Aktiviere die E-Rechnungsfunktion, damit Lexware Office deine Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteter XML-Datei) oder im XRechnung-Format (reine XML-Datei, vor allem für Rechnungen an Behörden) erstellt. Hier erfährst du, wie du die Funktion aktivierst und welche Voraussetzungen dafür gelten.
💡 Nicht jede Rechnung, die du in Lexware Office erstellst, ist automatisch eine E-Rechnung. Der Automatismus tritt nur in Kraft, wenn ...
✔️ ... du die E-Rechnungsfunktion aktiviert hast
✔️ und die Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind.
Ist dies der Fall, wird automatisch eine E-Rechnung erstellt – je nach Bedarf im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Geh dabei wie gewohnt vor:
Geh über "Belege" > "Neuer Beleg" > "Rechnung" ...
... oder im Dashboard über "Neue Rechnung". Außerdem kannst du auf jeder Seite in Lexware Office das "+"-Zeichen in der oberen Leiste wählen.
✔️ E-Rechnungsfunktion aktivieren
Die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format ist ab der Version M in Lexware Office möglich.
Um die E-Rechnungsfunktion nutzen zu können, ist eine Aktivierung erforderlich.
So aktivierst du die Funktion:
Geh zu Einstellungen (Zahnrad).
Wähle E-Rechnung.
Klicke auf E-Rechnung erstellen.
Hast du deine E-Rechnung deaktiviert und aktivierst sie wieder, steht dir die Funktionalität der E-Rechnung wieder vollständig zur Verfügung. Alle zuvor gespeicherten Einstellungen und Daten bleiben erhalten.
✔️ Voraussetzungen, um die E-Rechnungsfunktion zu aktivieren
Du findest den Reiter E-Rechnungen nicht in den Einstellungen? Überprüfe, ob du für deinen Lexware-Office-Account über Admin-Rechte verfügst.
👉 Damit du die E-Rechnungsfunktion aktivieren kannst, benötigst du Admin-Rechte.
Falls du keine Admin-Rechte hast:
Wende dich an den Admin deines Accounts. Wenn dieser die E-Rechnungsfunktion freischaltet, ist dies auf globaler Ebene eingestellt. Alle Nutzer:innen können somit eine E-Rechnung erstellen.
Alternativ kann dir der Admin auch Admin-Rechte übertragen, damit du die Aktivierung selbst durchführen kannst.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzer:innen und Berechtigungen findest du in folgendem Wissensartikel:
Wie erkenne ich, dass ich eine E-Rechnung erstelle?
Während der Rechnungserstellung
💡 Während du die Rechnung bearbeitest, siehst du nicht direkt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt. Erst, wenn du auf „Weiter zur Vorschau" klickst, wird angezeigt, ob eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat erstellt wird.
Wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind, erhältst du eine Checkliste, die zeigt, welche Informationen noch fehlen.
Nach der Erstellung der E-Rechnung
Hast du eine Rechnung erstellt und möchtest prüfen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt?
So gehst du vor:
Öffne im Reiter „Belege" die Belegliste.
Markiere die betreffende Rechnung in der Liste (durch einen Klick).
Auf der rechten Seite erscheint ein Fenster mit Details zum Beleg. Wenn es sich um eine E-Rechnung handelt, wird dort ein Button „E-Rechnung“ sowie das Belegformat (XML für XRechnung oder PDF für ZUGFeRD) angezeigt.
👉 Wenn du eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Rechnungsformat erstellt hast, wird die XML-Datei in das PDF integriert. Deine Rechnung gilt dennoch als E-Rechnung, auch wenn dir nur die PDF angezeigt wird.
Wie aktiviere ich die E-Rechnung für einen Kunden?
Für die E-Rechnung an Kund:innen ist keine besondere Aktivierung notwendig – wichtig sind aber folgende Angaben:
Der Kontakt muss als „Firma“ angelegt sein.
Für Behörden musst du zusätzlich die Leitweg-ID (die eindeutige Kennung, über die eine Behörde als Rechnungsempfänger identifiziert wird) und deine Lieferantennummer hinterlegt haben.
Überprüfe dies wie folgt:
Geh zu „Kontakte" > „Kontaktmanager".
Wähle den entsprechenden Kontakt aus.
Wenn ein Kontakt als Firma hinterlegt ist, erscheint im Bearbeitungsmodus automatisch die Auswahl „+E-Rechnung“.
Klicke auf "+E-Rechnung", um die Angaben zur E-Rechnung zu hinterlegen:
Für B2B-Kund:innen: Deine Lieferantennummer (optional).
Für Behörden: Leitweg-ID und Lieferantennummer (beides verpflichtend).
Weitere Informationen zum Kontaktmanager findest du in folgendem Artikel:
Kann ich eine E-Rechnung an Privatpersonen aktivieren?
Du kannst an Privatpersonen keine E-Rechnung ausstellen, auch wenn du die E-Rechnungsfunktion in Lexware Office aktiviert hast. Privatpersonen fallen nicht in die E-Rechnungspflicht ab 2025 - diese gilt nur für B2B-Kontakte (unternehmerische Kontakte). Wenn diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, wird keine E-Rechnung generiert.
👉 Hast du einen Firmenkontakt als Person angelegt, ändere den Kontakt auf "Firma". Auch Selbstständige gelten als Unternehmer:innen und müssen als Firmenkontakt angelegt werden.
Wie stelle ich ein, dass ich ein ZUGFeRD- oder ein XRechnungsformat nutze?
Wenn ein Kontakt als Firma angelegt ist, erstellt Lexware Office automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung.
💡 Eine XRechnung wird nur erstellt, wenn:
Dein Kunde eine Behörde ist sowie die Leitweg-ID und deine Lieferantennummer hinterlegt sind.
Die erforderlichen Informationen erhältst du von deinem Kunden.
Werden Serienvorlagen automatisch auf E-Rechnung angepasst, wenn ich die E-Rechnungsfunktion aktiviere?
Wenn alle Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllt sind, werden bestehende Serienvorlagen automatisch angepasst.
So prüfst du die Voraussetzungen:
Erstelle eine Serienvorlage als Entwurf.
Führe den Entwurf zur Vorschau. Wenn Voraussetzungen fehlen, wird eine Checkliste angezeigt (z. B. Wechsel auf Layout ohne Briefpapier notwendig). Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird automatisch eine E-Rechnung generiert.
Passe die Serienvorlage entsprechend an, so dass beim automatischen Versand eine E-Rechnung erstellt wird:
Wenn du eine neue Serienrechnung erstellst, raten wir dir zu folgendem Workaround:
Erstelle zunächst eine normale Rechnung.
Beim Weiterführen der Rechnung zur Vorschau erhältst du eine Checkliste, falls nicht alle Voraussetzungen erfüllt wurden.
Nachdem du alle Voraussetzungen entsprechend angepasst hast, kannst du die Rechnung abschließen und daraus eine Serienrechnung generieren.
Wie du eine Serienrechnung erstellen und versenden kannst, erfährst du in folgendem Erklärvideo: