Warum kann ich manche Belege nicht bearbeiten?
Lexware Office unterstützt dich beim Führen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, indem die Buchhaltung festgeschrieben wird. Festgeschriebene Buchungen sind revisionssicher. Sobald die Buchungen eines Belegs festgeschrieben sind, kann der Beleg nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Solltest du jedoch einen Fehler in einem Eingangs- oder Ausgangsbeleg entdeckt haben, kannst du diesen trotz Festschreibung berichtigen.
Wie berichtige ich einen Beleg?
Es kommt darauf an, welche Art von Fehler vorliegt:
Du hast falsche Angaben gemacht (bspw. falscher Kontakt oder Leistungsdatum)
Eine Rechnungsposition oder die gesamte Rechnung sollen erstattet werden
Der Beleg ist in Absprache mit der Gegenpartei hinfällig geworden
Wir zeigen dir im Folgenden, wie du mit jedem dieser Fälle umgehen kannst.
Falsche Angaben korrigieren
Du hast einen Eingangsbeleg erfasst oder eine Rechnung erstellt und nachträglich festgestellt, dass ein Fehler vorliegt? In diesem Fall kannst du eine Kopie des Belegs berichtigen.
Nutze das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du einen Grund für die Berichtigung eingeben oder aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen kannst. Klicke auf "Berichtigen".
Im Hintergrund geschehen, je nachdem was für ein Beleg vorliegt, ein oder mehrere Dinge:
Der Ursprungsbeleg wird storniert. Es werden sogenannte Generalumkehrbuchungen gemacht, bei denen der Beleg buchhalterisch aufgehoben wird. Der Beleg wird als storniert markiert und verbleibt in Lexware Office. Wenn es sich um einen Ausgangsbeleg handelt, informiere bitte deinen Kunden über die Stornierung der Rechnung.
Zahlungszuordnungen werden aufgehoben. Wenn du dem Beleg bereits Zahlungen zugeordnet hattest, werden diese Zuordnungen aufgehoben bzw. storniert, falls sie festgeschrieben waren. Du musst dem kopierten Beleg diese Zahlungen wieder zuordnen.
Anlagen werden storniert. Handelt es sich um einen Eingangsbeleg, zu dem eine Anlage erfasst wurde, werden die Anlage und zugehörige Abschreibungen gelöscht bzw. storniert, falls sie festgeschrieben waren. Du musst die Anlage dann später aus dem kopierten Beleg heraus neu erfassen.
Eine Kopie des Belegs wird erzeugt.
a) Bei Eingangsbelegen öffnet sich die Belegerfassung, bei der das Belegbild und die Belegdaten bereits vorausgefüllt sind.
b) Bei Ausgangsbelegen öffnet sich der Rechnungseditor, bei dem die Rechnungsdaten bereits vorausgefüllt sind.
Expertentipp: Bei Ausgangsbelegen wird für die Belegkopie immer eine neue Rechnungsnummer vergeben, da die alte Rechnungsnummer bereits durch den stornierten Beleg "verbraucht" ist.
Bearbeite nun die Belegkopie nach Bedarf. Denke daran, im Anschluss etwaige Zahlungszuordnungen erneut vorzunehmen. Im Fall von Ausgangsbelegen sende den korrigierten Beleg sowie das Belegstorno der Ursprungsrechnung an deinen Kunden.
Weitergeführte Rechnungskorrektur erstellen
Du hast eine Ausgangsrechnung geschrieben und möchtest nun eine Rechnungsposition oder den gesamten Rechungsbetrag erstatten? Dann nutze die Funktion "weitergeführte Rechnungskorrektur erstellen". Hierbei wird ein Korrekturbeleg angelegt, welcher den ursprünglichen Rechnungsbetrag entsprechend reduziert.
Hinfälligen Beleg stornieren
Ist der Beleg aus fachlichen Gründen hinfällig, beispielsweise wenn du dich mit deinem Lieferanten oder Kunden geeinigt hast, dass die Leistung nicht erbracht werden wird, dann kannst du diesen stornieren.
Bei festgeschriebenen Belegen kannst du auf das Papierkorb-Symbol klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du den Grund der Stornierung entweder eingeben oder aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen kannst.
Mit dem Klick auf "Stornieren" wird der Beleg als storniert markiert und per Generalumkehrbuchung in Lexware Office ausgebucht. Eventuelle Zahlungszuordnungen werden ebenfalls storniert. Dementsprechend liegen keine offene Posten mehr vor. Der Beleg verbleibt zu Dokumentationszwecken in Lexware Office.
Gut zu wissen 💡: Nur Rechnungen können festgeschrieben werden. Lieferscheine und Angebote werden nicht festgeschrieben. Diese kannst du einfach bearbeiten bzw. löschen.
Fehlersuche: Storno wird weiterhin als offen/überfällig angezeigt
Erscheint ein stornierter Beleg weiterhin in deiner Liste der offenen Posten oder in der 'Überfällig'-Statistik (orangener Kreis)? Prüfe, ob die Option 'Storno weiterführen' noch verfügbar ist. Ein Beleg gilt erst dann als buchhalterisch neutralisiert und 'erledigt', wenn der Storno-Prozess komplett durchlaufen wurde. Erst dann verschwindet er aus den Mahnläufen.
Stichworte: Beleg, Rechnung, Rechnungskorrektur, Berichtigung, Festschreibung, Storno, Generalumkehrbuchung, Duplizieren, Zahlungszuordnung