oder XML-Datei (XRechnung)
E-Rechnungen über das eigene E-Mail Programm verschicken
Du kannst die E-Rechnung (ZUGfERD- oder X-Rechnungsdatei) auch über dein eigenes E-Mail-Programm verschicken.
So geht's:
Wähle im Vorschaumodus der Belegerstellung "ABSCHLIESSEN & SPEICHERN".
Prüfe, dass bei ZUGFeRD-Dateien auch der maschinenlesbare Teil im Anhang gespeichert wurde. Dies ist z.B. mit dem Adobe Reader oder Mozilla Firefox möglich. Hier zeigen wir dir, wie du erkennst, dass die PDF-Datei einen XML-Anhang enthält.
Öffne anschließend dein eigenes E-Mail-Programm und lade die Datei als Anhang hoch.
Dateiendungen von E-Rechnungen
💡 E-Rechnung können folgende Dateiendungen haben:
Bei ZUGFeRD-Dateien ist die XML-Datei in das sichtbare PDF integriert. Sie haben die Endung .pdf
XRechnungen sind reine XML-Dateien mit der Endung .xml
Du siehst bei der ZUGFeRD-Rechnung nur ein PDF und keine XML-Datei? Das ist beabsichtigt! Wenn du eine Rechnung als ZUGFeRD erstellst, wird die XML-Datei in das PDF integriert und ist somit auf den ersten Blick nicht sichtbar.
Dies bedeutet, dass die ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung gilt, auch wenn sie äußerlich wie eine normale PDF-Datei aussieht. So verschlankt Lexware Office für dich den Prozess.
Wie kann ich sehen, dass eine PDF auch einen XML Anhang enthält?
Wenn du die ZUGFeRD-Datei heruntergeladen hast, gibt es mehrere Möglichkeiten, die integrierte XML-Datei zu öffnen.
Mit Adobe Acrobat PDF:
Öffne deine ZUGFeRD-Datei mit Adobe Acrobat PDF.
Klicke in der Seitenleiste auf die Büroklammer, um Anhänge anzeigen zu lassen.
Nun siehst du die im PDF integrierte XML-Datei. Mit einem Klick darauf hast du die Möglichkeit, diese zu speichern und anzusehen.
Mit Mozilla Firefox:
Gehe in deine Belegliste. Öffne deine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format im Browser Mozilla Firefox, indem du diese markierst und dann in der rechten Spalte auf "Drucken" klickst.
Klappe das Sideboard auf.
Klicke auf "Anhänge anzeigen" (Büroklammer). Nun siehst du die im PDF integrierte XML-Datei.
Mit einem Klick auf die Datei hast du die Möglichkeit, diese zu speichern und anzusehen.
Du willst prüfen, dass die Inhalte der PDF- und der XML-Datei bei einer ZUGFeRD-Rechnung übereinstimmen? Das kannst du abschließend nur sicherstellen, indem du den XML-Teil ausliest und mit dem Inhalt der PDF-Rechnung vergleichst.
💡 Für die Finanzverwaltung zählt immer der Inhalt der XML-Datei. Dies ist der "führende" Teil der Rechnung. Auch wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung in Lexware Office erfasst, wird immer der XML-Teil der Rechnung ausgelesen und nicht das Bilddokument (PDF).
Sollte der Inhalt der elektronischen XML-Datei vom Belegbild (PDF) abweichen, empfehlen wir dir, den die Rechnungssteller:innen darum zu bitten, die ZUGFeRD-Rechnung zu korrigieren, da für das Finanzamt immer der elektronische Teil entscheiden und rechtlich bindend ist.
Wie können mit einer E-Rechnung weitere Anhänge verschickt werden?
Weder in der im ZUGFeRD- noch im XRechnungs-Format lassen direkt in der Rechnungsdatei weitere Dateien anhängen. Im ZUGFeRD-Format können allerdings Dateien mit der E-Mail mitgeschickt werden:
✅ ZUGFeRD-Format: Hier ist das Hinzufügen von Anhängen möglich. Diese Anhänge werden jedoch nicht mit der Rechnungsdatei selbst zusammengeführt, sondern als separate Dateien beigefügt.
💡 Schickst du einen weiteren Anhang, kann dieser zwar als zusätzliche Information angenommen werden, allerdings ist dieser nicht offiziell als Teil der E-Rechnung verwertbar. Beachte, dass für das Finanzamt nur die XML-Datei zählt.
❌ XRechnungsformat: Das Hinzufügen von Anhängen ist nicht möglich. Das XRechnungsformat ist ausschließlich auf die Übermittlung maschinenlesbarer Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format ausgelegt. Anhänge sind in diesem Standard nicht vorgesehen, da die Behörde nur die XML-Rechnung benötigt. Der Bereich zum Hochladen von Dokumenten im "E-Mailversand" ist deswegen nicht in Lexware Office verfügbar.
Woran erkenne ich, dass ich eine E-Rechnung empfangen haben?
Du hast eine E-Rechnung als PDF- oder XML-Datei empfangen? Diese kannst du über die Belegerfassung in Lexware Office hochladen.
Weitere Informationen zu Erfassung zu E-Rechnungen findest du hier:
Während du die Rechnungs-Datei in Lexware Office erfässt, kannst du prüfen, ob du eine E-Rechnung empfangen hast. In der Belegerfassungsmaske wird dir oben rechts angezeigt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt:
Auch nach der Belegerfassung siehst du außerdem über folgenden Weg, ob es sich um eine E-Rechnung handelt:
Gehe über den Reiter "Belege" zu "Alle Belege".
Wenn du den Beleg auswählst, öffnen sich auf der rechten Seite die Belegdetails.
Wird hier die Bezeichnung "E-Rechnung" angezeigt, weißt du, dass du eine E-Rechnung erhalten hast. Unter Belegformat siehst du, um welchen Dateityp es sich handelt.
Die Archivierung einer empfangenen E-Rechnung
Die Anforderungen zur Dateiarchivierung bleiben unverändert. Nach § 14b Absatz 1 UStG sind Unternehmer verpflichtet, eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Rechnung für acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil (XML-Datei) so archiviert werden, dass er in seiner ursprünglichen Form unveränderbar vorliegt.
Die Unveränderbarkeit wird dadurch gewährleistet, dass E-Rechnungen nach Empfang weder verändert noch bearbeitet werden können. Nach dem Hochladen und Erfassen wird die XML-Datei in Lexware Office unverändert gespeichert. Daher ist es beispielsweise nicht möglich, E-Rechnungen mit anderen Dokumenten in der Belegerfassung zu kombinieren.
Damit erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Aufbewahrung von E-Rechnungen. Hier finden Sie weitere Informationen.
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für B2B-Unternehmer
Annahmepflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmer gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Dies bedeutet, dass du in der Lage sein musst, eine E-Rechnung zu öffnen, zu lesen und zu archivieren.
Übergangsregelungen für die Rechnungserstellung
Für die Erstellung von Rechnungen gibt es gestaffelte Übergangsfristen:
2025 und 2026: In diesen Jahren darfst du mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen (z.B. einfache PDFs) versenden.
2027: Die oben genannte Regelung gilt nur noch für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) unter 800.000 € lag. Alle anderen Unternehmen müssen bereits E-Rechnungen ausstellen.
Ab 2028: Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahme.
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