Die Festschreibung ist ein Begriff aus der Buchhaltung. Sie wird in den GoBD gefordert und beschreibt die Unveränderbarkeit von Buchungsdaten.

Historisch geht die Festschreibung auf die Buchführung mit Stift und Papier zurück. Dort wurden Entwürfe oder Vormerkungen im Hauptbuch mit Bleistift erfasst. Sobald der Geschäftsvorfall durchgeführt wurde, wurde der Eintrag mit einem permanenten Stift nachgeschrieben, also "festgeschrieben".

Dieses Prinzip überträgt der Gesetzgeber auf die moderne, digitale Buchhaltung. Alle steuerrelevanten Daten müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt festgeschrieben werden. Das bedeutet, die Buchungen sind im Anschluss unveränderbar und können somit nicht mehr gelöscht werden.

Sind Buchungen nicht festgeschrieben, können sich steuerliche Nachteile ergeben. Zum Beispiel kann die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden und es kann zu einer Schätzung der Steuerlast kommen.

Kurz gesagt - Ja!

Alle Unternehmer:innen, unabhängig von ihrer Größe oder Geschäftsform, haben die Verantwortung, die GoBD zu befolgen. Die gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von geschäftlich relevanten Dokumenten für steuerliche Zwecke betrifft nicht nur Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Auch Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, müssen die Vorgaben der GoBD einhalten. Gerade bei Kleinunternehmer:innen sind genaue Aufzeichnungen entscheidend, um nachzuweisen, dass sie die Umsatz- und Gewinngrenzen für die Umsatzsteuerbefreiung nicht überschreiten.

Für die Einhaltung der GoBD bist du selbst verantwortlich, Lexware Office unterstützt dich dabei.
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Ja! Auch wenn du Lexware Office nur zur vorbereitenden Buchhaltung verwendest und eine Steuerberatung deine Buchhaltung in einem eigenen System wie bspw. DATEV führt, sind die Buchungen in Lexware Office festzuschreiben. Lexware Office nimmt dabei die Eigenschaft eines Vorsystems ein. Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden auch Vorsysteme geprüft. Diese unterliegen ebenfalls den Regeln der GoBD.

Die GoBD nennen keinen bestimmten Zeitrahmen, sondern verwenden den Begriff "zeitnah". Dies wird üblicherweise interpretiert als "bis zum Ablauf des Folgemonats". Das bedeutet im Regelfall: Spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt. Danach müssen alle Änderungen lückenlos für den Gesetzgeber nachvollziehbar sein.
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Lexware Office schreibt zu verschiedenen Anlässen obligatorisch fest. Dies sind:

Zu weiteren Anlässen kannst du als Anwender:in sowie deine Steuerberatung optional festschreiben. Dies sind:

Wenn du mit deiner Steuerberatung über Lexware Office arbeitest, kann diese für dich zudem konfigurieren, dass bei Exporten zur Steuerberatung automatisch bis zum Ende des zu exportierenden Zeitraums festgeschrieben wird.

Generell empfehlen wir zur Wahrung der Konsistenz, Daten in Lexware Office immer festzuschreiben, wenn diese das System verlassen.

Ja!

3. Mit dem Button "Festschreiben" kannst du die Festschreibung selbst auslösen. Hierbei gibst du Lexware Office ein Datum, bis wohin alle Buchungen festgeschrieben werden sollen.

Lexware Office schreibt daraufhin im Hintergrund alle noch nicht festgeschriebenen Buchungen bis einschließlich dem angegebenen Datum fest. Im Protokoll siehst du danach am Status "erfolgreich", dass die Festschreibung abgeschlossen wurde.

Im Kontext eines Beleges kann es viele verschiedene Datumsangaben geben, z.B. Buchungsdatum, Belegdatum, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahldatum.

Für die Festschreibung wird sich an dem Datum orientiert, zu dem der Beleg buchhalterisch relevant geworden ist. Wenn vorhanden, wird das Leistungsdatum genutzt. Ist kein Leistungsdatum angegeben, wird das Belegdatum / Rechnungsdatum genutzt.

Eine Ausnahme bilden vorschüssige Zahlungen: Ist zu einem Beleg eine Zahlung vor dem Leistungs- oder Belegdatum erfasst, so wird das Zahldatum bei der Ermittlung herangezogen.

Das ist unabhängig davon, ob Lexware Office für dich den Vorgang automatisch startet oder du den Zeitpunkt selbst wählst. Bis die Festschreibung von Lexware Office durchgeführt wurde, liegt es in deiner Verantwortung, keine Änderungen an den Buchungsdaten für den entsprechenden Zeitraum vorzunehmen.

In der Buchungsübersicht kannst du eine einzelne Buchung auswählen. Es öffnen sich rechts die Buchungsdetails. Wenn die Buchung festgeschrieben ist, erscheint unterhalb der Buchungsinformationen ein Abschnitt "Festschreibung", aus dem Datum und Auslöser der Festschreibung hervorgehen. Steht in diesem Abschnitt nur eine Verknüpfung auf die Festschreibungsübersicht, so ist die Buchung noch nicht festgeschrieben.

Du kannst dich in der Buchungsübersicht über den Filter "nicht festgeschrieben" auch alle Buchungen des gewählten Jahres anzeigen lassen, welche noch nicht festgeschrieben sind.

Nein, das widerspricht dem Prinzip der Unveränderbarkeit. Weder du als Anwender:in noch das Lexware Office-System kann festgeschriebene Daten im Nachhinein verändern oder die Festschreibung zurücknehmen.

Beim Versuch, festgeschriebene Daten in Lexware Office zu bearbeiten, weist dich das System darauf hin, dass das Element festgeschrieben ist.

Bei Ein- und Ausgangsbelegen hast du in der Belegliste die Möglichkeit der Berichtigung. Hierbei wird der ursprüngliche Beleg storniert und eine Kopie angelegt.

Generell können sie Buchungen stornieren und neu erfassen. Lexware Office kümmert sich darum, dass die alte Buchung buchhalterisch korrekt storniert wird. Dies geschieht durch eine sogenannte Generalumkehrbuchung. Hierdurch ist die Aufhebung transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Im Anschluss an die Stornierung kannst du die fehlerhafte Buchung neu erfassen.

Ja, du kannst auch nachträglich Belege erfassen. Solltest du für den festgeschriebenen Zeitraum bereits eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben haben, weist Lexware Office dich darauf hin, wenn sich Änderungen an der Umsatzsteuerzahllast ergeben.

Bei der nächsten Festschreibung werden solche "Lücken" in älteren Daten automatisch mit geschlossen. Wir empfehlen, nach dem Erfassen von Belegen in älteren Zeiträumen sofort manuell eine Festschreibung auszuführen.