In Lexware Office kannst du entweder eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder im XRechnungs-Format erstellen. Hier erhältst du einen Überblick darüber, wie sich die beiden Formate unterscheiden:
Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
Zweck | Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden (fokussiert auf Maschinenlesbarkeit). | Kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer PDF-Darstellung. |
Anhänge möglich | Nein | Ja, jedoch als separate Dateien. |
Dateiformat | Nur XML | XML und PDF |
Einsatzbereich | Pflicht für Rechnungen an öffentliche Behörde. | Geeignet für Rechnungen an Unternehmen. |
Beide Arten einer E-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen, lassen sich schnell und unkompliziert mit Lexware Office erstellen und direkt versenden. Grundsätzlich gilt dabei: Gehe genau so vor, wie du bisher auch Rechnungen erstellt hast. Alle weiteren Details findest du in diesem Artikel und in unserer E-Rechnungs-Collection.
💡 Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.
→ Mit Lexware Office hast du die Möglichkeit, einfach und korrekt E-Rechnungen zu erstellen. Aktiviere die E-Rechnungs-Funktion, um loszulegen.
Wie aktiviere ich die E-Rechnungsfunktion?
Gehe zu Einstellungen (Zahnrad) → E-Rechnung.
Aktiviere die Funktion, um E-Rechnungen erstellen zu können.
Du findest in den "Einstellungen" den Reiter "E-Rechnungen" nicht? Bitte überprüfe, ob du für deinen Account Admin-Rechte besitzt.
👉 Damit du die E-Rechnungsfunktion aktivieren kannst, benötigst du Admin-Rechte. Die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ist außerdem erst ab der Version M in Lexware Office möglich.
Du hast keine Admin-Rechte? Dann gibt es folgende Möglichkeiten:
Wende dich an den Admin deines Accounts. Wenn dieser die E-Rechnungsfunktion freischaltet, ist dies auf globaler Ebene eingestellt. Alle Nutzer:innen können somit eine E-Rechnung erstellen.
Alternativ kann die Person mit Admin-Rechten dir ebenfalls Admin-Rechte übertragen. Dann kannst du die Aktivierung selbst durchführen.
Wie du Benutzer:innen und Berechtigungen verwaltest, erfährst du in folgendem Wissensartikel:
Voraussetzungen für die Erstellung einer E-Rechnung
Damit du eine E-Rechnung erstellen kannst, beachte bitte folgende Voraussetzungen:
Firmenkontakt:
Die Rechnung muss an einen Firmenkontakt adressiert sein.
Bitte beachte, dass an Privatpersonen keine E-Rechnung erstellt werden.
Für die Erstellung einer XRechnung wird zusätzlich eine Leitweg-ID benötigt.
👉 Die Leitweg-ID gibst du auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung an. So wird z.B. eine Behörde eindeutig identifiziert und adressiert. Du selbst benötigst keine eigene Leitweg-ID, um E-Rechnungen zu erstellen.
Weitere Informationen dazu findest du hier:
Das Drucklayout einer E-Rechnung sollte kein Briefpapier enthalten.
Wähle am besten ein Drucklayout mit einer hinterlegten Bankverbindung.
Trage vorab unter Einstellungen (Zahnrad) → Allgemeine Einstellungen deine Steuer- und/oder USt-IdNr. ein.
Rechnungspositionen:
Jede Position muss einen positiven Preis enthalten.
Überblick der wichtigsten Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung:
| ZUGFeRD-Rechnung | XRechnung |
Firmenkontakt | ✍️ erforderlich | ✍️ erforderlich |
Leitweg-ID | nicht erforderlich | ✍️ erforderlich |
Lieferantennummer | nicht erforderlich | ✍️ erforderlich |
Layout mit Bankverbindung | empfohlen | ✍️ erforderlich |
Kann ich mein Briefpapier für eine E-Rechnung verwenden?
Aktuell können mit Lexware Office keine E-Rechnungen mit Briefpapier erstellt werden. Du kannst allerdings auch bei E-Rechnungen weiterhin ein Logo in deinem Drucklayout verwenden:
Die Darstellungseinstellungen findest du unter "Einstellungen" (Zahnrad rechts oben) > "Drucklayout".
Wir sind bemüht, dass du in Zukunft auch für E-Rechnungen dein eigenes Briefpapier verwenden kannst. Wir arbeiten an einer Lösung, können dir aber leider noch kein genaues Zeitfenster nennen.
Warum dies bisher nicht möglich ist, ist folgendermaßen begründet: Für E-Rechnungen ist es erforderlich, dass bestimmte Informationen maschinenlesbar sind – darunter auch Daten, die gehäuft auf dem Briefpapier stehen, wie z.B. die Bankverbindung. Diese Informationen müssen in der XML-Datei enthalten sein. Es kann zu Konflikten kommen, wenn sie zusätzlich auf dem Briefpapier integriert sind. Wir benötigen diese Daten direkt im System und nicht im Hintergrund des Briefpapiers. Ein weiterer Grund ist die Kompatibilität: Wenn ältere PDF-Versionen für das Briefpapier verwendet werden, lassen die sich nicht mit dem neuen PDF-Standard kombinieren.
💡 Für alle anderen Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine etc.) kannst du selbstverständlich weiterhin dein Briefpapier verwenden. Es bietet sich deswegen an, verschiedene Drucklayouts zu erstellen, um deinen individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Weitere Informationen dazu, welches Drucklayout für eine E-Rechnung verwendet werden kann, findest du hier:
Wie du den Wechsel zu einem Layout ohne Briefpapier gestalten kannst, erfährst du hier:
Wie erstelle ich eine neue ZUGFeRD-Rechnung?
Rufe den Belegeditor auf, z.B. über den Reiter Belege auf + Neuer Beleg > Rechnung.
Wähle einen Firmenkontakt aus.
Füge die erforderlichen Positionen mit den oben genannten Voraussetzungen hinzu.
Führe die Rechnung weiter zur Vorschau.
Dir wird eine Checkliste angezeigt, die dich dabei unterstützt, alle notwendigen Informationen zu hinterlegen. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, bekommst du einen Hinweis, dass eine E-Rechnung (ZUGFeRD) erstellt wird.
Wenn du alle Schritte erledigt hast, kannst du die E-Rechnung abschließen und speichern oder direkt per E-Mail an deine Kund:innen versenden.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Rufe den Belegeditor auf, z.B. über den Reiter Belege auf + Neuer Beleg > Rechnung.
Wähle einen Firmenkontakt aus.
Ergänze im Kontakt die Leitweg-ID und die Lieferantennummer.
Füge die erforderlichen Positionen mit den oben genannten Voraussetzungen hinzu.
Führe die Rechnung weiter zur Vorschau.
Dir wird eine Checkliste angezeigt, die dich dabei unterstützt, alle notwendigen Informationen zu hinterlegen. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, bekommst du einen Hinweis, dass eine XRechnung erstellt wird.
Wenn du alle Schritte erledigt hast, kannst du die E-Rechnung abschließen und speichern oder direkt per E-Mail an deine Kund:innen versenden.
Was passiert, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind?
Manchmal kann es vorkommen, dass wenige Details fehlen, um eine E-Rechnung zu erstellen. In der Regeln musst du diese nur einmalig eintragen.
Du wirst in der Vorschau der Rechnung darüber informiert, welche der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt wurden. Behebe die angezeigten Punkte, um die E-Rechnung erfolgreich abzuschließen.
→ Hier erfährst du mehr zur Checkliste für die Erstellung von E-Rechnungen.
Wie kann ich sehen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt?
Über den Reiter "Belege" gelangst du zur Belegübersicht. Wähle eine Ausgangsrechnung aus. Dir wird rechts in den Details angezeigt,
ob es sich um eine E-Rechnung handelt,
sowie das entsprechende Belegformat (ZUGFeRD oder XRechnung).
Ausführlichere Informationen dazu, wie du erkennst, dass du eine E-Rechnung erstellst, findest du hier:
Ein Angebot zu einer E-Rechnung weiterführen
Um ein Angebot in eine E-Rechnung weiterzuführen, kannst du folgende Schritte durchführen:
Wähle das gewünschte Angebot aus der Belegliste aus.
Rechts von der Belegliste werden dir die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt.
Klicke oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf "Weiterführen zur Rechnung".
Eine neue Rechnung, in der alle Rechnungspositionen aus dem Angebot übernommen werden, wird automatisch für dich erstellt. Du kannst dann die Positionen bei Bedarf anpassen.
Verwende Netto-Beträge. E-Rechnungen werden immer als Netto-Rechnungen angelegt. (Auch das Angebot darf nur Netto-Beträge beinhalten, ansonsten wird keine E-Rechnung erstellt. Es ist nicht mehr möglich, dies nach der Weiterführung in der Rechnungserstellung anzupassen.)
In der Vorschau zeigt dir die Checkliste, ob alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind.
👉 Du willst eine E-Rechnung erstellen, aber die Option "Netto" lässt sich nicht auswählen?
Das könnte daran liegen, dass du die Rechnung aus einem Angebot mit Brutto-Beträgen weitergeführt hast. Bitte stelle sicher, dass du bereits im Angebot Netto-Beträge verwendest. Wenn du stattdessen Brutto-Beträge angegeben hast, kann das Angebot leider nicht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format weitergeführt werden.
Wenn du dein Angebot mit Netto-Beträgen erstellt hast, empfehlen wir:
1. Erstelle die Rechnung ohne Weiterführung aus dem Angebot
2. Nimm im Einleitungstext Bezug zum Angebot
Bei der XRechnungen erhältst du bei der Weiterführung vom Angebot zur Rechnung einen Hinweis, Brutto- in Netto-Beträge umzustellen. Hier findest du weitere Informationen dazu.
Erklärvideo: E-Rechnungen erstellen
Gerne zeigen wir dir auch in bewegten Bildern, wie einfach du E-Rechnungen in Lexware Office erstellen kannst 🎬
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