ℹ️ Hinweis zum Anwendungsbereich: Dieser Artikel behandelt ausschließlich E-Rechnungen, die Lexware Office beim Hochladen automatisch als technisch nicht valide erkennt (z. B. fehlerhafte XML-Struktur, fehlende EN-16931-Pflichtfelder, ungültiges Format). Geht es um eine inhaltliche Korrektur, zum Beispiel weil ein Lieferant einen falschen Betrag berechnet hat und eine berichtigte Rechnung oder Lieferantengutschrift ohne technischen Formatfehler sendet , nutze stattdessen den Artikel Wie berichtige ich einen Beleg und Wie erfasse ich eine Erstattung.
Beim Hochladen und Verarbeiten von E-Rechnungen in Lexware Office können verschiedene Fehlermeldungen auftreten. Diese weisen oft darauf hin, dass die hochgeladene Datei entweder nicht den gesetzlichen Vorgaben oder den technischen Anforderungen entspricht. In diesem Artikel erläutern wir die möglichen Ursachen solcher Fehler, beleuchten die relevanten gesetzlichen Hintergründe und geben wir dir praktische Empfehlungen, wie du diese Probleme lösen kannst.
Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine Korrektur für eine fehlerhafte E-Rechnung bei deinem Lieferanten anfordern kannst.
Sieh dir den gesamten Ablauf direkt im Video - E-Rechnungen korrekt verarbeiten: Fehler erkennen & Korrektur anfordern an.
Warum treten Fehler bei E-Rechnungen auf?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und maschinell zu verarbeiten. E-Rechnungen müssen dabei der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, welche durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt wurde.
Eine gültige E-Rechnung muss folgende Kriterien erfüllen:
Strukturiertes elektronisches Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Vollständige maschinenlesbare Daten (XML-Datei).
Überprüfung der Konformität mit den geltenden Standards.
Wichtig ist, dass es Unternehmen untersagt ist, empfangene Rechnungen eigenständig technisch zu bearbeiten. Stattdessen muss bei Abweichungen eine korrigierte Rechnung vom Lieferanten angefordert werden.
Wie funktioniert die Validierung in Lexware Office?
Nach dem Hochladen eines Belegs in Lexware Office wird die Validierung automatisch durchgeführt. Bei einer fehlerhaften Rechnung erhältst du eine entsprechende Mitteilung mit einer Checkliste, die folgende Punkte umfasst:
Vorhandensein der minimalen Pflichtangaben
Vollständigkeit der Pflichtfelder für E-Rechnungen
Korrekte Berechnung
Konsistenz der Inhalte
Formal korrekte Daten
Weitere Prüfkriterien
💡 Falls Fehler erkannt werden, kannst du einen ausführlichen Prüfbericht herunterladen, in welchem die konkrete Art der Fehler detailliert beschrieben wird. Dies erleichtert die Fehlerbehebung und den weiteren Korrekturprozess.
Das Feature für die Belegkorrektur in Lexware Office gewährleistet eine verbesserte Prüfung aller hochgeladenen E-Rechnungen. Zuvor wurden nicht konforme Belege als „Sonstige Rechnung“ verarbeitet, ohne dass eine detaillierte Prüfung der maschinenlesbaren Daten stattfand.
Häufige Fehlermeldungen und ihre Ursachen
„Der Beleg ist nicht formal korrekt“
Ursache: Die hochgeladene Datei entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben nach EN 16931 oder enthält technische Fehler.
"Die angehängten Daten können nicht gelesen werden" -
Ursache: Die XML-Struktur ist beschädigt, oder die Datei enthält unvollständige Informationen.
„Die Rechnung entspricht nicht der XRechnung-Norm“
Ursache: Die Datei verwendet ein nicht unterstütztes Format oder enthält Syntaxfehler.
Ein klassisches Beispiel:
Auf dem Belegbild der erhaltenen ZUGFeRD-Rechnung ist die Umsatzsteuer ID abgebildet, der Prüfbericht gibt jedoch aus, dass die Umsatzsteuer ID fehlt.
Das liegt daran, dass das Belegbild der PDF nicht ausschlaggebend ist, sondern die Inhalte des maschinenlesbaren Dateianhangs. Wenn dort die Umsatzsteuer ID nicht beinhaltet ist, kommt es zu dem entsprechenden Fehler.
Unsere Lösungen für dich im Überblick
Du hast eine E-Rechnung in Lexware Office erfasst und eine Fehlermeldung erhalten? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du nun vorgehen kannst.
Korrekturworkflow in Lexware Office nutzen
Lexware Office unterstützt dich aktiv bei der Anforderung eines korrigierten Belegs.
Nutze folgende Schritte:
Klicke im Belegerfassungsfenster unten rechts auf die Schaltfläche „Korrektur anfordern“.
Es öffnet sich ein vorgefertigtes E-Mail-Formular, mit dem du die Belegkorrektur bei dem Rechnungssteller, z.B. dem Lieferanten, anfordern kannst.
Der Prüfbericht ist direkt als Anhang angefügt.
Du kannst dir eine Kopie der versendeten Korrekturanfrage auch an deine in Lexware Office hinterlegte E-Mailadresse senden lassen, indem du den Regler Kopie unterhalb des E-Mail-Formulars aktivierst.
Sende die Korrekturanfrage mit Klick auf die Schaltfläche senden.
Anschließend kannst du den Beleg auf Wunsch ohne Vorsteuer erfassen, um die Ausgabe bis zum Erhalt des korrigierten Belegs bereits geltend zu machen. Die Korrekturbuchung erfolgt dann automatisch nach Erfassen des korrigierten Belegs.
Externe Prüfungstools für die Validierung nutzen
Bei Bedarf kannst du zusätzlich zur Lexware-Prüfung auch noch zu eigensteckständigen Prüfung folgende Tools verwenden:
Portinvoice: Ein kostenloses Validierungstool, das deine E-Rechnung auf Konformität mit EN 16931 prüft und lesbare Sichtkopien erstellt.
E-Rechnungsvalidator Baden-Württemberg: Ein spezialisiertes Tool für XRechnungen.
Kurzfristige Lösungen beim Empfang von fehlerhaften E-Rechnungen
Falls dein Rechnungsersteller, z.B. der Lieferant, dir nicht schnell eine korrekte E-Rechnung zukommen lassen kann, kläre mit ihm, ob eine Sonstige Rechnung (ohne maschinenlesbaren Anhang, z. B. PDF) ausgestellt werden kann. Bitte beachte:
Dieses Vorgehen ist nur während der Übergangsphase bis zum 31.12.2027 zulässig.
Anschließend gelten ausschließlich die maschinenlesbaren Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was tun, wenn du keinen neuen Beleg anfordern möchtest?
Wenn du entscheidest, mit dem vorhandenen fehlerhaften Beleg weiterzuarbeiten, wähle die Option „Ohne Korrektur fortfahren“ sowie die Bestätigung. Da die E-Rechnung nicht valide ist, darfst du aus dieser die Vorsteuer nicht geltend machen.
👉 Beachte jedoch, dass diese Option nur dann gewählt werden sollte, wenn du den fehlerhaften Beleg dauerhaft in deiner Buchhaltung behalten möchtest. Wird diese Option gewählt, erfolgt daraufhin keine automatische Zuordnung mehr mit einem später eingehenden korrigierten Beleg.
Gehe wie folgt vor, wenn du dauerhaft mit einem fehlerhaften Beleg weiterarbeiten möchtest:
Wähle die Schaltfläche „Ohne Korrektur fortfahren“.
Bestätige diesen Vorgang durch Klick auf „Fehlerhaften Beleg trotzdem erfassen“.
Du hast die fehlerhafte E-Rechnung vorläufig erfasst und erwartest eine Korrektur
💡Der fehlerhafte Beleg kann vorläufig ohne Vorsteuer erfasst werden. Sobald du den korrigierten Beleg vom Lieferanten erhältst, kannst du diesen mit Vorsteuer erfassen. Lexware Office erkennt den Bezug zum ursprünglichen fehlerhaften Beleg automatisch und ordnet bereits geleistete Zahlungen korrekt zu.
Erfasse die fehlerhafte E-Rechnung aus der Belegerfassungsmaske heraus - vorläufig ohne Vorsteuer. Wähle hier im Feld Steuersatz "Keine".
Somit ist deine Betriebsausgabe berücksichtigt und du kannst bereits geleistete Zahlungen wie gewohnt zuweisen. Mit dem Erfassen des korrigierten Belegs werden die entsprechenden Buchungen später automatisch korrigiert.
Was tun, wenn der korrigierte Beleg eingeht?
Sobald der korrigierte Beleg vorliegt, kannst du diesen wie folgt in Lexware Office erfassen:
Lade den korrigierten Beleg direkt hoch. Das System erkennt die Zuordnung und bucht die Vorsteuer korrekt.
Sollte z.B. aufgrund von Rundungsfehlern in dem fehlerhaften Beleg eine Abweichung des Betrags vorliegen, dann wird der Beleg möglicherweise nicht als Korrektur erkannt.
In diesem Fall kannst du den korrigierten Beleg auch direkt aus dem fehlerhaften Beleg heraus hochladen und erfassen.
Löse dafür zunächst die ggf. bereits verknüpfte Zahlung. Öffne danach den fehlerhaften Beleg und klicke unten rechts auf die Schaltfläche Korrekturbeleg hochladen.
Die Belegerfassungsmaske öffnet sich mit dem Hinweis, dass der Beleg als Korrektur für den vorliegenden verarbeitet wird.
Erfasse den korrigierten Beleg entsprechend und speichere ihn.
Lexware Office storniert den fehlerhaften Beleg daraufhin automatisch im Hintergrund und legt den korrigierten Beleg für dich neu an. Das Hochladen und Erfassen kannst du auch dann jederzeit problemlos durchführen, wenn dein Beleg bereits festgeschrieben ist.
👉Wichtiger Hinweis
Die Entscheidung, ob du eine Korrektur anforderst oder mit dem vorhandenen Beleg weiterarbeitest, liegt bei dir. Bei Unsicherheiten konsultiere bitte deine Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.
Wichtig für die Zukunft
Seit 01.01.2025 gilt für alle deutschen Unternehmen die Pflicht:
E-Rechnungen zu empfangen und zu prüfen.
Nur valide Rechnungen für den Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Sollten deine bestehenden Systeme (z. B. von Lieferanten) nicht den Anforderungen entsprechen, müssen diese angepasst werden.
Beachte:
Änderungen an der Rechnung dürfen nur durch den Lieferanten, also dem Rechnungsaussteller vorgenommen werden.
Mit Lexware Office bist du optimal darauf vorbereitet, den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Häufige Fragen und Antworten
Was tun, wenn der neue Beleg eine andere Rechnungsnummer oder einen anderen Betrag hat?
💡 Beide Belege separat erfassen und korrekt verbuchen.
Der Lieferant reagiert nicht auf meine Korrekturanfrage. Was jetzt?
💡 Starte eine erneute Anfrage. Oft hilft auch eine kurze Rückfrage per Telefon.
Was ist, wenn ich eine andere Art von Ersatzrechnung erhalte?
💡 Du kannst solche Rechnungen während der Übergangsfrist wie gewohnt erfassen.
Wie gehe ich mit einer Stornorechnung oder Gutschrift um?
💡 Beide Belege erfassen und verbuchen, um die Buchhaltung korrekt abzuschließen.
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